Dokumentenmanagementsysteme (DMS) setzen sich im Mittelstand zunehmend durch. Allerdings gilt: je kleiner das Unternehmen, desto größer die Zurückhaltung. Dabei können sogar Kleinstfirmen mit Hilfe passender elektronischer Lösungen ihre Effizienz steigern und Einsparungen erzielen.
Immer wieder zum Jahreswechsel verbrauchen Unternehmen besonders viel Druckertinte, Toner und Papier. Weil es der Gesetzgeber so will, müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen archiviert werden. Die Palette der aufbewahrungspflichtigen Dokumente reicht von Kontoblättern aus der Finanzbuchhaltung über Lohnsteuerbescheinigungen bis zu Rechnungen.
Teures Festhalten am Papier
Der Druck- und Ablagemarathon kostet die Firmen Geld und Zeit. Hinzu kommt der laufende Aufwand für das unterjährige Handling und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art. Eine zusätzliche Herausforderung für das papierbasierte Dokumentenarchiv ergibt sich aus der rechtlichen Vorgabe, empfangene elektronische Originale auch elektronisch aufzubewahren – und zwar in auswertbarer Form. Die Nutzung eines DMS könnte den Unternehmen helfen, viele Arbeitsschritte zu automatisieren und zu optimieren. Dadurch ließen sich der Zeitaufwand und die Kosten deutlich senken.
Dennoch gaben bei einer Umfrage des Beratungs- und Marktforschungsunternehmens Dokulife kürzlich knapp 41 Prozent der Unternehmen aus dem unteren Mittelstand (11 bis 50 Mitarbeiter) an, kein solches System zu benötigen. Bei Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern verzichten sogar vier Fünftel der Befragten auf eine elektronische Lösung für das Dokumentenmanagement. Ein Grund für die Zurückhaltung dürfte sein, dass insbesondere kleinere Firmen bei der Einführung eines DMS hohe und kaum kontrollierbare Projektkosten befürchten. Ein weiterer Hemmschuh ist die fehlende Eignung vieler angebotener Lösungen – oft sind sie viel zu umfangreich.
Schrittweise ins DMS einsteigen
Mit seinen Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen trägt HS den Bedenken von Unternehmern und IT- Verantwortlichen Rechnung. „Bevor wir die Software einführen, analysiert ein spezialisiertes Beraterteam zunächst die Anforderungen und erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden eine bedarfsgerechte Lösung“, sagt Jan Spangl, der Leiter der IT-Beratung bei HS. Dabei legen die Spezialisten in jedem Projektstadium Wert auf Transparenz. „Die Kunden sollen genau wissen, was auf sie zukommt – sowohl hinsichtlich der funktionellen Möglichkeiten als auch im Hinblick auf die Kosten“, betont der IT-Berater. Gerade kleineren Firmen empfiehlt er häufig, schrittweise in das Thema Dokumentenmanagement einzusteigen. Dank des modularen Aufbaus der Software sei das leicht umzusetzen.
„Die Kunden starten mit unserer Archivlösung, die in ihr Programm zur Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung integriert wird. So können sie sich langsam an das digitale Arbeiten gewöhnen und bereits dessen Vorteile nutzen“, sagt Spangl. Bei steigenden Anforderungen sei dann jederzeit ein Wechsel zur HS Dokumentenmanagementlösung möglich. Diese biete zahlreiche zusätzliche Funktionen für das Arbeiten mit digitalen Dokumenten und könne darüber hinaus optional beispielsweise auch für den mobilen Zugriff über Android-Geräte oder iPads eingerichtet werden, so der IT-Berater.