Mit der neuen Version 3.30 HS Auftragsbearbeitung / HS Auftragsmanager können Sie nun Belege als E-Mail über Microsoft Outlook versenden. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz nachverfolgen.
Voraussetzung dafür ist, dass MS Outlook lokal installiert ist und Sie ein Outlook-Konto haben. Wenn Sie Microsoft Word lokal installiert haben, können Sie zudem noch HTML-Mails mit speziellem Briefpapier und Design erstellen und Signaturen verwenden.
Was genau müssen Sie in Ihrer Warenwirtschaft einstellen, damit Sie Outlook verwenden können?
Sie geben in den Firmeneinstellungen unter Firma/Beleg/E-Mail in den E-Mail-Einstellungen an, dass Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Programm nutzen wollen:
Außerdem geben Sie in den Benutzerangaben das Outlook-Konto an, über das der E-Mail-Versand erfolgen soll. Rufen Sie dazu im Arbeitsgebiet Datei/Berechtigungsprofil Ihre Benutzerangaben auf und klicken auf die Registerkarte E-Mail-Versand:
Wie können Sie Belege per E-Mail versenden?
- Einzelversand
Sofern für den Kunden in der Auftragsbearbeitung mehr als eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird im Beleg das Fenster zur Auswahl von Empfängeradressen eingeblendet. Dann wird in MS Outlook das Mail-Fenster mit der Registerkarte Nachricht eingeblendet. Alle verfügbaren Daten zum E-Mail-Versand sind bereits eingetragen, der Beleg wird als Anhang geführt. Sie können die E-Mail nun versenden.
In den Beleginformationen (Kontextmenübefehl im Beleg) erkennen Sie erfolgreich versandte Belege am Kennzeichen 'An MS Outlook übergeben'.
- Massenversand
Das Versenden mehrerer E-Mails läuft ab wie bisher. Sie geben im Fenster Drucken/Senden - Belege die gewünschten Belege zum Versenden als E-Mail an. Sobald Sie auf die Schaltfläche Drucken/Senden geklickt haben, werden die E-Mails über Outlook versandt, ohne dass noch ein separates Outlook-Fenster eingeblendet wird.
Haben Sie in der Vergangenheit den E-Mail Versand noch nicht genutzt und wissen nicht, welche weiteren Einstellungen für den E-Mail Versand hilfreich sind?
Lesen Sie hierzu gerne mehr: Tipp: EU-Belege per E-Mail versenden