Wissenswertes
Der e-mail-Versand von Belegen ist bequemer als der Postversand, außerdem spart man Geld, Papier und Zeit. Hier lernen Sie die erforderlichen Einstellungen für die Anwendungen HS Auftragsbearbeitung und HS Auftragsmanager kennen und erhalten Tipps, wie Sie noch komfortabler arbeiten können.
Nehmen Sie in der Warenwirtschaftssoftware von HS folgende Einstellungen vor:
- Richten Sie unter Firma → Beleg → e-mail-Einstellungen den Belegversand per e-mail ein. Tipp: Tragen Sie in das Feld "Blindkopie an" Ihre eigene e-mail-Adresse ein. So können Sie versendete e-mails in Ihrem e-mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook) verwalten.
- Auf der Ebene "Texte" richten Sie häufig wiederkehrende Texte einmalig ein, z.B. den Betreff.
- Für Ihre Belegarten sowohl im Verkauf als auch im Einkauf (nur bei Einsatz des Erweiterungsmoduls Bestellwesen zur HS Auftragsbearbeitung) stellen Sie e-mails als Ausgabestandard ein. Gegebenenfalls benötigen Sie eine andere (neue) Druckvorlage. Eine Rechnungskopie an eine feste e-mail-Adresse, beispielsweise an Ihr Lager, ist per Duplikatversand möglich.
- Geben Sie in den Stammdaten der Kunden und Lieferanten die e-mail-Adressen an und wählen Sie auf der Registerkarte "Kennzeichen" die Möglichkeit zum e-mail-Versand.
- Auch benutzerspezifische Angaben sind möglich. Geben Sie diese im Arbeitsgebiet Datei → Berechtigungsprofil → Benutzerangaben für den gewünschten Benutzer auf der Registerkarte "e-mail-Versand" an. Voraussetzung: Der e-mail- Versand ist bereits in der Firma eingerichtet (siehe oben). Beachten Sie: Benutzerspezifische Angaben haben Vorrang vor Firmen- und Belegarteinstellungen.
- In Belegen können Sie das Symbol "@" für den e-mail-Versand nutzen. Der Beleg sowie eventuelle Anhänge werden als PDF mit der e-mail versendet. Zum gleichzeitigen Versenden mehrerer Belege per e-mail nutzen Sie das Fenster "Drucken" auf der Registerkarte "Belege".
Weitere Tipps
- Per Kontextmenübefehl (rechte Maustaste) können Sie alle Belege für den Versand kennzeichnen oder die Kennzeichnung entfernen.
- Sie können in allen Textfeldern (z.B. im Betreff) mit Platzhaltern arbeiten (z.B. für Belegnummern). Bei Einsatz des Erweiterungsmoduls Fremdsprachen/-währung (nur HS Auftragsbearbeitung) werden diese in die von Ihnen verwendeten Sprachen übersetzt.