Vor allem Kleinunternehmen und kleinere Mittelständler lassen ihre Finanzbuchhaltung häufig von einem Steuerberater erledigen. Dabei spricht vieles dafür, die Bücher selbst zu führen.
Keine Zeit, kein Personal, keine Ahnung – fragt man Unternehmer, weshalb sie ihre Finanzbuchhaltung von einem Dienstleister durchführen lassen, lautet die Antwort meistens: "Wir möchten uns ganz auf unser Geschäft konzentrieren und nicht mit Buchhaltung auseinandersetzen." Diese Vogel-Strauß- Taktik mag nachvollziehbar sein, doch sie funktioniert nicht. Denn auch wenn ein Unternehmer seine Finanzbuchhaltung teilweise oder komplett auslagert, bleibt er für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Sinne der GoBD stets selbst verantwortlich. Zudem befreit das Outsourcing von Buchhaltungsprozessen ein Unternehmen nicht von der Aufgabe, steuerlich relevante Belege zu sammeln und spätestens zum Jahresabschluss an den Steuerberater weiterzuleiten. Dann folgen in der Regel Abstimmungstermine mit dem Berater, beispielsweise um Belege zuzuordnen. Kurzum: Das Thema Buchhaltung holt einen in der einen oder anderen Form immer wieder ein.
Überblick über die Unternehmenssituation
Wer die Buchführung nur als gesetzliche Pflicht mit lästigen Nebenwirkungen begreift, übersieht zudem die Vorzüge einer inhouse geführten Finanzbuchhaltung. So stehen einem beispielsweise mithilfe leistungsfähiger Software jederzeit aktuelle Geschäftszahlen und Auswertungen zur Verfügung, sei es zu den Forderungen und Verbindlichkeiten, zur Liquidität oder zur Kostensituation. Die dadurch gewonnene Transparenz erleichtert und verbessert die Unternehmenssteuerung, weil Entscheidungen auf der Basis von belastbarem Zahlenmaterial und nicht nach Bauchgefühl getroffen werden.
"Mit unserer Fibusoftware greifen wir schnell auf die Buchhaltungsdaten zu und sind mit wenigen Klicks über die aktuelle finanzielle Lage informiert. Weitere Vorteile sind unter anderem das übersichtliche Management der offenen Posten und das Mahnwesen."
Mandy Lange,
Buchhalterin bei Crystal Marine Germany,
nutzt die HS Finanzbuchhaltung.
Datenhoheit und schneller Zugriff
Oft müssen sich Unternehmer im hektischen Tagesgeschäft zügig entscheiden, wie sie die finanziellen Betriebsmittel einsetzen möchten. Es ist daher besser, die entscheidungsrelevanten Informationen sofort im Haus zu haben, wenn sie benötigt werden, als zunächst beim externen Dienstleister nachfragen zu müssen. Die Hoheit über die eigenen Finanzdaten und der schnelle Zugriff per Software verkürzen die Entscheidungswege und steigern somit die Handlungs- und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.
Effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Der Einsatz einer Finanzbuchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle optimiert darüber hinaus die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Indem das Unternehmen Routine- Buchhaltungstätigkeiten oder sogar den Jahresabschluss selbst erledigt, senkt es zum einen die Honorarkosten. Zum anderen kann es die Expertise des Dienstleisters nun verstärkt in dem Bereich in Anspruch nehmen, für den man ihn tatsächlich benötigt – in der steuerlichen Beratung. Ein weiterer Vorteil: Der reibungslose Datenaustausch zwischen der Fibusoftware des Unternehmens und dem DATEV-System des Steuerberaters beschleunigt den Workflow und senkt für beide Seiten den Aufwand.
Mit leistungsfähiger Software kein Hexenwerk
Standhafte Buchhaltungsverweigerer mögen einwenden, bei der Finanzbuchhaltung gebe es so viel zu beachten, dass ein Einsteiger kaum durchblicke. Richtig ist: Wir haben es hier mit einem besonders gründlich durchregulierten kaufmännischen Bereich zu tun, der einen hohen Strukturierungsgrad aufweist. Genau deshalb lässt sich die Finanzbuchhaltung so gut und effektiv mithilfe von Software abbilden. Heutige Fibulösungen machen es dabei mit zahlreichen Programmassistenten auch Einsteigern leicht, ihre buchhalterischen Pflichten von der Umsatzsteuer- Voranmeldung bis zur E-Bilanz zu erfüllen. Zusätzlich optimiert die Software die Arbeitsabläufe, und die Benutzer wachsen immer mehr in ihre Aufgaben hinein.
Vorteile einer Inhouse-Lösung
- Lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle
- Permanenter Zugriff auf Daten für unternehmerische Entscheidungen
- Frühzeitige Abwendung finanzieller Probleme durch laufendes Controlling
- Leichte Erfüllung der Kooperationspflichten bei Betriebsprüfungen
- Mögliche Steuerersparnis durch nachvollziehbare Geltendmachung aller Betriebsausgaben
- Verbessertes Bankrating aufgrund größerer betriebswirtschaftlicher Transparenz