Elektronische Rechnungen, kurz: E-Rechnungen, sind Dokumente, die inhaltlich den herkömmlichen papierbasierten Rechnungen entsprechen. Sie enthalten alle erforderlichen Rechnungsinformationen und werden in einem strukturierten Datenformat erstellt, um einen reibungslosen Austausch und eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. E-Rechnungen bieten gegenüber Papierrechnungen viele Vorteile wie Kosteneinsparungen, schnellere Bearbeitung, verbesserte Genauigkeit und höhere Umweltfreundlichkeit durch geringeren Ressourcenverbrauch.
E-Rechnungen können von Unternehmen jeder Größe und Branche genutzt werden.
Auftragsnehmer des Bundes sind in Deutschland seit dem 27. November 2020 sogar dazu verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn der Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) 1.000 Euro oder mehr beträgt.
Bevor Sie mit E-Rechnungen arbeiten, sollten Sie diese Punkte klären:
- Entscheidung für ein Rechnungsformat: Öffentliche Auftraggeber verwenden in der Regel das Format XRechnung.
- Festlegung des Übermittlungswegs: Hochladen im gewünschten Portal oder Versenden per E-Mail
- Vergabe einer GLN (Global Location Number) zur eindeutigen Indentifizierung des Rechnungsstellers
Wie erstellt man in der Anwendung eine E-Rechnung?
- Aktivieren Sie im Arbeitsgebiet "Firma" unter "Einstellungen / Funktionen" die Auswahl "E-Rechnung".
- Unter den "Einstellungen / E-Rechnung" erfassen Sie grundlegende Informationen, wie zum Beispiel das gewünschte Format.

Geben Sie unter "Stammdaten / Kunde" auf der Registerkarte "Verkaufsdaten" das Format der E-Rechnung sowie ggf. die Leitweg-ID bzw. die Referenz-ID des Kunden an.

Die Einstellungen unter "Stammdaten / Kunde" oder "Stammdaten / Firma" sind im Verkaufsbeleg auf der Registerkarte "Kunde" vorbesetzt. Um eine E-Rechnung zu erzeugen, gehen Sie bitte den folgenden Schritt:
XRechnung: Generieren Sie über die Schaltfläche "XRechnung exportieren" in der Symbolleiste eine XML-Datei.

Die erzeugte XRechnung können Sie nun - je nach Vereinbarung mit dem Empfänger - im entsprechenden Rechnungsportal hochladen oder als Anhang einer E-Mail versenden.
ZUGFeRD-Rechnung: Sie können die Rechnung entweder als E-Mail mit automatischem PDF-Anhang versenden oder die Rechnung zur weiteren Verwendung als PDF exportieren.