Für ein effektives Personalcontrolling braucht man verlässliche Daten – die Lohnabrechnungssoftware enthält hiervon jede Menge. Cockpit-Software hilft den Spezialisten im Lohnbüro, auf Basis der gespeicherten Informationen rasch die relevanten Kennzahlen zu ermitteln und sie der Führungsebene in anschaulicher Form zur Verfügung zu stellen.
Entgeltabrechner horten in ihrem Lohnabrechnungssystem einen beachtlichen Informationsschatz an penibel gepflegten Stamm- und Bewegungsdaten. Daraus lassen sich wichtige Kennzahlen gewinnen, die wiederum der Steuerung des Bereichs Human Resources (HR) Impulse geben können. Hier zwei Beispiele:
- Anhand der Jahresurlaubsverteilung erkennt die Führung frühzeitig, ob Bereiche des Unternehmens in einem Zeitraum unterbesetzt sein werden. Bei Bedarf können die Führungskräfte Maßnahmen ergreifen, um absehbare Ausfälle betriebsverträglich zu kompensieren.
- Die Ausbildungsquote gibt Aufschluss über den prozentualen Anteil der Auszubildenden an der Belegschaft. Insbesondere wachsende Unternehmen, die ihren mittelfristigen Fachkräftebedarf durch den innerbetrieblichen Aufstieg von eigenen Azubis abzudecken planen, sollten diese Kennzahl erheben und im Blick behalten.
Noch lange kein Standard: Personalcontrolling
Der Informationspool mag allerdings noch so gut gefüllt sein: Vor allem kleine und mittelständische Arbeitgeber nutzen die in der Lohnsoftware vorhandenen Daten häufig ausschließlich zur Entgeltabrechnung. Personalcontrolling? Fehlanzeige! Damit setzen sich die Unternehmen dem vermeidbaren Risiko aus, Schwierigkeiten im HR-Bereich zu spät zu erkennen. Das kann zu Fachkräfteabwanderung, verminderter Produktivität und weiteren Wettbewerbsnachteilen führen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich für Personalabteilungen auch im Eigeninteresse, ins Controlling einzusteigen. Denn: Wollen die HR-Spezialisten bei der Formulierung und Umsetzung von Strategien im Unternehmen mitreden, müssen sie ihre Standpunkte und Handlungsempfehlungen mit Daten und Zahlen untermauern. Außerdem benötigen Personaler auch für ihre tägliche Arbeit aktuelle und relevante Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens.
Häufigstes Problem: Zeitmangel
In vielen Lohnbüros sind sich die Verantwortlichen ihrer Datenressourcen und der Wichtigkeit des Personalcontrollings zwar bewusst. Da die Personaler mit der Abrechnung und Verwaltung ausgelastet sind, bleibt ihnen oft jedoch keine Zeit dafür, HR-Kennzahlen zu berechnen, zu interpretieren und der Führung mit einer Handlungsempfehlung zur Verfügung zu stellen. Was sie benötigen, ist daher ein Instrument, das die erforderlichen Daten und Kennzahlen aus der Lohnabrechnungssoftware automatisch zusammenführt und darstellt.
Lösung: Kennzahlen-Visualisierung im Personalcockpit
Ein solches Instrument ist das Personalcockpit von HS. Das Modul ermöglicht kleinen und mittelständischen Arbeitgebern einen einfachen Einstieg in das quantitative Personalcontrolling. Es lässt sich unkompliziert als Erweiterung der Lohnabrechnungsprogramme HS Personalwesen und HS Personalabrechnung einführen.
Bis zu 26 Personalkennzahlen stellt das Cockpit in Form von Ampeln, Linien, Säulen oder Tachometern dar – beispielsweise Kennzahlen zur Altersstruktur, Krankenquote, Fluktuationsrate oder zum Nettopersonalbedarf. Die Benutzer wählen die Darstellungsform selbst und legen Schwellenwerte fest, bei denen die Software Warnhinweise, zum Beispiel in Form einer roten Ampel, gibt.
Das Cockpit greift automatisch auf die Daten zu, die im HS Personalwesen bzw. der HS Personalabrechnung sowie im HS Personalmanagement verarbeitet werden. Dies verkürzt den Weg zur gewünschten Information, und die Benutzer haben ihre ausgewählten Kennzahlen auf Anhieb im Blick. So können Lohnabrechner dem Management frühzeitig Hinweise auf problematische Entwicklungen geben und sich im Unternehmen als wichtiger Informationslieferant positionieren. Die Führung wiederum kann bei Bedarf rechtzeitig handeln und Maßnahmen einleiten.