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Jan 21, 2015 // TOP-THEMEN

Weniger Papierkram dank De-Mail

Die rechtsverbindliche und nachweisbare Kommunikation via De-Mail eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Geld und Zeit zu sparen – und zwar vor allem dann, wenn das Verfahren in die ERP-Software integriert wird.

ERP Software von HS

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Aus zwei mach eins: Frei nach diesem Motto hat HS als erster ERP-Softwareanbieter die De-Mail der Deutschen Telekom mit seinen Anwendungen verknüpft. Durch diese Kooperation ist eine integrierte Lösung mit vorerst zwei praktischen Nutzungsmöglichkeiten entstanden: der papierlosen Zustellung von Verdienstabrechnungen sowie der Erzeugung von SEPA-Lastschriftmandaten.

Verdienstabrechnungen papierlos zustellen

Das monatliche Ausdrucken und Verteilen der Verdienstabrechnungen kostet Arbeitgeber Geld und Zeit. Anwender der HS Programme zur Personalwirtschaft können die Prozesse in der Personalabteilung jedoch beschleunigen und ihre Kosten senken, indem sie die Abrechnungen per De-Mail versenden. Dazu wird das HS Dokumentenmanagement (HS DMS) per Schnittstelle mit dem De-Mail Gateway der Deutschen Telekom verbunden. Ist die integrierte Lösung eingerichtet, legt der Arbeitgeber einmalig fest, welche Mitarbeiter ihre Abrechnung per De- Mail erhalten sollen. Diese Angaben lassen sich jederzeit ändern.

Danach läuft das technische Prozedere weitgehend automatisch ab: Beim monatlichen Abrechnungslauf werden die Verdienstabrechnungen mit der Digitalen Personalakte (HS Personalwesen) bzw. dem Modul Archiv-Anbindung (HS Personalabrechnung) im HS DMS archiviert. Nach der Archivierung der Verdienstabrechnungen erstellt das System automatisch die De-Mails und versendet sie über das De-Mail Gateway an die Empfänger. Die übrigen Abrechnungen werden wie bisher auf Papier gedruckt. Neben einer Prozessbeschleunigung und verringertem Ressourcenverbrauch bietet die elektronische Lösung weitere Vorteile: Zum einen lässt sie sich ebenso einfach wie herkömmliche e-mails nutzen. Weder die Personalabteilung noch die Arbeitnehmer müssen mit digitalen Signaturen oder Schlüsseln hantieren. Zum anderen ist De-Mail genauso rechtsverbindlich wie ein Einschreiben – nur deutlich günstiger.

SEPA-Mandate elektronisch erzeugen und verwalten

Auch beim Umgang mit SEPA-Lastschriftmandaten verringert die De-Mail- Lösung von HS den bürokratischen Aufwand. Mit den Finanzbuchhaltungsprogrammen lassen sich die Mandate zügig erstellen und fallbezogen vorbesetzen. Anstatt die Mandate auszudrucken und per Brief zu verschicken, kann der Anwender sie nun ohne Medienbruch per De-Mail an die Zahlungspflichtigen versenden – sofern das HS DMS zuvor mit dem De-Mail Gateway der Deutschen Telekom verbunden worden ist.

Nach der Einrichtung funktioniert die Lösung so: Zunächst wird das vorausgefüllte SEPA-Mandat automatisch im HS DMS gespeichert (z. B. mit dem Modul Archiv-Anbindung). Soll es verschickt werden, erzeugt das System, nach entsprechenden Voreinstellungen, automatisiert eine De-Mail und sendet sie über das De-Mail Gateway an den zahlungspflichtigen Kunden. Dieser bestätigt das Mandat, indem er in seinem De-Mail- Postfach auf „Antworten“ klickt und es via De-Mail zurücksendet. Damit hat der Zahlungspflichtige das SEPA-Mandat bestätigt. Das HS DMS liest die Bestätigung automatisch ein und archiviert sie zu Dokumentationszwecken. Insbesondere Unternehmen und Vereine, die in größerem Umfang Lastschriften verarbeiten, reduzieren ihren Aufwand mit Hilfe des vollelektronischen Verfahrens deutlich. De-Mail eignet sich darüber hinaus auch für den nachweisbaren Versand von SEPA-Vorabinformationen (Pre-Notifications). Weitere Anwendungsmöglichkeiten bestehen im Bereich von Mahnungen und Avis.

Bildnachweis:Elfriede Liebenow