Die bio verlag gmbh hat die Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen digitalisiert. Dadurch spart das Unternehmen Arbeitszeit ein und gewinnt einen besseren Überblick über seine Rechnungsprozesse.
Noch vor wenigen Monaten setzte jeder Rechnungseingang beim bio verlag in Aschaffenburg ein aufwendiges Prozedere in Gang: Briefumschlag öffnen, Kopien erstellen – bei elektronisch empfangenen Rechnungen: ausdrucken –, stempeln und zur Prüfung in den Umlauf geben. Nach der Freigabe wurde das Papieroriginal im Archiv abgeheftet. Elektronische Eingangsrechnungen mussten mithilfe zusätzlicher Schutzmaßnahmen GoBD-konform im IT-System archiviert werden.
„Die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung wurde zunehmend zur Belastung“, erinnert sich Controller Michael Weil. „Zum einen verloren wir wertvolle Arbeitszeit, zum anderen mangelte es häufig an Überblick über den Rechnungsstatus. Deshalb kam es uns durchaus entgegen, als HS uns fragte, ob wir an der Pilotierung seiner neuen Rechnungseingangsverarbeitung teilnehmen möchten.“
Rechnungseingangsverarbeitung von HS als Pilotkunde eingeführt
Anfang 2020 führte der bio verlag HS Rechnungseingangsverarbeitung, kurz: HS REV, und HS Dokumentenmanagement (DMS) als Erweiterung zu seiner Buchhaltungssoftware HS Finanzwesen ein. „Der Hersteller hat uns dabei von Anfang an hervorragend unterstützt. Unsere Ansprechpartner haben immer ein offenes Ohr für Fragen und sich als sehr kompetent erwiesen“, sagt Michael Weil. Man könne sich aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit aber auch problemlos selbstständig mit der Lösung vertraut machen. Nach dreimonatiger Pilotphase war der Verlag derart überzeugt von HS REV, dass er eine Reihe von Lizenzen erwarb. Mittlerweile nutzen – zeitversetzt – insgesamt an die 40 Mitarbeiter die Anwendung.
Mitarbeiter und Lieferanten ins Boot geholt
Die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung hat einige Abläufe verändert. „Hier war es gut, dass wir anstehende Neuerungen im Vorwege mit den beteiligten Kollegen besprochen hatten. Das lieferte wichtige Impulse und erhöhte die Akzeptanz“, berichtet Michael Weil.
Eine Neuerung besteht beispielsweise darin, dass die Mitarbeiter Papierrechnungen nun einmal täglich scannen und – mit Eingangsdatum und fortlaufender Nummer versehen – im DMS ablegen. Um das Scanvolumen klein zu halten, hatte der Verlag seine Lieferanten frühzeitig um elektronischen Rechnungsversand gebeten.
Aufwand für Rechnungsprüfung reduziert
Inzwischen gehen die meisten der rund 150 Rechnungen pro Monat im PDF-Format ein. Dies verursacht den geringsten Aufwand, weil elektronisch empfangene Rechnungen automatisch im DMS archiviert werden und unmittelbar in HS REV vorliegen – genauer: im Webportal „HS Rechnungsprüfung“, denn dort findet die Prüfung und Freigabe sämtlicher Eingangsrechnungen statt. Damit klar ist, wer wann was zu tun hat, hat der bio verlag die Prüf- und Freigabeprozesse eindeutig definiert.
„Wir haben jetzt keine Laufwege und keine Medienbrüche mehr, sondern einen durchgehenden digitalen Workflow – von der Erfassung der Rechnungsbelege über die formale und sachliche Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe. Das spart viel Zeit“, erläutert Michael Weil. Außerdem sei es gerade in Zeiten von coronabedingtem Homeoffice sehr hilfreich, dass man Rechnungen mit HS REV von jedem Standort aus prüfen und freigeben könne, so der Controller.
Michael Weil, Controller, bio verlag gmbh
Im Vergleich zu der händischen Bearbeitung einzelner Schritte, wie Rechnungsverteilung, Papierablage, Stempeln, Ausdruck digital empfangener Rechnungen etc., führt die Lösung HS Rechnungseingangsverarbeitung zu effizienteren Arbeitsabläufen. Außerdem
Durch transparenten Workflow Überblick gewonnen
Einen weiteren Vorteil der digitalen Lösung sieht Michael Weil im Transparenzzuwachs: „Bei der händischen Weiterleitung wusste man oft nicht, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung gerade befindet. Mit HS REV haben wir jede Rechnung im Blick und können bei Bedarf in den Workflow eingreifen.“ Die Buchhaltung brauche also keine Zeit mehr mit der unproduktiven Suche nach „verschollenen“ Rechnungen zu vergeuden. Außerdem sei es deutlich einfacher, Skontofristen zu wahren.
Nathalie Ganter, Geschäftsleitung Interner Service & Organisation, bio verlag gmbh
Neben meiner Familie und meinem Hund liebe ich auch den Rechnungseingangsworkflow von HS.
GoBD-konforme Aufbewahrung und schneller Zugriff auf Rechnungsbelege
Auch auf archivierte Rechnungen können die Anwender beim bio verlag nun einfach und schnell zugreifen, denn sämtliche Belege werden im elektronischen Originalformat im HS DMS aufbewahrt – und zwar GoBD-konform. Das bedeutet unter anderem: Wird eine archivierte Rechnung nachträglich bearbeitet, legt das System eine neue Version an und protokolliert die Änderung. Der digitale Originalbeleg bleibt dabei erhalten.
Die Aufbewahrung im Dokumentenmanagementsystem hat aus Sicht von Michael Weil zwei wesentliche Vorzüge: „Erstens haben wir zu jedem Lieferanten ad hoc die Rechnungshistorie auf dem Bildschirm und können jeden Beleg aufrufen. Zweitens müssen wir uns keine Gedanken mehr machen, wie wir elektronisch empfangene bzw. gescannte Rechnungen in technischer Hinsicht rechtskonform aufbewahren können. Unter dem Strich ist HS REV für uns somit von doppeltem Nutzen: Zeitgewinn auf der einen Seite, bessere rechtliche Absicherung unserer Geschäftsprozesse auf der anderen Seite.“
Zahlen, Daten, Fakten
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Unternehmen |
bio verlag gmbh
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|---|---|
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Gründung |
1979 |
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Branche |
Verlagswesen |
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Mitarbeiter |
75 |
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