Ab 1. Januar 2018 müssen Arbeitgeber der Finanzbehörde die aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten bei Lohnsteuer-Außenprüfungen über eine amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle elektronisch bereitstellen. Dies gilt unabhängig von der eingesetzten Entgeltabrechnungssoftware des Arbeitgebers.
Bereits seit einigen Jahren gibt es einen amtlichen Standarddatensatz für die elektronische Bereitstellung lohnsteuerlicher Daten bei finanzbehördlichen Außenprüfungen: die digitale Lohnschnittstelle, kurz: DLS. Da sich eine flächendeckende Anwendung der DLS auf freiwilliger Basis bislang jedoch nicht erzielen ließ, hat der Gesetzgeber deren Einführung mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 verbindlich festgeschrieben.
Für die ab Januar 2018 aufzuzeichnenden Daten ist die DLS somit verpflichtend anzuwenden. Durch den einheitlichen Schnittstellenstandard soll der Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, erleichtert werden – und zwar unabhängig vom Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers. Gesetzgeber und Finanzverwaltung versprechen sich davon, dass Lohnsteuer-Außenprüfungen künftig schneller und effizienter verlaufen und dass im Idealfall keine Papierunterlagen mehr bereitgestellt werden müssen. Das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO auf prüfungsrelevante steuerliche Daten ("digitale Betriebsprüfung") bleibt von der Anwendung der DLS unberührt.
Die Umsetzung der digitalen Lohnschnittstelle erfolgt durch die Softwarehersteller. Zusätzliche Maßnahmen durch den Arbeitgeber sind in der Regel nicht erforderlich. Zur Vermeidung unbilliger Härten können in begründeten Fällen die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden.