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Betriebswirtschaftliche Lösungen

e-Rechnung - Vereinfachtes E-Invoicing

Im Rahmen der Agenda 2020 will die Europäische Kommission die elektronische Rechnungsstellung zur vorherrschenden Fakturierungsmethode in Europa machen. Hierfür hat sie mit der Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG erste Rahmenbedingungen geschaffen, die von den EU-Mitgliedsstaaten nach und nach in nationales Recht umgesetzt werden.

Nach Dänemark hat Österreich als zweites EU-Land eine Pflicht zur Nutzung der elektronischen Rechnung eingeführt: Seit 1. Januar 2014 müssen alle österreichischen Vertragspartner ihre Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an die Bundesdienststellen und die Bundesbeschaffung GmbH in einem bestimmten XML-Format (z. B. ebInterface 4.0) einreichen.

Elektronische Rechnung in Deutschland

Auch in Deutschland gelten seit 1. Juli 2011 zahlreiche Vereinfachungen bei der elektronischen Rechnungsstellung, die in einem BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 näher ausgeführt werden.

Was gilt als elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist laut BMF-Schreiben eine Rechnung, „die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“. Elektronische Rechnungen können als e-mail (ggf. mit einem PDF-Anhang), per Computer-Fax, per Web-Download oder per EDI (Electronic Data Interchange) verschickt werden. Eine an ein Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt hingegen als Papierrechnung.

Neuerung: Überprüfung durch innerbetriebliches Kontrollverfahren

Bisher wurden elektronische Rechnungen vom Finanzamt nur dann umsatzsteuerlich anerkannt, wenn sie entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind oder im Rahmen eines EDI-Verfahrens übermittelt wurden. Beide Verfahren sind weiterhin zulässig, jedoch nicht mehr zwingend erforderlich.

Der Unternehmer kann nun stattdessen durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Zweck dieses Verfahren ist es, einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herzustellen. Wie das geschieht, legt jeder Unternehmer selbst fest.

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet daher nicht, dass innerhalb des Unternehmens neue Verfahrensweisen zu schaffen sind. Vielmehr kann bereits ein entsprechend eingerichtetes Finanzwesen als geeignetes Kontrollverfahren dienen. In kleinen Unternehmen, die über kein eigenes EDV-gestütztes, kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können eingehende Rechnungen also auch manuell mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein abgeglichen werden.
Rechnungsübertragungsprozess

Phasen des Rechnungsübertragungsprozesses ohne Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens

  1. Erstellung der Rechnung (Formatfreiheit: doc, xls, pdf, txt, xml etc.)
  2. Übermittlung der Rechnung (e-mail, Fax, EDI, CD, Web-Download, Papier etc.)
  3. Prüfung der Rechnung im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
  4. Aufbewahrung der Rechnung

Aspekte, die der Rechnungsempfänger im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zu prüfen bzw. zu gewährleisten hat:

  1. Die Echtheit der Herkunft („Authentizität“) = eindeutige Identifizierung des Rechnungsstellers
    • Kennen wir den Rechnungssteller?
    • Haben wir Leistungen vom Rechnungssteller bezogen und erwarten wir überhaupt eine Rechnung von ihm?
    • Stimmen die Informationen des Rechnungsstellers mit den bei uns hinterlegten Stammdaten überein?
  2. Die Unversehrtheit des Inhalts („Integrität“) = keine Veränderung der Daten
    • Stimmen Bestellung und Wareneingang/Lieferung überein?
    • Stimmt die Rechnung mit dem Wareneingang überein (Art, Menge, Preis)?
    • Ist der Rechnungsbetrag korrekt und sind alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten?
  3. Die Lesbarkeit der Rechnung = Rechnungen müssen für das menschliche Auge lesbar sein.
    • Werden Programme vorgehalten, die die Dokumente für das menschliche Auge lesbar machen?

Aufbewahrungspflicht

Der aktuellen Fassung der Abgabenordnung zufolge sind Rechnungen grundsätzlich über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Für elektronische Rechnungen gelten seit Beginn 2015 zusätzlich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD (BMF-Schreiben vom 14. November 2014). Demnach sind sowohl elektronische Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum elektronisch zu archivieren. In seinem Schreiben vom 29. Januar 2004 hat das Bundesfinanzministerium geregelt, dass Papierrechnungen gescannt und elektronisch archiviert werden dürfen. Sofern das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren die Auflagen des Gesetzgebers erfüllt, können die Papier-Originale der Rechnung nach der elektronischen Archivierung vernichtet werden.

Vorsteuerabzug

Laut BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 wirkt sich eine Verletzung der geforderten Aufbewahrungspflicht nicht auf den Vorsteuerabzug aus, sondern wird lediglich als Ordnungswidrigkeit geahndet.

Umsatzsteuernachschau

Wichtig ist die korrekte Archivierung auch im Hinblick auf eine mögliche Umsatzsteuernachschau im Rahmen einer Umsatzsteuerkontrolle. Hierbei muss das Unternehmen dem Prüfer Zugriff auf alle Daten gewähren, insbesondere auch auf elektronische Rechnungen. Für die Umsatzsteuernachschau ist keine vorherige Anmeldung erforderlich – sie kann jederzeit unangekündigt erfolgen. Daher müssen Unternehmen zu jedem Zeitpunkt imstande sein, einem Prüfer die Daten zur Einsicht bereitzustellen.

ZUGFeRD - Elektronischer Rechnungsstandard in Deutschland

Seit Juni 2014 ist in Deutschland der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) verfügbar. ZUGFeRD ist ein Dateiformat für strukturierte elektronische Rechnungsdaten, das auf den internationalen Standards der „Cross Industry Invoice“ (CII) sowie auf den vom Europäischen Normungsgremium CEN entwickelten „Message User Guidelines“ (MUG) für eine Kernrechnung basiert (www.ferd-net.de).

Übermittelt werden ZUGFeRD-Rechnungen im ISO-zertifizierten Trägerformat PDF/A-3. Damit ist es möglich, neben dem im PDF/A-Format erstellten Rechnungsbild auch die Rechnungsinformationen strukturiert in das PDF/A-3 einzubetten – und zwar als XML-Datei auf Basis des ZUGFeRD-Datenmodells.

Mit der Version 2.80 der HS Programme zur Auftragsbearbeitung können Ausgangsrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort- Profil) komfortabel erstellt und per e-mail verschickt werden. Mithilfe der Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung lassen sich darüber hinaus die elektronischen Ausgangsrechnungen komfortabel beim e-mail-Versand gemäß den Anforderungen der GoBD elektronisch im HS Dokumentenmanagement archivieren.

Im nächsten Schritt ist vorgesehen, in den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung die funktionellen Voraussetzungen für die automatische Vorkontierung eingehender ZUGFeRD-Rechnungen zu schaffen. In puncto Komfort wird diese Lösung dem HS-Erweiterungsmodul Kontierung ähneln, mit dessen Hilfe zahlreiche Kunden ihre elektronischen Bankauszüge automatisiert verarbeiten. Im Zuge der weiteren Produktentwicklung sollen die Prozesse dann kontinuierlich optimiert werden – bis hin zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe.

Links:

Elektronische Rechnung - Österreich:
Informationen zur elektronischen Rechnung an den Bund (Österreich)
ebInterface Partner der Wirtschaftskammer Österreich
Informationen zur elektronischen Rechnung an die Bundesbeschaffung GmbH

Elektronische Rechnung - Deutschland
10 Merksätze für elektronische Rechnungen
BMF Schreiben
Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
GoBD

ZUGFeRD - Rechnungsstandard Deutschland
BITKOM Broschüre „ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen“
Informationssammlung Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden für Unternehmen (FeRD)

Kontakt

Foto von HS Mitarbeiterin Ulrike Koch
Ulrike KochTel. (040) 63297-333