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Apr 7, 2016 // PRODUKT-WELT

Auftragsbearbeitung: Dokumente aus dem DMS als Beleganhänge versenden

Die Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung 2.80 stellt alle im DMS verwalteten Dokumente als Anhang für Belege bereit. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel bei jedem Belegversand automatisch die jeweils aktuellen allgemeinen Geschäftsbedingungen mitsenden.

Viele Unternehmen verschicken zusammen mit ihren Angeboten die eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Um nicht jedem Angebot die aktuellen AGB einzeln hinzufügen zu müssen, richten viele Benutzer der HS Auftragsbearbeitung sich eine Verknüpfung zu der im Dateisystem meist als PDF abgelegten AGB-Datei ein. Die Software hängt daraufhin jedem Beleg, sobald ein neues Angebot erstellt wird, automatisch die AGB – oder auch andere verknüpfte Dateien – an. Bei Bedarf kann der Benutzer aus dem Dateisystem manuell weitere Dateien auswählen, die zusätzlich mit dem Angebot verschickt werden sollen.

So weit, so gut – häufig kommt es jedoch vor, dass Mitarbeiter die verknüpften Dateien überarbeiten und anschließend unter neuem Namen oder in einem anderen Dateiordner speichern. Die in der HS Auftragsbearbeitung hinterlegte Dateiverknüpfung greift daher nunmehr auf veraltete AGB zu. Wurde die verknüpfte Datei im Zuge der Überarbeitung gelöscht, versendet das System die Angebote unter Umständen sogar ohne AGB. Dies bereitet den Mitarbeitern zusätzlichen Aufwand und verärgert die Kunden.

Andrea Haudel
Mit einem DMS vermeidet man den Dateien-Wildwuchs, der in herkömmlichen Dateisystemen oft herrscht.

Andrea Haudel, Produktmanagement
HS - Hamburger Software

Sicherheit durch automatische Versionierung und Zugriffsschutz

Benutzer der Dokumentenmanagementlösung zur HS Auftragsbearbeitung können unvollständige Angebote aufgrund fehlerhafter Dateiverknüpfungen vermeiden, indem sie die im HS Dokumentenmanagement (DMS) verwalteten Dokumente als Beleganhänge verwenden. Das DMS ermöglicht dem Unternehmen, gezielt festzulegen, wer welche Zugriffsrechte erhält. Darüber hinaus protokolliert es, im Unterschied zu einem herkömmlichen Dateisystem, sämtliche Zugriffe und versioniert überarbeitete Dokumente automatisch. Wurden also beispielsweise die AGB verändert, speichert das HS Dokumentenmanagement die neueste Fassung somit unter demselben Dateinamen lediglich als eine andere Version. Da in der Regel nur der Administrator Dateien im Dokumentenmanagement löschen bzw. verschieben darf, ist auf diese Weise sichergestellt, dass den Angeboten stets automatisch die aktuellen AGB angehängt werden. Dadurch spart das Unternehmen Arbeitszeit und steigert die Arbeitsqualität sowie die Zufriedenheit von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.

Bildnachweis:sp4764/Fotolia.com (oben), Elfriede Liebenow (unten)