Die Maßnahmen gegen manipulierte Kassen nehmen weiter Gestalt an: Im Juli 2017 haben der Deutsche Bundestag und der Bundesrat die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) auf den Weg gebracht. Diese präzisiert die technischen Anforderungen an elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.
Durch manipulierte Kassen entgehen dem deutschen Staat jährlich Steuereinnahmen in Milliardenhöhe, wie das nordrhein-westfälische Finanzministerium errechnet hat. Die Finanzverwaltung ist deshalb seit Längerem bestrebt, dem Steuerbetrug durch falsch oder nicht erfasste Umsätze einen Riegel vorzuschieben. Bereits im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ("Kassenrichtlinie 2010") hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) formuliert, wie Nutzer elektronischer Kassen ihre digitalen Grundaufzeichnungen vorzuhalten haben: nämlich für mindestens zehn Jahre in jederzeit verfügbarer, unverzüglich lesbarer und maschinell auswertbarer Form. Auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sowie Organisationsunterlagen, beispielsweise Bedienungsanleitungen, fallen unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Des Weiteren ist eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten.
Unveränderbarkeit der Kassendaten
Ein anderes großes Thema – neben der Aufbewahrung – ist die Unveränderbarkeit der Kassendaten. Der erste grundlegende Schritt der öffentlichen Hand war hier das Ende 2016 verkündete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ("Kassengesetz"). Ab 2020 müssen computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht. Mit dieser Maßnahme soll insbesondere gewährleistet werden, dass alle Kasseneingaben sowie spätere Änderungen an den Daten protokolliert werden. Darüber hinaus müssen ab dem 1. Januar 2020 alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme einen Monat nach Inbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden.
Kassensicherungsverordnung regelt Manipulationsschutz
Mit der im Juli 2017 verabschiedeten Kassensicherungsverordnung hat der Gesetzgeber den Weg frei gemacht für die Ausgestaltung der technischen Anforderungen an den neuen Manipulationsschutz. Das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll in den kommenden Monaten in Abstimmung mit dem BMF die technischen Richtlinien und Schutzprofile festlegen. Auch die Bundesländer und die betroffenen Verbände sollen in diesen Prozess einbezogen werden.
Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert zudem das Verfahren zur Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen (§ 7 KassenSichV). Demnach gelten § 9 des BSI-Gesetzes sowie die BSI-Zertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17. Dezember 2014. Der Antrag auf Zertifizierung kann auch durch vom BSI anerkannte sachverständige Stellen geprüft und bewertet werden. Die Kosten der Zertifizierung trägt der Antragsteller, zum Beispiel der Hersteller der Sicherheitseinrichtung (§ 7 Abs. 2 S. 1 KassenSichV; BT-Drs. 18/12221, S. 14).
Darüber hinaus stellt die Kassensicherungsverordnung klar, dass die neuen Vorgaben nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen gelten. Geräte wie zum Beispiel Taxameter und Wegstreckenzähler, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten oder Buchhaltungsprogramme fallen dagegen ausdrücklich nicht unter den Anwendungsbereich der Verordnung.
Hinweis für Nutzer des Moduls Kasse von HS
Die HS Programme zur Auftragsbearbeitung und das Erweiterungsmodul Kasse erfüllen bereits ab Version 2.90 die aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Über technische Anpassungen, die aufgrund des Kassengesetzes und der Kassensicherungsverordnung künftig notwendig werden, wird HS rechtzeitig informieren.
Weitere Neuregelungen zur Kasse:
Kassen-Nachschau ab Januar 2018
Ab 1. Januar 2018 dürfen die Finanzämter im Rahmen einer Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Unternehmens die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben prüfen. Jedes Unternehmen ist zur Mitwirkung verpflichtet.
Belegausgabepflicht ab Januar 2020
Wie in Österreich bereits seit 2017 gilt in Deutschland ab 1. Januar 2020 eine Pflicht zur Belegausgabe. Jedem Kunden ist künftig ein Beleg auszuhändigen, allerdings besteht für den Kunden keine Mitnahmepflicht. Neben den nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geforderten Angaben für Kleinbetragsrechnungen muss ein Beleg mindestens den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und dessen Beendigung sowie die Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls enthalten. Verkauft ein Unternehmen Waren an eine Vielzahl ihm nicht bekannter Personen, kann es beim zuständigen Finanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen.