Im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung müssen Sie Ihre Belege gegebenenfalls neugestalten, wenn Sie bisher Vordrucke genutzt haben. Dieser Tipp erklärt Ihnen, wie Sie Elemente wie Logos oder andere Inhalte, die bisher auf vorgedrucktem Papier enthalten waren, digital in Ihre Belege integrieren können.
1. Neue Druckvorlage erstellen oder vorhandene Vorlage bearbeiten
- Öffnen Sie das Arbeitsgebiet „Extras > Beleggestaltung > Druckvorlagen“.
- Wählen Sie eine vorhandene Druckvorlage aus, um diese zu bearbeiten, oder erstellen Sie eine neue Vorlage über den Button „Neu“.
- Alternativ können Sie eine bestehende Druckvorlage kopieren, um daraus eine neue Vorlage zu erstellen.
2. Logo in der Druckvorlage hinterlegen
- Öffnen Sie in der Druckvorlage den Bereich „Logo > Erste Seite“.
- Aktivieren Sie die Option „Logo1 drucken“.
- Wählen Sie das gewünschte Logo über „Logo auswählen...“ aus.
- Legen Sie anschließend die Position und Größe des Logos fest.
- Wenn Sie zusätzlich am Ende des Belegs ein Logo einfügen möchten, finden Sie die entsprechenden Einstellungen unter „Seitenfuß > Erste Seite“.
3. Unterschiedliche Druckvorlagen für Druck und E-Mail-Versand hinterlegen
- In HS Auftragsbearbeitung und HS Auftragsmanager können Sie für den Druck und den E-Mail-Versand unterschiedliche Druckvorlagen verwenden – beispielsweise, wenn nur ein Teil der Belege digital (als E-Rechnung) versendet wird.
- Öffnen Sie dazu „Stammdaten > Weitere Stammdaten > Belegart Verkauf“.
- Wählen Sie die gewünschte Belegart aus und öffnen Sie die Registerkarte „Druck“.
- Aktivieren Sie die Option „Individuelle Druckaufbereitung für den PDF-Export/E-Mail-Versand festlegen“.
- Hinterlegen Sie anschließend die entsprechende Druckvorlage für den E-Mail-Versand.
Sie finden die Einstellung unter „Stammdaten > Weitere Stammdaten > Belegart Verkauf“. Wählen Sie nun eine Belegart aus und klicken Sie dort auf die Registerkarte „Druck“. Hier aktivieren Sie „Individuelle Druckaufbereitung für den PDF-Export/E-Mail-Versand festlegen“ und hinterlegen Ihre neue Druckvorlage.
