virtuelles DMS Konzept
Aug 2, 2016 // PRODUKT-WELT

DMS von HS - das bringt die neue Version

Die kommende Version 1.40 des HS Dokumentenmanagements wartet mit verschiedenen Neuerungen auf. Ein Überblick.

Aus nscale Cockpit wird der HS Dokumentenmanager Pro

Der DMS-Client, mit dem Anwender auch ohne eine Leitanwendung von HS (wie zum Beispiel HS Finanzbuchhaltung oder HS Personalwesen) arbeiten können, trägt nun die Bezeichnung "HS Dokumentenmanager Pro". Diese Lösung entspricht in technischer Hinsicht dem bisherigen Client ("nscale Cockpit") – mit einigen Anpassungen: Unter anderem wurde die Benutzeroberfläche im Hinblick auf Barrierefreiheit optimiert. Die kontrastreiche Darstellung und eine angepasste Tastaturbedienbarkeit ermöglichen es auch Anwendern, die schlecht bzw. gar nicht sehen können oder die eine Farbsehschwäche haben, die Software zu bedienen. Zudem lässt sich die Benutzeroberfläche des HS Dokumentenmanager Pro mittels Schieberegler beliebig zoomen. Die ursprüngliche Bildschirmauflösung bleibt dabei erhalten. Des Weiteren werden Vorlese-Anwendungen unterstützt. Bei den Anpassungen hat man sich an der für die Internetauftritte deutscher Bundesbehörden geltenden Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) orientiert.

Integration in Microsoft Office

Die Nutzung von Microsoft-Office-Programmen gehört in Unternehmen zum Tagesgeschäft. Hierbei werden Dokumente erstellt, bearbeitet und gespeichert sowie e-mails empfangen und versendet. Viele dieser Dokumente beziehen sich auf Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel die Bestellung eines Kunden per e-mail. Mithilfe der MS-Office-Integration lassen sich Dateien aus Excel oder Word heraus direkt im HS Dokumentenmanagement ablegen und den digitalen Akten zu Kunden, Lieferanten, Projekten und Mitarbeitern etc. zuordnen. Die Integration stellt sich durch ein weiteres Register im Menüband der Office-Programme dar, das verschiedene Funktionen anbietet. Beim Speichern eines Word-Dokuments (z.B. eines Arbeitsvertrags) kann die Verschlagwortung des Dokuments automatisch vom Zielordner (z.B. Personalakte des Mitarbeiters) übernommen werden. Darüber hinaus kann der Anwender das Dokument um individuelle Schlagworte ergänzen, um es später wiederzufinden. Gleiches gilt für das Arbeiten mit Microsoft Excel.

Wer Microsoft Outlook nutzt, kann seine e-mails über einen Speichern-Dialog oder auf Basis von systemseitig erzeugten Vorschlägen im HS Dokumentenmanagement ablegen. Es werden die jeweils letzten zehn Zuordnungen von e-mails zu DMS-Ordnern gespeichert. Die Vorschläge für die Ablage werden unter anderem aufgrund des Absenders und des Betreffs der e-mail erzeugt. Darüber hinaus lassen sich die Anhänge mit der e-mail sowie zusätzlich separat speichern. Bereits abgelegte e-mails werden gekennzeichnet, sodass der Anwender jederzeit den Überblick hat, welche Nachrichten noch zu archivieren sind.

Webbasiertes Arbeiten mit Dokumenten

Studien zeigen, dass Mitarbeiter zufriedener und produktiver sind, wenn sie arbeiten dürfen, wo und wann sie möchten. Für den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das HS Dokumentenmanagement stehen ab sofort zwei neue Webclients zur Verfügung, mit denen Anwender über einen Webbrowser auf das HS Dokumentenmanagement zugreifen können. Für Anwender, die lediglich im HS Dokumentenmanagement recherchieren möchten, bietet sich der einfache Webclient an. Die intuitive Weboberfläche bietet einfache Navigations- und Suchmöglichkeiten. Informationen, die im HS Dokumentenmanagement gespeichert sind, lassen sich aufrufen und lesen.

Wer darüber hinaus gespeicherte Informationen bearbeiten oder Dokumente via Browser in das HS Dokumentenmanagement einstellen will, benötigt dazu die leistungsfähigere Variante des Webclients. Mit diesem können die Anwender an Geschäftsprozessen teilnehmen und Dokumente in den Umlauf geben bzw. freigeben. Per Drag-and-drop lassen sich Benutzeroberfläche und Arbeitsbereich den individuellen Bedürfnissen anpassen. Hierzu stehen zahlreiche Gestaltungselemente zur Verfügung, beispielsweise ein Kalender, eine Trefferliste oder Baumansichten. Sowohl für die große als auch für die kleine Webclientlösung gilt: Es muss keine weitere Software installiert werden, und beide Varianten ermöglichen eine Volltextsuche.

Bildnachweis:Jakub Jirsák/Fotolia.com