Gesetzliche Vorgaben der Abgabenordnung (AO)
Die AO räumt den Finanzverwaltungen das Recht ein, im Rahmen von Außenprüfungen auf die EDV-Systeme in Betrieben zuzugreifen. Dafür müssen steuerlich relevante Daten von den Unternehmen bis zu zehn Jahre elektronisch archiviert werden und den Finanzämtern bei Bedarf in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Das gilt für die Bereiche:
- Finanzbuchhaltung,
- Anlagenbuchhaltung,
- Lohnbuchhaltung und
- Teilbereiche der Auftragsbearbeitung (z.B. Rechnungsausgangsbuch).
Den vollständigen Wortlaut des BMF-Schreibens vom 16. Juli 2001, in dem die Vorgaben näher bestimmt wurden, finden Sie im Internet unter www.bundesfinanzministerium.de, oder Sie fragen Ihren Steuerberater.
Dienstprogramm AO-Schnittstelle
Die AO-Schnittstelle erstellt alle prüfungsrelevanten Daten im ASCII-Format. Somit können die erstellten Archivierungsdateien vom Prüfprogramm "IDEA" mit Importmodul "SmartX" durch die Finanzverwaltung eingelesen werden. Die für "IDEA" erforderlichen Schema-Dateien werden ebenfalls mitgeliefert. Über die vom Prüfprogramm geforderten Daten hinaus werden Protokolldaten, wie Datengrößen, technische Prüfsummen und anwendungsbezogene Prüfdaten (z.B. die letzte Journalseite und der letzte Saldo) aufgezeichnet.
Standardfunktionalitäten
- Auswahl von Datenbanken bzw. von Datenbeständen, die archiviert werden sollen
- Suche von Datenquellen im Netzwerk/auf lokalem Arbeitsplatz (nur DOS), Windows nutzt bestehende Katalogisierungen
- Anzeige des Archivierungsstands für eine Datenquelle, die für die Archivierung eingerichtet wurde
- Sammeln von Archivierungen für einen späteren Sammellauf und Start des Sammellaufs
- Filterung eines bestehenden Archivs
- Protokolldruck
- Überprüfung von Archivierungen
- Festlegen einer Folgeverarbeitung, z.B. Kopieren auf CD-ROM, als übergreifende Einstellung
Empfehlung von HS
HS empfiehlt, die Archivierungen mehrfach auf unterschiedliche Datenträger zu kopieren und diese getrennt aufzubewahren (z.B. auf CD-ROM, dies wird auch von der Finanzverwaltung empfohlen). Da CD-ROMs nur begrenzt haltbar sind, raten wir Ihnen außerdem, die Archivierungen alle zwei bis drei Jahre auf neue CD-ROMs zu kopieren. Bei einer erneuten Archivierung ist das Protokoll unbedingt mit den Daten auf der CD zu vergleichen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt auf das Sicherungsmedium geschrieben wurden. Es werden immer Archivierungen von kompletten und abgeschlossenen Abrechnungs-/ Wirtschaftsjahren erstellt. Falls Sie für das Abrechnungs-/ Wirtschaftsjahr noch Nachbuchungen vornehmen, ist erneut eine komplette Archivierung zu erstellen, da keine Nachtragssicherungen erstellt werden.