Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im November 2014 das lange erwartete Schreiben zu den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Zum 1. Januar 2015 sind die GoBD in Kraft getreten.
Wie Unternehmen ihre Buchführungssysteme einzusetzen und elektronische Dokumente ordnungsgemäß zu behandeln haben, war bisher in drei Schreiben des BMF geregelt: den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) vom 7. November 1995, den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) vom 16. Juli 2001 sowie den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22. Januar 2009.
Ziel: Klarheit für Unternehmer und Betriebsprüfer
Per BMF-Schreiben vom 14. November 2014hat die Finanzverwaltung die Vorgaben in den GoBD zusammengefasst und dabei inhaltlich an die technische Entwicklung der vergangenen Jahre angepasst. Geregelt werden darin das Erfassen von Belegen innerhalb einer bestimmten Frist, die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, Aufbewahrungspflichten und noch vieles mehr. Ziel ist es, mehr Klarheit für Unternehmer und Betriebsprüfer zu schaffen – etwa hinsichtlich des Umgangs mit elektronischen Kontoauszügen oder gescannten Dokumenten.
Kritik von Wirtschaft und Verbänden
Der Veröffentlichung der GoBD waren längere Diskussionen zwischen Finanzverwaltung und Privatwirtschaft vorausgegangen. Im April 2014 hatte das BMF einen überarbeiteten Entwurf der GoBD vorgelegt. Wirtschaft und Verbände begrüßten den Vorstoß der Verwaltung zwar grundsätzlich. Zugleich übten sie jedoch Kritik: So seien viele der schon zuvor geforderten Änderungen weiterhin nicht berücksichtigt worden, hieß es. Insbesondere ein Passus, demzufolge die Finanzbehörde vom Steuerpflichtigen verlangen kann, dass er die aufzubewahrenden elektronischen Unterlagen auf seine Kosten ganz oder teilweise ausdruckt, erregte die Gemüter.
Darüber hinaus kritisierte beispielsweise die Deutsche Kreditwirtschaft das Fehlen von Übergangsfristen. Die Unternehmen bräuchten ausreichend Zeit, um die Anforderungen der GoBD, die über die der GoBS bzw. GDPdU hinausgehen, umsetzen zu können, so der Verband in einer Stellungnahme. Bemängelt wurde des Weiteren, dass die von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) in mehrjähriger Arbeit erstellten GoBIT (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz) im BMF-Entwurf kaum Eingang gefunden haben.
Problematisch sind nach Einschätzung von Juristen außerdem die zahlreichen unbestimmten Rechtsbegriffe. Diese gelte es in der Praxis baldmöglichst zu klären. Zudem enthielten einige Regeln keine Konsequenzen für den Fall, dass der Betriebsprüfer einen Verstoß gegen die GoBD feststellt. Und an manchen Stellen beschreibe der Entwurf den Regelfall, ohne auf die Ausnahmen einzugehen.
Kaum Änderungen gegenüber Entwurfsfassung
Die in der im November 2014 veröffentlichten Fassung vorgenommenen Änderungen der GoBD gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art. Beispielsweise wurden Überschriften eingefügt. Da sich die GoBD sowohl auf Großunternehmen als auch auf Kleinbetriebe beziehen, wird an zahlreichen Stellen darauf hingewiesen, dass sich die einzelnen Anforderungen an der Betriebsgröße sowie an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren. Inhaltlich hat sich gegenüber der Entwurfsfassung nach Aussage des BMF lediglich geändert, dass die Dauerfristverlängerung herausgenommen wurde. Der Grund: Jahreszahler oder Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen würden bei Abstellen auf eine Dauerfristverlängerung schlechter gestellt als Monatszahler mit Dauerfristverlängerung.