E-Rechnungen sind ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Unternehmen. In dieser Form gestellte Rechnungen erleichtern und beschleunigen die Verarbeitung. Ab dem 27.11.2020 sind zudem alle Auftragnehmer des Bundes (Deutschland) verpflichtet, Rechnungen ab einer Höhe von € 1.000,- netto ausschließlich elektronisch und in strukturierter Form zu stellen. Neben dem Bund gilt dies ggf. auch für Länder und Kommunen.
Neu in HS Auftragsbearbeitung / HS Auftragsmanager sind die Formate der E-Rechnung, XRechnung (EN 16931) und ZUGFeRD 2.1 (EN 16931), sowie die Möglichkeit, eine XRechnung zu exportieren.
Was ist vorab zu klären?
Sie erfragen vorab vom Rechnungsempfänger / Auftraggeber:
- das gewünschte Format: Öffentliche Auftraggeber verwenden i.d.R. XRechnung
- den Übermittlungsweg: Hochladen im gewünschten Portal oder Versenden per E-Mail?
- im Falle des öffentlichen Auftraggebers das Verwenden der Leitweg-ID.
Ggf. verwenden Sie eine GLN (Globale Lokationsnummer) zu Ihrer Identifikation. Diese Nummer ist kein Muss, erleichtert jedoch den Rechnungsverkehr
Wie schreiben Sie eine E-Rechnung in der Anwendung?
- Sie aktivieren im Arbeitsgebiet Firma unter Einstellungen / Funktionen per Klick die Option E-Rechnung. Grundsätzliche Angaben erfassen Sie unter Einstellungen / E-Rechnung, z.B. das Format
- Geben Sie in unter Stammdaten / Kunde für Ihre E-Rechnungskunden auf der Registerkarte Verkaufsdaten das Format sowie ggf. die Leitweg- ID/Referenz-ID des Kunden an
- Dasselbe gilt für den Beleg, Registerkarte Kunde
Zum Erzeugen einer E-Rechnung gehen Sie wie folgt vor:
XRechnung: Mit Klick auf die neue Schaltfläche in der Symbolleiste: XRechnung exportieren:
Die so erstellte XML-Datei können Sie im Portal hochladen, welches Sie mit dem Rechnungsempfänger vereinbart haben. Alternativ können Sie die XRechnung mit der Schaltfläche auch direkt beim E-Mail-Versand erstellen.
ZUGFeRD-Rechnung: Wie bisher versenden Sie die Rechnung entweder als E-Mail mit automatischem PDF-Anhang oder exportieren die Rechnung als PDF zur weiteren Verwendung.