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HS Auftragsbearbeitung

Archivlösung - Dokumente einfach archivieren und schnell wiederfinden

Die Dokumente, die Sie täglich mit Ihrer HS Auftragsbearbeitung erstellen, sind größtenteils steuerlich oder handelsrechtlich relevant und unterliegen daher gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Mithilfe der Archivlösung können Sie diese wichtigen Unterlagen einfach per Mausklick revisionssicher archivieren.

Wie viele Ordner füllen Sie jährlich mit Ihren Verkaufs- und Einkaufsbelegen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen? Je nach Unternehmensgröße sind es leicht 20 bis 50 Ordner, um die das Papierarchiv pro Jahr wächst. Bereits bei 20 Ordnern à ca. 500 Blatt kommen rund 10.000 Blatt Papier zusammen, die es zu bedrucken und richtig abzulegen gilt.

Mithilfe der Archivlösung werden Ihre wichtigen Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen, beim Drucken oder e-mail-Versand automatisch verschlagwortet und sicher im HS Dokumentenmanagement archiviert. Sie sparen somit Material und wertvolle Arbeitszeit. Darüber hinaus minimieren Sie Ihre Lagerkosten.

Nutzen & Vorteile

Einfach effizient
Sie definieren einmalig, ob und wann Ihre Dokumente, die Sie mit der HS Auftragsbearbeitung erzeugen (z.B. Verkaufs- und Einkaufsbelege, Fertigungsaufträge, Nachweise zum Buchungsabschluss), automatisch beim Drucken oder Versand per e-mail archiviert werden sollen. Alle weiteren notwendigen Angaben zur elektronischen Archivierung im integrierten HS Dokumentenmanagement werden als Vorbesetzung mitgeliefert, die Sie bei Bedarf anpassen können.

Rechnungen per e-mail versenden
Verbessern Sie Ihre Liquidität und versenden Sie Ihre Rechnungen per e-mail z.B. per ZUGFeRD-Format. Mithilfe der Archivlösung können Sie Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen per Mausklick beim Versand automatisch gemäß den Anforderungen der GoBD digital im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Zeitgewinn
Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Druck und der Ablage der aufbewahrungspflichtigen Dokumente im Bereich Ihrer Warenwirtschaft? Zeit, die Ihnen für wichtigere Themen fehlt. Die Archivlösung übernimmt für Sie die lästige Ablagetätigkeit und ermöglicht Ihnen die revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Per Mausklick haben Sie in der HS Auftragsbearbeitung Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und können gezielt danach suchen. Aufgrund der automatischen Versionierung können Sie sich zudem die Änderungshistorie z.B. einer Auftragsbestätigung direkt am Arbeitsplatz anzeigen lassen.

Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern beantworten Sie ohne langwierige Suche in Ihrer Papierablage und verkürzen somit Ihre Reaktionszeit.

Synergieeffekte
Wenn Sie die Archiv- oder Dokumentenmanagementlösung zu einem HS Programm zur Finanzbuchhaltung einsetzen, profitieren Sie doppelt. Selbst ohne Buchungsübergabe haben Sie die Möglichkeit, sich die archivierten Belege aus der HS Auftragsbearbeitung (z.B. Lieferscheine, Ausgangsrechnungen) in der Finanzbuchhaltung anzeigen zu lassen. Nach dem Buchungsabschluss steht Ihnen das Belegbild der Ausgangsrechnung darüber hinaus beim Buchen zur Verfügung. Umgekehrt sehen Sie in Ihrer HS Auftragsbearbeitung auch die Mahnungen, die mit den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung erzeugt wurden.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung im Bereich Finanzbuchhaltung.

Optionen

Externe Informationen ablegen
Sie erhalten von externen Unternehmen (z.B. Kunden, Lieferanten) Informationen zu Artikeln, Bestellungen etc., die Sie zentral über das HS Dokumentenmanagement verwalten wollen? Dann ist die Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung die richtige Wahl für Sie.
Mehr Details zur Dokumentenmanagementlösung

Unternehmensweiter Zugriff
Sie wollen auch weiteren Mitarbeitern, die nicht direkt mit der HS Auftragsbearbeitung arbeiten, den Zugriff auf die im HS Dokumentenmanagement abgelegten Dokumente und Informationen ermöglichen? Dann informieren Sie sich im Bereich Archiv & DMS, wie Sie z.B. Ihrem Außendienst über Tablets oder Smartphones Ihre archivierten Angebote und Rechnungen digital zur Verfügung stellen.
Mehr Details zum HS Dokumentenmanagement

Broschüre zum HS Dokumentenmanagement

Service bei HS

Viele glauben, die Basis der digitalen Welt seien 0 und 1. Bei HS wissen wir: Die Basis der digitalen Welt sind Menschen - 0 und 1 bzw. die Software sind nur Werkzeuge.

Software ...

Es geht um Menschen, die Aufgaben erledigen wollen. Dabei soll es besonders schnell, einfach, sicher, komfortabel, zuverlässig oder verständlich zugehen. Software ist nur ein Mittel für diesen Zweck. Gute Software wird von Menschen gemacht, die sich in die Nutzer hineinversetzen. Sie fragen sich, welche Aufgaben und Wünsche die Nutzer haben und programmieren dann eine Software dafür. Dazu braucht es Praxiswissen, Fachkompetenz, Empathie und Erfahrung.

... & Service

Doch selbst gute Software ist nur der eine Teil: So verschieden wie Menschen sind, so verschieden sind ihre Anforderungen, wenn es um die Unterstützung beim Einsatz der Software geht. HS bietet daher ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, die sich zum passgenauen Paket für die individuellen Anforderungen zusammenstellen lassen. Dabei schöpfen wir aus den Erfahrungen unserer langjährigen Firmengeschichte sowie aus dem reichen Schatz an Erfahrungen und Fähigkeiten der Menschen bei HS.

  • HS Akademie - macht Sie fit für die Praxis
  • Unsere Anwenderhotline - immer kompetent, erreichbar und verständlich
  • Online-Support direkt an Ihrem Rechner - schnell, nah und individuell
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Schaubild Software & Service bei HS

Interesse an der Archivlösung?

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