Hövelmann + Böckenholt

Hinter Hövelmann + Böckenholt steckt die schon 1902 gegründete Ferdinand Hövelmann Spedition GmbH in Dinslaken. 1995 erwarb das Familienunternehmen die R. Böckenholt Transport GmbH. Für den reibungslosen Transport schwerer Maschinen, Bauteile, Apparate und Raumzellen werden heute 50 Mitarbeiter, 30 Sattelzugmaschinen sowie 40 Tieflader eingesetzt.

Zur wachsenden Kundschaft gehören sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch namhafte Konzerne aus dem In- und Ausland.

„Wir sind Spezialisten im Umgang mit schweren Brocken“, sagt Claudia Ernsten, Prokuristin und Leiterin der Verwaltung bei Hövelmann + Böckenholt. „Kunden, die einen Schwertransport benötigen, erhalten von uns ein maßgeschneidertes Rundum-sorglos-Paket.“ Hövelmann + Böckenholt übernimmt dabei nicht nur die gesamte Projektabwicklung inklusive sämtlicher behördlicher Genehmigungen, sondern sorgt auch für eine fachgerechte Einlagerung und Verpackung der Schwergüter. Erst vor Kurzem wurde hierfür eine 9000 Quadratmeter große Schwerguthalle in Hünxe-Bucholtwelmen errichtet. „Fast 90 Prozent unserer Kunden wünschen eine Komplettlösung für ihre Transporte. Daher wachsen wir zurzeit sehr stark in den Bereichen Verpackungslogistik und Komplettabwicklung“, führt die Prokuristin weiter aus.

Trotz Pandemie-Beschränkungen konnte das REV-Projekt in lediglich vier Wochen umgesetzt werden. Sämtliche Abstimmungen und Schulungen fanden online statt. „Die Ansprechpartner von HS haben uns bei der Einführung sehr gut unterstützt und waren jederzeit erreichbar“, erinnert sich Projektleiterin Claudia Ernsten. „Wir haben uns schnell an die neuen Abläufe gewöhnt – zumal die Lösung selbsterklärend und intuitiv zu bedienen ist.“

Kleine Änderungen für einzelne Mandanten lassen sich im Handumdrehen selbst vornehmen. Durch eine Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem per API-Schnittstelle werden die Stammdaten der Kreditoren jetzt automatisch in die REV übernommen. Noch bevor die Belege in Umlauf gehen, kann eine Vorkontierung vorgenommen werden. „Stand heute hat sich der Umlauf der Kreditorenrechnungen deutlich verkürzt, ist sicherer und vor allem transparenter geworden“, bringt Claudia Ernsten die Vorteile auf den Punkt.

So werden die Rechnungen nach Erhalt entweder gescannt oder landen gleich als E-Mail im digitalen Postkorb. Wichtige Anlagen wie Lieferscheine oder Frachtbriefe werden gleich mitangeheftet. Die gesammelten Dokumente lassen sich so auch jederzeit aus dem Archiv abrufen und einsehen.

„Früher hatten wir einen großen Aktenschrank voller Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen und Bankbelege. Heute ist die Anzahl der Ordner auf lediglich eine Handvoll geschrumpft. Das Papieraufkommen hat sich durch die REV und das angebundene Archivsystem drastisch reduziert. Im Grunde heften wir nur noch Kopien unserer Kontoauszüge ab, alles andere liegt digital vor“, freut sich Prokuristin Claudia Ernsten.

Liegen in den Postkörben neue Rechnungen zur Bearbeitung, werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch via E-Mail informiert. Auch lassen sich Bearbeitungsfristen setzen. Und besonders wichtig für das Team Rechnungswesen: „Wir können auf Tastendruck genau nachvollziehen, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wie jeweils der aktuelle Status ist. So gehen uns keine Belege mehr verloren oder werden zu spät abgezeichnet.“ Zudem besteht die Möglichkeit, Referenzen wie Auftragsnummern oder Projektnummern anzugeben. Auf diese Weise können die Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Belege direkt auf einzelne Projekte verteilen und entsprechend buchen.

Auch die Niederlassungen in Mittenwalde und Hünxe seien durch das Digitalisierungsprojekt nun besser eingebunden. „Zeitintensive Telefonate entfallen, ebenso der lange Postweg. Bei Klärungsbedarf nutzen die Verantwortlichen die Kommentarfunktion. Und da sämtliche relevanten Dokumente bereits digital an der Rechnung anhängen, gibt es kaum noch Rückfragen.“