Besel & Schwäller Schaltanlagenbau GmbH

„Wer nicht digitalisiert, geht irgendwann unter“, ist Florian Weißenbach überzeugt. Auch in seiner Branche herrsche steigender Kostendruck und Fachkräftemangel. Wer auf lange Sicht wettbewerbsfähig bleiben wolle, benötige funktionierende, durchgängige Prozesse und einen hohen Automatisierungsgrad.

„Wenn die Abläufe im Lager, der Fertigung und im Rechnungswesen nahtlos ineinandergreifen, dann kommt man am Ende auch mit weniger Fachkräften aus – zumal diese nicht durch täglich wiederkehrende Routinen belastet werden und mehr Zeit für ihre eigentliche Tätigkeit aufwenden können.“

Zeit für Langeweile gibt es bei Besel & Schwäller am Standort Füssen (Ostallgäu, Bayern) sowieso nicht. Zwischen Alpengipfeln und Seenparadies fertigen rund 120 Mitarbeiter Steuerschaltschränke für Werkzeugmaschinen, die im XXL-Format schon mal eine Länge von 12 Metern erreichen können. Hinzu kommen 100 qualifizierte Beschäftigte am Produktionsstandort Pécs in Ungarn, die das Großseriengeschäft vorantreiben. Aktuell entstehen auf diese Weise über 5.000 Schaltanlagen pro Jahr in Einzel- und Serienfertigung. Zu den langjährigen Großkunden gehören beispielsweise Deckel Maho Pfronten, eine Konzerntochter von DMG MORI, aber auch zahlreiche mittelständische Unternehmen der Medizintechnik, des Anlagen- und Maschinenbaus, der Umwelttechnik und neuerdings auch der Elektromobilität. 

Dass die Systeme so nahtlos miteinander kommunizieren, ist nicht zuletzt Christian Sachse vom HS Partner xtero zu verdanken: „Schon mein Vater hat zu Lebzeiten Besel & Schwäller betreut, ich habe den Kunden also quasi ‚geerbt‘ und die Partnerschaft mit meinem eigenen Unternehmen weitergeführt.“ Florian Weißenbach betont hierzu: „Es ist überaus wichtig, auf Softwareseite jemanden zu haben, der das Unternehmen und die dazugehörigen Prozesse genau kennt. Als wir das ganze System ins Rollen brachten, hatten wir eine sehr intensive Zusammenarbeit, auch heute vergeht kaum eine Woche, in der wir nicht zumindest telefonieren.“

So ist es mithilfe von xtero gelungen, HS Auftragsbearbeitung noch tiefer in die Systemlandschaft einzuführen. Die Anbindung zum DATEV Rechnungswesen beispielsweise funktioniert dabei sowohl für Ausgangs- als auch für Eingangsrechnungen. Dank der in der HS Warenwirtschaft enthaltenen Schnittstelle zum DATEV-System lassen sich Preise, Lagerwerte etc. nun einfach mitführen. Zuvor mussten Eingangsrechnungen noch manuell in DATEV gebucht werden.

„Werden die Eingangsrechnungen hingegen gleich auf Basis der Bestellung verarbeitet, erkennt man sofort, ob zu den richtigen Konditionen bestellt wurde und die korrekte Bestellmenge eingetroffen ist. Der gesamte Prozess wird dadurch also schneller und es passieren insgesamt weniger Fehler“, nennt Christian Sachse wesentliche Vorteile des Projekts.

Zudem entwickelte xtero spezielle Werkzeuge für die Erfassung von Bestellvorschlägen. So können diese, sobald der Kunde das Angebot bestätigt hat, termin- und auftragsbezogen nach Kalenderwoche ausgelöst werden. „Termindruck wird auf diese Weise vermieden, da die Materialien immer rechtzeitig im Lager vorrätig sind“, führt Christian Sachse weiter aus. „Anderseits liegt die Ware dadurch auch nicht zu lange im Lager, was ja ebenfalls Kosten verursachen würde.“

Die Hände frei im Rechnungsumlauf

Rund 60.000 Eingangsrechnungen erhalten die Allgäuer Schaltanlagenbauer jährlich. Bei einem solch hohen Belegaufkommen müssen Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung und DMS perfekt zusammenarbeiten. Eingehende Rechnungen landen entweder direkt via E-Mail oder per Scan im Posteingangsordner. Die Rechnungsprüfung erfolgt über ein Zusatzprogramm von xtero. Zeitgleich prüft das DMS, ob die Belegnummer ermittelt werden kann - wenn ja, wird der Beleg automatisch dem richtigen Lieferanten zugeordnet. Die Warenwirtschaftssoftware veranlasst dann die reibungslose Übergabe an DATEV. Der Aufwand händischer Zuordnung beschränkt sich somit auf die Belege, die das System nicht automatisch zuordnen kann. „Wir sind einer der wenigen HS Kunden, die diese Prozesse maßgeblich über die Verbindung zwischen Warenwirtschaft und DMS abwickeln, also quasi DATEV nur als verlängerten Arm nutzen. Über die Nutzung von API-Schnittstellen können wir hier relativ frei verfahren und die Abläufe exakt nach unseren Bedürfnissen ausrichten“, präzisiert Florian Weißenbach die Besonderheiten im Projekt.   

Digital und sicher archiviert

Im jüngsten Projekt wurde außerdem das HS Dokumentenmanagementsystem an die bestehenden Prozesse angefügt. Sobald das DMS ein Dokument empfängt, verknüpft es dieses automatisch mit den Daten in der Warenwirtschaft. Der Mitarbeiter muss also nicht erst ins Archiv wechseln, um das Dokument zu öffnen, sondern findet sämtliche Informationen bereits unter dem zu bearbeitenden Auftrag. „Unser langfristiges Ziel ist: weg vom Papier. Deshalb wollen wir Schritt für Schritt möglichst viele Unterlagen digitalisieren und in das DMS einpflegen“, erläutert Florian Weißenbach das laufende Projekt. Dazu gehören ein- und ausgehende Rechnungen ebenso wie Lieferscheine und neuerdings auch Fertigungszeichnungen. Diese haben vor Kurzem ebenfalls einen zentralen Ablageplatz im DMS erhalten. „Wenn wir Bleche bei unseren Lieferanten bestellen, hängen wir immer eine aktuelle Zeichnung an“, so der Fertigungsleiter. „Durch die Direktverknüpfung mit dem DMS werden solche Anhänge jetzt automatisiert mitversendet. Und dank der fortlaufenden Versionierung können wir sicher sein, dass das System immer die zuletzt angefertigte Zeichnung verwendet.“

Auf ähnliche Weise soll künftig mit Änderungsmitteilungen verfahren werden. „Bezogen auf die Stücklisten erhalten wir von unseren Kunden täglich mehrere Änderungsmitteilungen, etwa weil Material nicht mehr verfügbar ist, Preise sich geändert haben oder der Schaltschrank anders gebaut werden soll. Für mehr Transparenz wollen wir diese Informationen künftig ebenfalls versioniert im DMS ablegen.“

Die durchgängige Systemvernetzung versetzt Besel & Schwäller in die Lage, einen nahtlosen digitalen Prozess anzustoßen – vom eingehenden Kundenauftrag über die anschließende Materialbestellung bis hin zur finalen Rechnungslegung und Archivierung. Aus dem Auftrag generiert die HS Warenwirtschaft automatisch eine Auftragsbestätigung und einen Beleg für die Materialbestellung.

Die Bestellung selbst erfolgt über ein zusätzliches Programm von xtero. Sobald die Ware im Lager eintrifft, erfasst ein Mitarbeiter die Artikel sowie die jeweiligen Lagerorte über das AV-Tool. Wenn alles korrekt eingegangen ist, wird die Bestellung via API-Schnittstelle zu einem Wareneingang umgebucht. Dringend benötigte Ware wird darüber hinaus über einen Barcode ausgewiesen. „Diese wird dann gar nicht erst eingelagert, sondern wandert gleich weiter in die Schaltschrankmontage, sodass wir auch hier keinen Zeitverzug haben“, erklärt Florian Weißenbach.

Ist der Wareneingang dann erzeugt, werden alle Belege mit einem Barcode versehen und noch im Lager gescannt. So ist gewährleistet, dass sämtliche Dokumente anschließend auch in dem dafür vorgesehenen Ordner landen. Mithilfe des Dateinamens sortiert das DMS die Dokumente automatisch den passenden Belegen und Kunden zu. „Unser Lagerist ist somit der einzige, der den Lieferschein noch in die Hände nehmen muss, alles andere erfolgt digital und ohne manuelles Zutun“, bringt es Florian Weißenbach auf den Punkt. „So wie wir den Prozess jetzt gestaltet haben, können wir in der Beschaffung zwei Mitarbeiter einsparen, die sonst den ganzen Tag vor allem damit beschäftigt waren, Lieferscheine an Papierbelege zu tackern.“