Auch erfahrene Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung haben oft Fragen im Zusammenhang mit dem Jahreswechsel in der Lohnabrechnung. Die Support-Experten von HS beantworten hier einige der am häufigsten gestellten Fragen.
Was muss ich als Arbeitgeber beim Lohnsteuerjahresausgleich beachten?
Der Lohnsteuerjahresausgleich wird am Ende des Jahres zusammen mit der Dezember-Gehaltsabrechnung durchgeführt. Dies geschieht, weil die monatlich einbehaltene Lohnsteuer oft nicht exakt der Gesamtsteuer entspricht, die Sie im Laufe des Jahres entrichten müssen.
Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs hängt von der Mitarbeiteranzahl ab. Wenn der Arbeitgeber mindestens zehn Mitarbeiter beschäftigt, ist er gesetzlich dazu verpflichtet. Hat er weniger als zehn Beschäftigte, kann er den Ausgleich freiwillig durchführen, es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung dazu.
Wo finde ich in der Anwendung die Lohnsteuerbescheinigung, um sie auszudrucken?
Die Lohnsteuerbescheinigungen werden bereits bei der erfolgreichen Dezemberabrechnung erstellt. Auf diese Weise haben Sie jederzeit alle relevanten Informationen für Ihre steuerlichen Angelegenheiten zur Hand. Nachdem die Lohnsteuerbescheinigungen aus dem MeldeCenter Ihrer HS Anwendung versandt wurden (bei einer Mehrfirmenverarbeitung genügt auch die Übermittlung an die zentrale Datenbank), haben Sie die Möglichkeit, diese in der MeldeCenter-Historie auszudrucken. Sie finden die MeldeCenter-Historie unter „Abrechnung / MeldeCenter / MeldeCenter Historie“.
Filtern Sie in der MeldeCenter-Historie nach dem Verfahren „Lohnsteuerbescheinigung“ und geben Sie die vollständige Personalnummer des Mitarbeiters ein. Anschließend können Sie durch einen Rechtsklick die Lohnsteuerbescheinigung erneut ausdrucken. Um die Details einer Meldung einzusehen, klicken Sie auf das graue „Plus-Symbol“. Auf der rechten Seite des Bildschirms werden alle Meldetatbestände im Detail angezeigt.
Welche Informationen enthält die Zeile 28 in der Lohnsteuerbescheinigung?
In Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung sind Teilbeträge der Vorsorgepauschale oder Mindestvorsorgepauschale aufgeführt. Diese Zeile betrifft Arbeitnehmer, die nicht in der gesetzlichen Kranken- oder Pflegeversicherung versichert sind. Dazu gehören auch sozialversicherungsfreie Mitarbeiter wie geringfügig Beschäftigte, Studenten oder Praktikanten. Die Angaben in Zeile 28 bieten Ihnen eine transparente Übersicht über Ihre steuerlichen Daten und stellen sicher, dass Ihre Lohnsteuer korrekt berechnet wird. Ausführlichere Informationen finden Sie in unserem Merkblatt 15797.
Wo sollten Sie Ihr ELSTER-Zertifikat hinterlegen?
Im HS Dienstprogramm „Elektronische Meldungen“ haben Sie die Möglichkeit, Ihr ELSTER-Zertifikat zu hinterlegen. Klicken Sie hierfür in Ihrem HS Lohnprogramm auf „Extras“, dann „Einstellungen“, gehen Sie weiter zu „Verfahren“ und schließlich zu „ELSTER“. Dort können Sie Ihre ELSTER-Zertifizierungsdatei speichern.
Tipp: Wenn Sie Ihr ELSTER-Zertifikat mit Ihrer Finanzbuchhaltungsabteilung teilen möchten, können Sie es auf einem Netzlaufwerk ablegen. Dann können auch Ihre Kolleginnen und Kollegen von ihren Arbeitsplätzen aus darauf zugreifen.
Wie erstelle ich DEÜV-Meldungen?
Nachdem Sie – beispielsweise im Personalstamm für eine Anmeldung – alle notwendigen Informationen für einen Mitarbeiter eingegeben und diesen erfolgreich abgerechnet haben, erstellt das HS Lohnprogramm automatisch die DEÜV-Meldung. Diese steht im MeldeCenter zum Versand bereit. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie die Meldung selbst versenden müssen.
Hinweis: Für die Erstellung von SV-Meldungen im MeldeCenter ist die Berechnung des Mitarbeiters nach der Dateneingabe entscheidend. Der Verdienstabrechnungslauf initiiert den Meldungsprozess.
Wann werden die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung erstellt?
Nachdem Ihre Mitarbeiter im Januar des neuen Jahres erfolgreich abgerechnet wurden, stehen Ihnen die Jahresmeldungen mit dem Grund 50 im MeldeCenter Ihrer HS Anwendung zur Verfügung. Sie können diese eigenständig versenden.
Warum steht mir der elektronische Lohnnachweis nicht zur Verfügung?
Um den elektronischen Lohnnachweis zu erhalten, müssen Sie zunächst alle erforderlichen Daten in den Firmenstammdaten hinterlegen, die Sie von der Berufsgenossenschaft erhalten haben, wie zum Beispiel Ihre Mitgliedsnummer oder PIN. Dies erledigen Sie unter „Stammdaten / Weitere Stammdaten / Firma / SV Daten“. Nachdem Sie diese Schritte durchgeführt haben, nehmen Sie im MeldeCenter einen Stammdatenabruf vor. Die Berufsgenossenschaft wird dann die von Ihnen übermittelten Daten überprüfen und Ihnen die Veranlagungsdaten zurücksenden. Sobald Sie diese Daten erfolgreich eingelesen haben, können Sie den erstellten elektronischen Lohnnachweis aus dem MeldeCenter versenden.
Wie erstelle ich das Jahreslohnjournal?
Um Ihr Jahreslohnjournal zu erstellen, navigieren Sie in Ihrer Software zu „Auswertungen', wählen Sie „Gesetzliche Auswertungen“ und dort das „Jahreslohnjournal“. Klicken Sie dann auf die entsprechende Option, um das Jahreslohnjournal auszugeben.
Was ist bei Stundenangaben in der Berufsgenossenschaftsauswertung zu beachten?
Es sind zwei verschiedene Szenarien zu berücksichtigen:
- Fall 1: Wenn Sie mit fiktiven Gefahrtarifstellen arbeiten (77777777, 88888888, 99999999), erfolgt die Meldung der Mitarbeiter nach der Anzahl der Personen (nach „'Köpfen“). In diesem Fall sind keine zusätzlichen Angaben zu den Arbeitsstunden erforderlich.
- Fall 2: Bei anderen Lohnarten ist es empfehlenswert, die zeitabhängigen Daten zu überprüfen. Öffnen Sie hierzu beispielsweise die Lohnart „Gehalt“ und navigieren Sie zu den zeitabhängigen Daten. Unter dem Abschnitt „Berufsgenossenschaft“ haben Sie die Möglichkeit, nicht nur den Betrag, sondern auch die geleisteten Arbeitsstunden zu melden. Im Bereich „Stundenermittlung für Berufsgenossenschaft“ können Sie auch Daten aus dem Arbeits- und Fehlzeitenkalender verwenden.
Tipp: Um eine Übersicht aller relevanten Lohnarten für die Berufsgenossenschaftsauswertung zu erhalten, öffnen Sie die Maske „Stammdaten / Lohnart“, klicken Sie auf das Drucksymbol und wählen Sie beim Filter „Druck Lohnartenliste nach Berufsgenossenschaft“ aus.
Welche Arbeitsschritte sind bei der Fusion von Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften notwendig?
Gehen Sie bei der Fusion von Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften in den folgenden Schritten vor:
1. Öffnen Sie in Ihrer Lohnsoftware „Stammdaten / Sozialversicherung / Gesetzliche Krankenkasse“, um auf die Liste der angelegten Krankenkassen zuzugreifen.
2. Klicken Sie doppelt auf die betreffende Krankenkasse, die fusioniert wird. Dort haben Sie die Möglichkeit, den Punkt „Kassenfusion“ auszuwählen.
3. Aktivieren Sie die Option „Kassenfusion“, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen anklicken. Geben Sie nun an, bis zu welchem Zeitpunkt die Betriebsnummer der alten Kasse gültig ist und welche die neue Betriebsnummer ist.
4. Klicken Sie auf „Speichern“ und anschließend auf „Schließen“, um die Informationen der alten Krankenkasse zu sichern.
5. Erstellen Sie nun die neue Krankenkasse im System und fügen Sie sie auch im Personalstamm des betreffenden Mitarbeiters hinzu („Stammdaten / Personal / SV Angaben“).
Wie aktualisiere ich in meiner Lohnsoftware die Beitragssätze und die Gefahrtarifstellen?
Um die aktuellen Beitragssätze und Gefahrtarifstellen in Ihrer Anwendung zu verwenden, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
1. Öffnen Sie Ihre Anwendung und klicken Sie auf „Datei / Datenimport / SV Stammdatei“.
2. Wählen Sie die Option „Aktuelle Datei aus dem Internet herunterladen und importieren“ aus.
3. Falls Sie mehrere Firmen abrechnen und eine Mehrfirmenverarbeitung nutzen, führen Sie den in Schritt 2 genannten Vorgang in Ihrer zentralen Datenbank durch.
4. Um die Vollautomatisierung zu optimieren, empfehlen wir Ihnen, unter „Extras / Einstellungen / Datenaustausch / Import SV-Stammdaten“ den Punkt „Prüfung“ auf „vor Erstellung der Beitragsnachweise“ einzustellen. Mit diesen einfachen Schritten halten Sie die Beitragssätze und Gefahrtarifstellen in Ihrer Anwendung immer auf dem aktuellen Stand.
Wie kann ich Resturlaub ausbuchen?
Hier ist eine einfache Anleitung:
1. Navigieren Sie zu „Extras / Resturlaub ausbuchen“ in Ihrer Anwendung.
2. Wählen Sie den entsprechenden Monat für die Ausbuchung und den betroffenen Mitarbeiter aus.
Mit diesen Schritten können Sie Resturlaub mühelos verwalten und nutzen.
Was ist die Märzklausel und wie wende ich sie korrekt an?
Die Märzklausel ist eine bedeutende Regelung, die im ersten Quartal des Jahres beachtet werden sollte, besonders wenn es um Sonderzahlungen an Mitarbeiter geht. Hier ist eine Anleitung:
- Prüfen Sie, ob der Betrag der Sonderzahlung innerhalb der aktuellen Jahresbemessungsgrenze der Krankenversicherung liegt.
- Falls die Sonderzahlung nicht vollständig innerhalb dieser Grenze verbeitragt werden kann, muss der überschüssige Betrag im Vorjahr berücksichtigt werden, sofern er innerhalb der Bemessungsgrenze des Vorjahres liegt.
- Der Betrag, der die Bemessungsgrenze des Vorjahres übersteigt, muss nicht verbeitragt werden, obwohl das HS Lohnprogramm diese Berechnung automatisch durchführt.
Wie stelle ich ein, dass Tariferhöhungen von der Lohnanwendung automatisch berücksichtigt werden?
Um eine automatische Tariferhöhung zu hinterlegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie in Ihrer Lohnanwendung zu „Stammdaten / Weitere Stammdaten / Tarife / Weitere Funktionen“.
2. Dort können Sie eine Tariferhöhung hinterlegen und den neuen Gültigkeitszeitraum festlegen.
3. Nach dem Speichern erfolgt die automatische Anpassung des Tarifs beim Mitarbeiter.
Mit diesen Schritten verwalten Sie Tariferhöhungen mühelos und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets nach den aktuellen Tarifen abgerechnet werden.
Wie stelle ich sicher, dass aktuelle Bescheinigungen in der digitalen Personalakte archiviert werden?
Um aktuelle Bescheinigungen in der digitalen Personalakte zu archivieren, gehen Sie so vor:
1. Navigieren Sie in Ihrer Anwendung zu „Extras / Einstellungen / Dokumentenablage“.
2. Klicken Sie im unteren Bereich auf die Schaltfläche „Vorbesetzung übernehmen“. Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden alle erforderlichen Daten automatisch übernommen und künftig in Ihrer digitalen Personalakte hinterlegt. Damit sind die aktuellen Bescheinigungen sicher und leicht zugänglich archiviert.