Möglichst umfassend und schnell digitalisieren – das wollen zurzeit viele Unternehmen. Erfolgreich sind solche Projekte aber nur dort, wo alle Beteiligten an einem Strang ziehen, weiß Michael Lettl, Geschäftsführer der bwSoft GmbH. Als Partner von HS - Hamburger Software hat er bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte begleitet. So zuletzt auch bei den Schaltschrankbauern der Krauskopf Automatisierungstechnik GmbH. Innerhalb nur eines Jahres konnte das Unternehmen zahlreiche Prozesse grundlegend optimieren.
Schon seit vielen Jahren nutzt Krauskopf Lösungen von HS für die Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. Und mindestens genauso lang werden sie dabei vom HS Partner bwSoft betreut. Man kennt und schätzt sich, und ein wesentliches Resultat dieser innigen Zusammenarbeit sind – seit jeher – harmonische Stammdaten. Die braucht es auch, wenn man in kurzer Zeit erfolgreich digitalisieren will. „Ohne verlässliche Datenbasis keine Digitalisierung“, bringt es Michael Lettl auf den Punkt. „Gleichzeitig muss aber auch der Wille beim Kunden vorhanden sein, ein solches Projekt straff anzugehen und strukturiert durchzuführen.“
Der Wille, „noch mehr Digitalisierung zu wagen“ war bei Krauskopf definitiv vorhanden. Schließlich sind die Elektrotechniker aus dem hessischen Biebertal selbst Automatisierungsprofis – und das schon seit mehr als 40 Jahren. Gegenwärtig arbeiten 38 Mitarbeiter für das Unternehmen, das Kunden in aller Welt bedient. Gefragt sind vor allem die von Krauskopf individuell entwickelten und passgenau gefertigten Schaltschränke. Diese gibt es samt Gehäuse, Verkabelung, Software und elektronischer Steuerung schon ab Losgröße 1. Mitunter sind solche Anlagen bis zu sieben Meter lang. Dann werden sie für den Transport zum Kunden geteilt und vor Ort wieder zusammenmontiert.
Esther Schad, Geschäftsführerin Krauskopf Automatisierungstechnik
Dank der Lösungen von HS - Hamburger Software läuft bei uns im Ein- und Verkauf alles digital. Wir arbeiten komplett papierlos und profitieren von einer deutlichen Zeitersparnis.
So digital wie die Branche selbst
Den Anstoß, dass man gemeinsam mit HS und bwSoft in Sachen Digitalisierung noch mehr erreichen müsse, gab der Firmengründer selbst. Harald Krauskopf hat inzwischen zwar ein stattliches Alter von über 70 Jahren erreicht, weiß aber sehr genau, worauf es in seiner Branche heute ankommt. Denn der Wettbewerb im Bereich Kabelkonfektion und Schaltschrank- bau ist global und hart. Produkte und Dienstleistungen wer- den immer komplexer. Kunden gehen verloren, wenn Aufträ- ge nicht schnell genug abgearbeitet werden. Gute Mitarbeiter sind ebenso schwer zu finden, denn wie in vielen Branchen herrscht auch hier Fachkräftemangel.
„Digitalisierung ist heute das A und O, um in unseren Märk- ten auf lange Sicht wettbewerbsfähig zu bleiben“, sagt Esther Schad, seit 2019 Geschäftsführerin bei Krauskopf. Auf Werker- ebene müsse zwar das meiste noch per Hand erledigt wer- den, betriebswirtschaftliche Prozesse sollten aber möglichst automatisiert ablaufen. „Wir vertrauen hier auf die Lösungen von HS - Hamburger Software und unseren Implementierungs- partner bwSoft, die uns seit Langem exzellent beraten“, führt die Geschäftsführerin weiter aus. „Unser gemeinsames Ziel war es, den kompletten Belegfluss sowie das Bestellwesen weiter zu automatisieren. Gleichzeitig wollten wir weg vom Papier und die tägliche Ange- bots- und Auftragsbearbeitung als durch- gängigen digitalen Prozess gestalten – von der ersten Erfassung bis zur finalen Dokumentarchivierung.“
Digitale Workflows im Rechnungswesen
Gestartet wurde im Rechnungswesen mit der HS Rechnungs- eingangsverarbeitung (REV). Basis für den elektronischen Workflow ist das zeitgleich eingeführte HS Dokumentenmana- gement (DMS), mit dem digitale Dokumente GoBD-konform aufbewahrt werden können. Eingehende Belege und Kontoauszüge gelangen jetzt auf direktem Weg ins System und können von dort aus zentral weiterverarbeitet werden. Handelt es sich um Rechnungen im ZUGFeRD-Format, werden diese automatisch den entspre- chenden Debitoren zugeordnet.
„Der digitale Rechnungsum- lauf brachte uns den größ- ten Zeitgewinn“, resümiert Esther Schad. „Früher beka- men wir zwar Rechnungen auch schon per E-Mail, wir mussten diese aber jedes Mal ausdrucken, mit Zeitstempel versehen und in den entspre- chenden Ordnern ablegen.“
Die Erfassung der Belegdaten und die Kontierung musste dann wieder händisch im System vorgenommen werden. „Das war sehr arbeitsintensiv und führte häufig zu Übertragungsfehlern.“ Heute können die Beschäftigten stattdessen standortunabhän- gig auf die Belege zugreifen und deren Bearbeitungsstatus je- derzeit einsehen. So behalten Sie den Überblick und verpassen zudem keine Skontofristen. „Auf diese Weise geht nichts mehr verloren. Der klassische Rechnungsumlauf von der Prüfung über die Bezahlung bis zur Archivierung ist bei uns jetzt siche- rer, transparenter und schneller“, fasst die Geschäftsführerin die Vorteile zusammen.
Bestellungen integriert abwickeln
Parallel zur REV wurde das Bestellwesen mit der Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung digitalisiert. Ein- und Verkauf laufen nun komplett digital ab. Zuvor mussten Bestellungen noch ausgedruckt, eingescannt und per E-Mail versendet werden. „Das funktioniert heute nahtlos und integriert“, berichtet Esther
Schad. So reicht in der Regel ein Mausklick, um Bestellungen per E-Mail anzustoßen. Gleichzeitig werden die dazugehörigen Daten automatisch im DMS hinterlegt. „Wir müssen nichts mehr ausdrucken und sparen auf diese Weise jede Menge Zeit, Platz, Ordner und Papier“, freut sich die Geschäftsführerin.
Musste früher für jeden Vorgang noch der entsprechende Ordner herausgesucht werden, lassen sich heute sämtliche Dokumente digital nach Kunden ablegen. Via Schlagwortsuche können sie bei Bedarf im Handumdrehen wieder aufgerufen werden. „Gemeinsam mit bwSoft haben wir den gesamten Prozess verschlagwortet“, erläutert Esther Schad. „Binnen weniger Sekunden erhalten wir so alle Informationen, die wir benötigen. Das sind Daten zum Kunden, zur Bestellung, unsere Auftragsbestätigung samt verwendetes Material, Montagestunden, Lieferschein und Rechnung.“
Digitalisierung in Rekordzeit
In nur einem Jahr wurden gleich mehrere wichtige Abläufe di- gitalisiert. Dabei wurden laut bwSoft alle Zeitfenster und Termine eingehalten. Durch die langjährige Betreuung wussten die Experten schon vorher, dass sie nicht viel Zeit für die Datenbereinigung benötigen würden.
Esther Schad blickt zufrieden auf das Erreichte: „Eine wesentliche Herausforderung war es, die Mitarbeiter für dieses Vorhaben zu motivieren. Das ist nicht immer so einfach, bei einem solch kurzfristig terminierten Mammutprojekt. Wenn dann aber schon nach kurzer Zeit die Erkenntnis eintritt, dass die Abläufe dadurch einfacher werden und wir alle gemeinsam von den digital verfügbaren Daten profitieren, dann nimmt das ganze Projekt Fahrt auf und geht leichter von der Hand.“ Großes Lob gehe an dieser Stelle an bwSoft. „Um ein solches Projekt überhaupt so schnell umsetzen zu können, ist ein erfahrener und verlässlicher Partner die absolute Voraussetzung. Hier hat uns bwSoft mit Herrn Lettl und Herrn Heuser hervorragend betreut. Bei Fragen konnten wir uns jederzeit auf die kompetente Unterstützung verlassen. Vieles musste auch individuell auf unsere Prozesse angepasst werden, wie beispielsweise die Masken oder die neuen digitalen Briefköpfe. bwSoft schafft es, die HS-Lösungen so anzupassen, dass wir uns als Unternehmen darin wiederfinden, wir aber trotzdem im Standard bleiben.“
Auch Michael Lettl von bwSoft erinnert sich noch gut an das Projekt: „Es ist immer eine gewisse Skepsis vorhanden, wenn der Weg vom Papier ins Digitale gegangen wird. Bei Krauskopf konnten wir die einzelnen Etappen aber in Rekordzeit er- reichen, da alle Beteiligten von Anfang an mitgezogen haben.“ Die Geschäftsführung habe den Anwendern dann auch genügend Zeit eingeräumt, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. „Die Mitarbeiter erkennen schnell die Vorteile, wenn auf einmal so mancher Weg zum Ordnerschrank wegfällt – den vermisst ganz schnell keiner mehr“, so Michael Lettl weiter.
In einem weiteren Projektschritt soll nun außerdem die digitale Personalakte eingeführt werden. Momentan erfolgt im Personalbereich nur die Lohnabrechnung digital. „Wir wollen gemeinsam mit HS und bwSoft noch viel erreichen, denn sie finden selbst für scheinbar unlösbare Probleme immer eine Lösung“, so das Fazit von Krauskopf-Geschäftsführerin Esther Schad.
Michael Lettl, Geschäftsführer bwSoft
Alle Beteiligten bei Krauskopf haben von Anfang an mitgezogen, sodass wir das Digitalisierungsprojekt in Rekordzeit umsetzen konnten.
Zahlen, Daten, Fakten
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Unternehmen |
Krauskopf Automatisierungstechnik GmbH
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Gründung |
1986 |
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Branche |
Herstellung von Elektrizitätsverteilungs- und -schalteinrichtungen |
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Mitarbeiter |
38 |
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