Das einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren und dadurch Kosten einzusparen und Prozesse zu optimieren.
Rund vier Wochen lang legte ein Streik bei der Deutschen Post im Sommer 2015 die Briefzustellung lahm. Für zahlreiche Unternehmen bedeutete das finanzielle Einbußen durch unbezahlte Rechnungen und verstrichene Skontofristen. Die streikbedingten Probleme dürften bei manchem Verantwortlichen einen Umdenkprozess in Gang gesetzt haben – weg von der Papierrechnung, hin zur elektronischen Rechnungsstellung. Mit der neuen Version 2.80 der HS Auftragsbearbeitung trägt HS - Hamburger Software dem Trend zur Digitalisierung verstärkt Rechnung.
Rechnungsversand per e-mail
Die Warenwirtschaftssoftware ermöglicht den Benutzern, neben Verkaufs- und Einkaufsbelegen nun auch Ausgangsrechnungen in Form einer angehängten PDF/A-3-Datei per e-mail zu versenden. Weitere Dateien, die mitverschickt werden sollen (z.B. Leistungsbeschreibungen, allgemeine Geschäftsbedingungen), lassen sich in die Rechnungsdatei einbetten. Der Empfänger erhält somit eine e-mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.
Das PDF/A-3-Format erleichtert Versendern und Empfängern außerdem die Archivierung von Rechnungen nach den GoBD. Das gilt auch für ergänzende Rechnungsbestandteile wie Leistungsbeschreibungen, die für den Vorsteuerabzug relevant sind. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung brauchen hierzu in den Stammdaten für eine Belegartgruppe (z.B. Angebote, Rechnungen) lediglich einmalig die Option "Dokumentenanhänge als Anlagen ins PDF-Dokument aufnehmen" zu aktivieren.
Standardkonforme Rechnungserstellung im ZUGFeRD-Format
Besonders interessant für Unternehmen ist die neue Möglichkeit, mit den HS-Programmen Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format zu versenden. ZUGFeRD lässt sich in verschiedenen Varianten nutzen, die sich hinsichtlich des Datenumfangs unterscheiden. Die HS Auftragsbearbeitung verwendet das "Comfort-Profil". Dieses Paket stellt, neben den Rechnungsdaten für die elektronische Archivierung ("Basic-Profil"), zusätzliche Daten für eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger bereit.
Die Rechnungsdaten werden als strukturierte XML-Datei zusammen mit dem Belegbild in die PDF/A-3-Datei eingebettet. Vorteil des XML-Formats: Finanzbuchhaltungsprogramme können ZUGFeRD-Rechnungen damit ohne OCR-Erkennung halb automatisch vorkontieren. Dadurch vermeiden die Benutzer Fehler. Außerdem werden die innerbetrieblichen Abläufe beschleunigt. Das Einsparpotenzial ist beträchtlich: Laut Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) sinken die Prozesskosten auf Empfängerseite um bis zu 15 Euro pro Eingangsrechnung. Insbesondere Großunternehmen verlangen daher von ihren Lieferanten, Rechnungsdaten in strukturierter Form elektronisch zu übermitteln. Aber auch im Mittelstand und bei Verbrauchern kommt das papierlose Verfahren gut an: Untersuchungen des BMWi zufolge akzeptieren inzwischen 97 Prozent der Neukunden elektronische Rechnungen.
Elektronische Archivierung nach GoBD
Hinsichtlich der Aufbewahrung gelten klare umsatzsteuerrechtliche Vorgaben: Versender und Empfänger müssen elektronische Rechnungen in dem Format archivieren, in dem sie verschickt bzw. empfangen wurden – also ebenfalls elektronisch. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts dauerhaft gewährleistet sein. Die GoBD weisen darauf hin, dass die Ablage elektronischer Rechnungen in einem Dateisystem – ohne zusätzliche Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit sicherstellen – nicht ausreicht.
Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können die Vorgaben mithilfe der HS Archivlösung umsetzen. Das System archiviert beispielsweise ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen beim e-mail- Versand automatisch als PDF/A-3-Datei und ermöglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung. Die e-mail als Trägermedium braucht laut GoBD nicht archiviert zu werden, solange sie keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) haben gemeinsam eine "Muster- Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege" erarbeitet. Diese beschreibt den Prozess der elektronischen Rechnungserstellung und -archivierung. Experten empfehlen Unternehmen, die Verfahrensbeschreibung als Vorlage zu nutzen und individuell zu ergänzen.
Vorteile der elektronischen Rechnung
- Niedrigere Kosten für Lagerfläche, Aktenordner, Papier und Druckerverbrauchsmaterial
- Schnellere Bezahlung (laut Bundeswirtschaftsministerium im Schnitt 5,3 Tage früher als bei Papierrechnungen)
- Entlastung der Mitarbeiter von Ablagetätigkeiten
- Einsparungen von bis zu 6,90 Euro pro Ausgangsrechnung (Deutsche Bank Research) und bis zu 15 Euro pro Eingangsrechnung (Bundeswirtschaftsministerium)
Rechtliche Anforderungen
- Auch elektronische Rechnungen müssen gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
- Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten. Der Gesetzgeber geht von Einvernehmen aus, wenn der digitale Rechnungsaustausch praktiziert und stillschweigend gebilligt wird.
- Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein. Hierzu reicht es aus, im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herzustellen.
- Jede elektronische Rechnung muss revisionssicher und elektronisch archiviert werden
- Die umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungsdauer beträgt zehn Jahre.
Weitere Informationen zu ZUGFeRD: www.ferd-net.de