Möchten Sie Ihre erfassten Belege in HS Auftragsbearbeitung/ HS Auftragsmanager archivieren? Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Belege als PDF-Dateien speichern können.
- Öffnen Sie das Arbeitsgebiet „Dokumentenablage“, indem Sie zu „Stammdaten / Weitere Stammdaten / Firma / Dokumentenablage“ navigieren.
- Wählen Sie die Ablageart „Belege als PDF-Datei speichern“ aus.
- Geben Sie ein Verzeichnis an. Falls es sich um ein Verzeichnis im Netzwerk handelt, stellen Sie sicher, dass jeder Windows-Benutzer ein Schreibrecht besitzt.
- Bei der Vergabe des Dateinamens können Sie Platzhalter verwenden.
- Sofern Sie einen speziellen Drucker für die PDF-Erzeugung verwenden möchten, geben Sie diesen hier an.
- Arbeiten Sie mit Druckketten? Sie haben die Möglichkeit einzustellen, dass nur der erste Eintrag der Druckkette für die Archivierung verwendet wird
Haben Sie alle Einstellungen zur Dokumentenablage erfasst? Dann bestätigen Sie dies mit „OK“.
In der Definition der Belegartgruppen unter „Stammdaten / weitere Stammdaten / Definition Belegartgruppen“ können Sie in den Archivierungseinstellungen festlegen, ob die Belege beim Druck, E-Mail-Versand sowie beim Exportieren archiviert werden sollen. Zusätzlich haben Sie in diesem Arbeitsbereich die Möglichkeit, eine individuelle Druckaufbereitung für die Archivierung festzulegen.
Über die Archivierungsfunktion unter „Datei / Archivieren“ (hierfür muss im Hintergrund das Arbeitsgebiet der Belegerfassung geöffnet sein) oder über das Kontextmenü (Rechtsklick) in der Belegerfassung haben Sie die Möglichkeit, Belege nach bestimmten Einschränkungen und Archivierungseinstellungen zu archivieren. Die zu archivierenden Belege werden auf der rechten Seite unter „Belege“ angezeigt.
