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10.12.2018 - Digitale Personalakte versus Papierakte

Programme zum Personalmanagement


Grundsätzlich besteht ein Interesse der Unternehmen, nach Überführung körperlicher Dokumente in digitale Daten die umfänglichen Papierakten zu vernichten und somit kostbaren Büroraum einzusparen.
Hier stellt sich nun die Frage, ob die „alten“, also körperlichen Personalakten nach deren Überführung in die „neue“ elektronische Personalakte vernichtet werden dürfen.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber in der Frage des Führens und des Mediums der Personalakte frei. Allerdings sieht das Gesetz in Einzelfällen zwingend die Schriftform vor. Einschlägig ist hier insbesondere die Pflicht zur schriftlichen Niederlegung des Arbeitsvertrags (§ 2 NachweisG) sowie das Schriftformerfordernis der Kündigung (§ 623 BGB).

Gerät der Arbeitgeber in einem gerichtlichen Verfahren in die Beweispflicht, so kann er den geforderten Urkundsbeweis nur mit den originalen Dokumenten führen. Mit eingescannten Dokumenten kann kein Urkundsbeweis geführt werden, wobei es unerheblich ist, ob die gescannten Dokumente mit einer Signatur versehen wurden oder nicht. Insofern sind eingescannte Dokumente lediglich dem Augenscheinsbeweis zugänglich, was mit einem gewissen Risiko der erfolgreichen Beweisführung behaftet ist.

In der Praxis empfiehlt sich die vorherige Kategorisierung einzuscannender Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden. Anschließend sollte eine rechtliche Risiko-Analyse erstellt werden, anhand derer entschieden werden kann, ob und welche Originalurkunden der Vernichtung zugeführt werden und welche aufzubewahren sind. Hierbei ist immer auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu bewerten


Quelle: Dr. Jens Bücking, e|s|b Rechtsanwälte Stuttgart und Frank Venetis, WMR Rechtsanwälte Berlin, Keine Rechtssicherheit bei der elektronischen Personalakte?