eDOC Aviation Service GmbH

HS Referenzkunde

Die eDOC AS GmbH hat ihre IT-Infrastruktur in die Cloud verlagert. Auch die ERP-Anwendungen von HS laufen nun in einem Rechenzentrum auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure. Das zentrale Hosting ermöglicht dem Mittelständler den Softwarezugriff von jedem Standort und zu jeder Zeit. Außerdem erspart sich das Unternehmen den Betrieb eigener Server.

Stammdaten zu Artikeln, Kunden, Interessenten, Lieferanten oder Zukaufteilen sind für funktionierende Geschäftsprozesse unverzichtbar. Sie gehören zu den geschäftskritischen Informationen und müssen stets korrekt sein. Die notwendige Datenpflege ist jedoch vor allem für technisch orientierte Unternehmen mit komplexer Produktion und globalen Wertschöpfungsketten, aber auch für Import- und Export-Firmen mit großem Aufwand verbunden. Viele Betriebe setzen deshalb auf externe Dienstleister wie eDOC AS.

Das mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg unterstützt seine Kunden unter anderem bei der Materialstammpflege, dem Einkauf und der Zolltarifnummernrecherche. Des Weiteren erstellen die Spezialisten technische Dokumentationen und übernehmen bei Maschinenbetreibern Aufgaben im Bereich der technischen Redaktion.

Flexibilität dank IT-Auslagerung in die Cloud

Im Rahmen seines Service-Portfolios aus Beratung und operativer Umsetzung muss sich eDOC AS immer wieder auf neue betriebliche Gegebenheiten einstellen. Das schärft auch den Blick für Optimierungspotenziale im eigenen Unternehmen. So hat sich der Dienstleister vor einiger Zeit von seiner lokalen Server-Client-Installation verabschiedet. „Wir sind mit unserer kompletten IT-Infrastruktur in die Cloud gegangen, weil das bei vier Niederlassungen die beste Wahl für uns ist“, sagt Prokurist und Vertriebsleiter Malte Prien. Nun sei es möglich, deutlich flexibler auf Unternehmensressourcen wie die ERP-Anwendungen von HS zuzugreifen. „Der Vorteil besteht darin, dass ich beispielsweise jederzeit und überall das Warenwirtschaftssystem oder die Fibu-Software nutzen kann – unabhängig davon, ob ich mich gerade in Hamburg, bei den Kollegen in Frankfurt bzw. München oder bei einem Kunden befinde“, so Prien.

Zugriff auf ERP-Software via Remote-Desktop

Die ERP-Anwendungen und sämtliche Daten werden auf Basis von Microsofts Cloud-Computing-Plattform Azure in einem Rechenzentrum gehostet. eDOC AS hat dort Rechner- und Speicherkapazitäten gemietet: einen Datenbankserver und einen Terminalserver. Auf dem Datenbankserver sind die HS Programme mitsamt Datenbanken abgelegt. Um die technische Betreuung und die Installation von Updates kümmert sich der HS Partner Toowoxx IT GmbH.

Der vom Cloud-Anbieter bereitgestellte Terminalserver ermöglicht es eDOC AS, via Remote-Desktop eine Verbindung zwischen den zentral gehosteten Anwendungen und den Endgeräten der Benutzer herzustellen. Das bedeutet: Die HS Programme laufen auf dem Cloud-Server und werden auf den Computern der Benutzer dargestellt und bedient.

Malte Prien, Prokurist und Leitung Vertrieb, eDOC AS

Dank Hosting in der Cloud können wir standort- und zeitunabhängig auf die HS Programme und sämtliche Daten zugreifen.

ERP-Anwendungen funktionieren wie gewohnt

An der Funktionsweise der Software und an den Arbeitsabläufen hat sich durch die Verlagerung der IT-Infrastruktur in die Cloud nichts geändert. Wie zuvor erstellen die Anwender mit der HS Auftragsbearbeitung Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften. Zudem nutzen sie die Warenwirtschaftslösung zur Artikelverwaltung und für diverse Auswertungen. Alle Belege werden automatisch im ebenfalls extern gehosteten HS Dokumentenmanagement archiviert. „Durch die digitale Ablage sparen wir Zeit und können schnell auf Dokumente zugreifen“, sagt Malte Prien.

„Auch in der Finanzbuchhaltung werden alle Auswertungen digital archiviert“, ergänzt Buchhaltungsleiterin Melanie Urban. Sie erstellt mit der Anwendung HS Finanzwesen Berichte und Kostenauswertungen. Darüber hinaus nutzt sie die Software für Abfragen nach Beleginformationen, Dokumenten und Konten sowie zur Vorbereitung des Jahresabschlusses. „Das HS Finanzwesen unterstützt unsere Abläufe und ist bedienerfreundlich. Der Programmzugriff über Remote-Desktop funktioniert dabei genauso gut wie bei einer lokalen Installation. Als Anwender spürt man keinen Unterschied“, sagt die Bilanzbuchhalterin.

Melanie Urban, Leitung Buchhaltung, eDOC AS

Unser HS Finanzwesen läuft in der Cloud genauso zuverlässig wie als lokal installierte Lösung.

Positives Fazit

Vertriebsleiter Prien ist überzeugt davon, dass es richtig war, die ERP-Anwendungen in die Cloud zu verlagern: „Die technische Anbindung von Azure an unser Firmennetz hat mit Unterstützung durch einen Dienstleister reibungslos geklappt. Im Ergebnis können wir unsere Anwendungen wie gewohnt nutzen, brauchen uns aber nicht mehr um den Serverbetrieb zu kümmern.“ Sicherheitsbedenken hat er keine: „Unsere Daten sind in einem professionellen Rechenzentrum mindestens so sicher wie auf lokalen Servern.“ Anderen Unternehmen, die auf ein externes Hosting der ERP-Software umsteigen möchten, empfiehlt er: „Planen Sie genug Zeit ein, um alle möglichen Szenarien durchzuspielen, und behalten Sie immer zu 100 Prozent die Kontrolle über die eigenen Daten – dann kann eigentlich nichts schiefgehen.“