Der Fiskus nimmt elektronische Registrierkassen ins Visier: Unternehmen mit digitaler Kasse dürfen in Deutschland ab 1. Januar 2017 nur noch Kassensysteme einsetzen, die jeden Einzelumsatz aufzeichnen. Zudem müssen die Einzelbons mindestens zehn Jahre lang GoBD-konform aufbewahrt werden.
Bis zu zehn Milliarden Euro entgehen dem deutschen Staat nach Angaben des nordrhein-westfälischen Finanzministeriums jährlich durch falsch oder nicht erfasste Umsätze. Solchen Manipulationen will der Fiskus seit Längerem einen Riegel vorschieben. Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie Einzelhandel und Gastronomie, rücken deshalb zunehmend in den Fokus von Betriebsprüfungen. Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ("Kassenrichtlinie 2010") deutlich gemacht, was es von den Benutzern elektronischer Kassen erwartet: Jeder Bon ist einzeln und unveränderbar zu speichern und mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Fachleute sprechen hierbei von der Einzelaufzeichnungspflicht.
Richtlinie gilt für alle Nutzer elektronischer Kassen
Die Vorgaben der Kassenrichtlinie sind also keineswegs neu, dennoch erfüllen viele betroffene Unternehmen sie bislang nicht. Statt der geforderten Einzelaufzeichnung werden die Einzelverkaufsdaten am Ende des Tages auf Tagessummenendbons, den sogenannten Z-Bons, zusammengefasst und auf Papier ausgedruckt. Die Tageseinzeldaten werden dabei in der Regel gelöscht. Bisher drückten die Finanzbehörden angesichts dieser Praxis ein Auge zu. Ab kommendem Jahr dürfte jedoch ein schärferer Wind wehen, denn am 31. Dezember 2016 endet die Übergangsphase zur Umsetzung der Kassenrichtlinie.
Nach dem Jahreswechsel genügen die Z-Bons und ihre alleinige Aufbewahrung in Papierform nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Wer dann eine elektronische Kasse einsetzt, die nicht den Vorgaben der Kassenrichtlinie entspricht, läuft Gefahr, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung die Kassenaufzeichnung verwirft und Einnahmen hinzuschätzt – was für das Unternehmen teuer werden kann. Die gute Nachricht für kleinere Betriebe, die keine elektronische Registrierkasse einsetzen: Eine Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland derzeit nicht vorgesehen. Die Kasse darf somit weiterhin manuell geführt werden.
Ordnungsmäßige Belegaufbewahrung nach GoBD
Weit über 90 Prozent der stationären Händler in Deutschland setzen nach Schätzungen des Handelsverbands HDE jedoch bereits digitale Kassensysteme ein. Und auch in anderen bargeldintensiven Branchen, etwa bei Dienstleistern und Gastronomen, sind elektronische Kassen weit verbreitet. Für alle Unternehmen gilt: Neben der Kassenrichtlinie müssen zusätzlich die Vorgaben der GoBD beachtet werden. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen, wie zum Beispiel Kassenbons, auch zwingend elektronisch und unveränderbar zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig zehn Jahre. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit und unverzüglich in einer elektronisch auswertbaren Form zur Verfügung gestellt werden können, etwa bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung. Darüber hinaus schreiben die GoBD den Unternehmen vor, für die Kassenführung eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Diese muss unter anderem eine allgemeine Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen), eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthalten.
HS-Modul Kasse erfüllt die Vorgaben
Nutzer des Erweiterungsmoduls Kasse zur HS Auftragsbearbeitung erhalten vor dem Jahreswechsel eine neue Version ihrer Lösung, die sie bei der Umsetzung der Kassenrichtlinie und der GoBD-Vorgaben unterstützt. Des Weiteren erfüllt das Kassenmodul von HS auch die Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich. Hierzu wurde die Software technisch und funktionell komplett überarbeitet. Über eine neue Datenexportfunktion lassen sich zum Beispiel die Belegdaten jederzeit unverzüglich und maschinell auswertbar den Finanzbehörden zur Verfügung stellen. Dabei lässt sich der Auswertungszeitraum variabel auswählen. Auch in puncto Komfort hat sich etwas getan: Beispielsweise unterliegt die Anzahl der Benutzer pro Kasse nun keiner Beschränkung mehr. Darüber hinaus ist der Bildschirm der Kasse skalierbar und kann auf die gewünschte Größe eingestellt werden. Und während des Kassiervorgangs lassen sich in der Artikelsuche auf Wunsch nur die Artikel anzeigen, die einen Lagerbestand aufweisen.
Ab April 2017 in Österreich in Kraft: Registrierkassensicherheitsverordnung
In Österreich besteht, anders als in Deutschland, seit Anfang 2016 eine Registrierkassenpflicht. Unternehmen mit einem Netto-Jahresumsatz von mindestens 15000 Euro und einem Barumsatz von mehr als 7500 Euro sind verpflichtet, Bareinnahmen einzeln mit einem elektronischen Kassensystem zu erfassen. Zusätzlich tritt in Österreich am 1. April 2017 die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft. Die RKSV soll gewährleisten, dass Manipulationen an Registrierkassen nicht mehr möglich sind. Registrierkassen müssen dann über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen (Signaturerstellungseinheit), durch die die Einzelumsätze mittels einer Signatur miteinander verkettet werden. Jeder Barbeleg erhält damit eine digitale Signatur (QR-Code), die auf den Beleg gedruckt wird.
Mit dem Erweiterungsmodul Kasse zur HS Auftragsbearbeitung sind Unternehmen ab der Version 2.90 für die RKSV gerüstet. Die Software verwendet die Sicherheitseinrichtung des österreichischen Zertifizierungsdiensteanbieters A-Trust, die im Vorwege zu installieren ist. Für die Inbetriebnahme der Kasse sowie für weitere erforderliche Folgemeldungen ist eine Registrierung bei FinanzOnline, dem E-Government-Portal der österreichischen Finanzverwaltung, durchzuführen.