HS Partner- und Kundennews - Partnerlösungen

Toowoxx

Mitarbeitenden Unterlagen digital bereitstellen

Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Verdienstabrechnungen, Bescheinigungen und weitere Unterlagen einfach digital bereit – ganz egal, wo diese gerade arbeiten. Dadurch gewinnen Sie Zeit und sparen Geld.

Mitarbeitenden Unterlagen per Verteilung im Unternehmen bereitzustellen, ist aufwändig: ausdrucken, kuvertieren, persönlich aushändigen. Am nächsten Tag eine neue Runde drehen, weil man noch nicht alle angetroffen hat. Und zum Schluss die noch übrig gebliebenen Unterlagen portopflichtig per Post versenden.
Gleich alles per Post zu verschicken, erspart Ihnen zwar Verteilaufwand, bedeutet aber auch mehr Portokosten.

Und je höher die Homeoffice-Quote ist, desto mehr läuft es auf die kostspielige Verteilung per Post hinaus.

Der langjährige HS Partner Toowoxx bietet zwei einfache und sichere Lösungen an, mit denen Sie Ihren Mitarbeitenden Unterlagen digital bereitstellen können: entweder per E-Mail oder über ein digitales Mitarbeiterpostfach.

Beide Lösungen zeichnet aus:

Daten- und Rechtssicherheit durch Verschlüsselung
Einfache Nutzung durch die Personalabteilung und die Mitarbeitenden
Möglichkeit zur differenzierten Behandlung der Mitarbeitenden
Durchgängige Prozesse dank Integration in die HS Personalsoftware

Abrechnungen und Bescheinigungen werden wie gewohnt in der HS Personalanwendung erstellt – mit Ablage im Filesystem oder in der HS Digitalen Personalakte (HS Dokumentenmanagement).
Aufruf der Funktion in der HS Personalanwendung startet den automatischen Versand neuer Unterlagen an die beim Mitarbeitenden hinterlegte E-Mail-Adresse.
Automatische Verschlüsselung der Dateien unmittelbar vor Versand (Level AES256)
Mitarbeitende geben beim Öffnen des Dokuments das vereinbarte Passwort ein.
Ablage erfolgt durch die Mitarbeitenden – als Ausdruck oder digital.

Abrechnungen und Bescheinigungen werden wie gewohnt in der HS Personalanwendung erstellt – mit Ablage im Filesystem oder in der HS Digitalen Personalakte (HS Dokumentenmanagement). Zudem können weitere Dokumententypen bereitgestellt werden.
Dateien werden automatisch erkannt, verschlüsselt (AES256), hochgeladen und für Mitarbeitende bereitgestellt.
Mitarbeitende melden sich mit den zuvor vereinbarten Login-Daten am Postfach an. Die Dokumente können eingesehen und heruntergeladen werden.
Speicherung erfolgt für Mitarbeitende dauerhaft im System. Bei Ausscheiden von Mitarbeitenden können Dokumente exportiert und mitgegeben werden. Kaufmännische Aufbewahrungsfristen auf Unternehmensseite werden eingehalten.

Ihre Vorteile mit Toowoxx

Kosteneinsparung

Hohe Kosten für persönliche Verteilung und/oder Porto entfallen. Faire, überschaubare Kosten durch nutzungsabhängige Berechnung.

Sicherheit

Höchste Sicherheitsstandards für Verschlüsselung bei der Übertragung bzw. beim Zugang zum System. Das bedeutet Daten- und Rechtssicherheit – DSGVO-Konformität inklusive.

Komfort für Unternehmen

Weitgehend automatische Prozesse dank direkter Integration in die HS Personalanwendungen. Bei fehlenden technischen Voraussetzungen können Mitarbeitende automatisch abweichend behandelt werden.

Einfache Nutzung für Mitarbeitende

Das Empfangen von E-Mails und das Herunterladen von Dokumenten ist für die meisten Menschen im privaten Umfeld normal. Genau so einfach ist die Nutzung der Lösungen für die Mitarbeitenden. Auch auf mobilen Endgeräten nutzbar.

Flexibilität

Das System ist sowohl mit als auch ohne HS DMS bzw. HS Digitale Personalakte nutzbar. Neben Verdienstabrechnungen und Bescheinigungen können weitere Dokumente übertragen bzw. bereitgestellt werden.

Anwendungssituation für Dokumententmanagement mit Mann vor Aktenschrank und PC

Der HS Lösungspartner

Toowoxx IT GmbH

Der 2008 gegründete IT-Dienstleister Toowoxx beschäftigt an den Standorten Deisenhausen und Ulm über 30 erfahrene IT-Experten.

Ein Schwerpunkt des Leistungsangebots ist die Programmierung von individuellen und standardisierten Lösungen zur Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen. Als langjähriger HS Partner stellt Toowoxx, wo immer dies sinnvoll ist, eine Anbindung an die Software von HS sicher.

Weiterhin unterstützt Toowoxx Unternehmen mit IT-Beratung zur kompletten IT-Infrastruktur mit allen Software- und Hardware-Komponenten, IT-Support und dem Hosting von IT-Systemen.

Auf Basis der eigenen Zertifizierungen in Sachen Datenschutz und -sicherheit bietet Toowoxx Unternehmen und Gemeinden Unterstützung bei Sicherheitszertifizierungen an.

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