Ineffiziente Suchvorgänge kosten Unternehmen viel Geld und Zeit. Das Dokumentenmanagementsystem von HS beschleunigt und erleichtert das Finden von Informationen. Künftig ist es mit der Lösung möglich, per Volltextrecherche nach den Inhalten von Dokumenten, Notizen und Schlagwörtern zu suchen.
Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist in Zeiten der Digitalisierung wichtiger denn je. Immer mehr Anwender der Software von HS nutzen zu diesem Zweck das HS Dokumentenmanagement. (DMS). Dieses dient zunehmend nicht mehr nur als Archiv, sondern als eine unternehmensweite Plattform, auf der Informationen aus internen und externen Quellen in digitalen Akten abgelegt und verwaltet werden.
Nicht immer zielführend: die Schlagwortsuche
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Lösung gegenüber papierbasierten Prozessen besteht darin, dass die Benutzer an jedem Ort und zu jeder Zeit auf abgelegte Informationen zugreifen können. Hierzu werden beispielsweise aufbewahrungspflichtige Dokumente aus den HS-Anwendungen (z.B. HS Finanzbuchhaltung) beim Drucken bzw. beim e-mail-Versand automatisch verschlagwortet. Diese Dokumente lassen sich später über die Schlagwortsuche leicht wiederfinden. Zusätzlich enthalten die HS-Anwendungen (z.B. HS Auftragsbearbeitung) diverse Abfragefunktionen für die Suche nach programmintern erstellten Dokumenten. Bei externen Dokumenten, die das Unternehmen von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Sozialversicherungsträgern etc. erhält, sieht die Situation hingegen oft anders aus. Hier ist eine manuelle Verschlagwortung notwendig, die häufig jedoch nur rudimentär erfolgt. Deshalb führt die Schlagwortsuche in solchen Fällen mitunter nicht zum Ziel – und es bedarf weiterer Suchmechanismen.
"Per Volltextsuche im HS Dokumentenmanagement findet man auch unzureichend verschlagwortete Dokumente."
Andrea Haudel
Produktmanagement
HS - Hamburger Software
Auch programmunabhängig nutzbar: Volltextsuche im DMS
Ab den kommenden Versionen (Auftragsbearbeitung ab Version 3.00, Finanzbuchhaltung ab Version 2.70, Lohnabrechnung und Personalmanagement ab Version 2.90) bieten die Programme von HS zusätzlich die Möglichkeit, im DMS über die jeweilige Benutzeroberfläche der einzelnen Anwendung nach Volltext zu suchen. Diese Funktion steht im Bereich der Abfragen sowie in den Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern usw. zur Verfügung. Aber auch Mitarbeiter, die kein HS-Programm nutzen, können – eine entsprechende Berechtigung vorausgesetzt – zum Beispiel über den „HS Dokumentenmanager Pro“ auf das Dokumentenmanagement zugreifen und eine Volltextsuche durchführen.
Breiter Suchradius
Über die Volltextsuche lassen sich die Inhalte von Dokumenten (PDF-Dateien, Microsoft-Word-Dateien usw.) sowie Notizen zu Dokumenten durchsuchen. PDF-Dateien, die als Anhang einer e-mail im DMS abgelegt sind, werden ebenfalls einbezogen. Darüber hinaus kann im Rahmen der Volltextsuche nach Inhalten von Schlagwörtern gesucht werden. Voraussetzung ist, dass der Benutzer das gesuchte Schlagwort in den Einstellungen zum HS DMS entsprechend gekennzeichnet hat. Wurde ein Schlagwort nicht für die Volltextsuche gekennzeichnet, besteht die Möglichkeit einer kombinierten Suche nach Schlagwörtern und Dokumentinhalten. Zu beachten ist, dass im Rahmen der Volltextsuche nur „durchsuchbare“ Dokumente berücksichtigt werden. Die meisten digitalen Dokumente, die mit ERP-Systemen, Microsoft Office oder e-mail-Programmen erzeugt werden, erfüllen dieses Kriterium. Papierdokumente sollten beim Scannen mithilfe optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition – OCR) in einen am Computer bearbeitbaren Text umgewandelt werden.