HS Verdienstabrechnung per E-Mail

Passwörter können automatisiert vom Programm vorgeschlagen werden, die Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung können diese selbstverständlich selbst vergeben oder der Mitarbeitende kann im Austausch mit der Lohnbuchhaltung sich ein Passwort wünschen, welches dann im System vom Lohnabrechner eingetragen wird.

Wenn das Passwort durch die Anwendung generiert wird, ist es 5-stellig mit Groß- und Kleinschreibung. Wenn das Kennwort von der Lohnbuchhaltung oder den Mitarbeitenden festgelegt wird, sind 20 Zeichen möglich - dabei können Sonderzeichen, Groß- und Kleinschreibung sowie Zahlen verwendet werden.

In den Stammdaten Personal können Sie die Druckfunktion aufrufen. Anschl. alle oder einen Mitarbeiter auswählen und mit Hilfe des Drucklayouts "Versand Personaldokumente - mitteilung_email_kennwort.rpt" ein Infoschreiben pro Mitarbeitenden ausdrucken. Anschl. können Sie es vor dem ersten Versand der Lohndokumente an die Mitarbeitenden  persönlich verteilen oder per Post versenden.

Hinweis: Von einem Versand des Kennworts per E-Mail ist abzuraten, da dieser in der Regel unverschlüsselt erfolgt und damit laut BSI als unsicher einzuschätzen ist. Vgl. hierzu https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Accountschutz/Sichere-Passwoerter-erstellen/Umgang-mit-Passwoertern/umgang-mit-passwoertern_node.html im Abschnitt "No-Go: Passwörter verschicken".

Ja, Passwörter können jederzeit geändert werden. Es ist jedoch zu beachten, dass die versendeten Dateien immer mit dem zum Versandzeitpunkt gültigen Passwort geschützt sind. Nach einer Änderung ist das alte Passwort im Programm nicht mehr sichtbar.
Daher gibt es u.a. drei Möglichkeiten zur Aufbewahrung von alten Passwörtern:

1. Der Arbeitgeber archiviert jedes Passwortschreiben an Mitarbeitende manuell – z. B. in der digitalen Personalakte von HS.
2. Der Arbeitgeber druckt das Passwort aus und legt den Ausdruck physisch ab.
3. Die Mitarbeitenden merken sich das Passwort selbst.

Es müssen keine Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen in einem Passwort verwendet werden. Theoretisch kann man auch das Geburtsdatum nehmen. Davon ist aus Sicherheitsgründen jedoch abzuraten.

Ja, selbstverständlich.

Programmseitig wird der ZIP-Ordner mit einem Passwort versehen - und nicht die PDF-Datei. Daher besteht keine Möglichkeit, das PDF mit einem Passwort zu versehen und diese Datei zu versenden. 

Ja, um eine Verdienstabrechnung ein weiteres Mal versenden zu können, ist ein weiterer Ausdruck notwendig. Dieser kann im Arbeitsgebiet „Verdienstabrechnung“ über die Schaltfläche „Historie“ durchgeführt werden. Der Versand erfolgt dann beim Drucken.

Der Versand erfolgt nicht über das MeldeCenter, sondern beim Drucken der Verdienstabrechnung. Beim Ausdruck können Sie einstellen, dass die Verdienstabrechnung gedruckt werden soll. Um ein weiteres Mal versenden zu können, ist ein weiterer Ausdruck notwendig. Für die Vormonate kann im Arbeitsgebiet „Verdienstabrechnung“ über die Schaltfläche „Historie“ ein erneuter Versand oder Ausdruck durchgeführt werden. 

Ja. Die Einstellung ist je Datenbank und auch der Versand findet immer aus dem jeweiligen Datenbestand statt.

Nach der Bestellung bzw. zur Einrichtung des Moduls haben wir folgendes Video erstellt: HS kurzgefasst: Verdienstabrechnungen per E-Mail versenden. Für weitere Fragen stehen Ihnen die Kolleginnen und Kollegen der HS Profiline Lohn unter der Ihnen bekannten Rufnummer gern zur Verfügung.

Ja, das ist, wie bei fast allen Modulen, möglich. Fragen Sie hierzu gern Ihren Vertriebsansprechpartner von HS oder Ihren Geschäftspartner vor Ort.

Mitarbeitende können Ihre Verdienstabrechnungen in geeigneten Systemen archivieren und vor unbefugtem Zugriff schützen, z. B mit einem DMS oder in der Cloud. In OneDrive von Microsoft gibt es z. B. einen persönlichen Tresor. Zitat Microsoft: "Speichern Sie digitale Kopien Ihrer wichtigen Dokumente wie Ausweis oder Führerschein im persönlichen Tresor. So sind Ihre Dateien durch einen sicheren Identitätsnachweis geschützt und von praktisch jedem Gerät schnell abrufbar." (Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/personal-vault?msockid=0846c317d7ac69f72a8fd68dd66c6890)

Ja, das ist über die Funktion der Masseneingabe möglich. Rufen Sie hierzu das Menü „Extras/Masseneingabe“ aus, wählen Sie „E-Mail Kennwort“ aus, stellen Sie den Filter entsprechend ein, gehen Sie auf „Weiter“ zum Überblick aller Mitarbeitenden, Passwörter etc. Es sind automatisch alle gefilterten MA ausgewählt. Passen Sie die Auswahl bei Bedarf an und nutzen Sie anschl. die Schaltfläche „weitere Funktionen“ und wählen Sie „Kennwörter neu vergeben“ aus. Dann wird das Passwort automatisch durch die Anwendung fünfstellig neu vorbesetzt.

Viele moderne Handys (sowohl Android als auch iPhones) können ZIP-Dateien grundsätzlich öffnen. Allerdings funktioniert das nicht immer direkt aus der E-Mail heraus. In diesem Fall ist es wichtig, die Datei auf dem Gerät (z. B. in „Dateien“ oder „Eigene Dateien“) zu speichern. Danach kann der ZIP-Komprimierte Ordner über die Dateien-App Ihres Handys geöffnet werden, das Passwort eingegeben, die Datei entpackt und geöffnet werden.