ERP-Schulung: Wie Ihr Unternehmen optimal davon profitiert
Viele Firmen nutzen im Alltag nur einen Bruchteil der Funktionen ihrer ERP-Software. Damit verschenken sie wertvolle Effizienzpotenziale. Eine ERP-Schulung im Unternehmen kann dies ändern. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es dabei ankommt.
Das ERP-System wurde erfolgreich installiert und läuft – Projekt abgeschlossen? Nicht ganz, ein zentraler Schritt fehlt noch: die ERP-Schulung. Denn ohne eine optimale Nutzung bleibt das Potenzial einer Software für Enterprise Resource Planning (ERP) in den Startlöchern stecken. Im Folgenden erläutern wir, wie Ihre Anwender die nötigen Kenntnisse erlernen, um die ERP-Software gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen. Wir starten mit der wahrscheinlich wichtigsten Frage für Sie.
Warum ist eine ERP-Schulung für Ihr Unternehmen sinnvoll?
Sie wünschen sich Mitarbeiter, die ihre Aufgaben mithilfe digitaler Lösungen effizient erledigen und sich dabei wohlfühlen – auch weil Sie wissen, wie viel es kostet, wenn dies nicht der Fall ist. Schließlich steht und fällt der Erfolg einer Software mit den bedienerischen Fähigkeiten der Anwender. Das gilt im Besonderen für ein ERP-System, mit dem man wichtige geschäftliche Prozesse im Unternehmen steuert – von der Finanzbuchhaltung über die Warenwirtschaft bis zur Produktion.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Falls der Fach- und Arbeitskräftemangel im Mittelstand Sie bisher noch nicht belastet – schon bald könnte es auch Ihren Betrieb treffen. Umso wichtiger ist es, die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Systeme voranzutreiben. Und das macht die Ausbildung und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter im Bereich ERP-Systeme zu einem zentralen Baustein Ihres Unternehmenserfolgs.
- Durch eine erfolgreiche ERP-Einführung verbessern und beschleunigen Sie zahlreiche Prozesse, etwa die Auftragsabwicklung.
- Je effektiver Ihre Anwender die ERP-Software einsetzen, desto größer ist der Effizienzsteigerungseffekt für Ihr Unternehmen.
- Von einer ERP-Schulung profitieren dabei indirekt alle Beschäftigten, weil die Teilnehmer ihr neues Know-how weitergeben können.
- Darüber hinaus steigert der Unternehmenserfolg Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, was Ihnen im Wettbewerb um Fachkräfte zugutekommt.
Vorteile für Ihre Mitarbeiter
Eine frühzeitige ERP-Schulung im Unternehmen kann dazu beitragen, eventuelle Ängste und Vorbehalte gegenüber der ERP-Software zu verringern. Doch es gibt noch weitere Vorteile, von denen Ihre Mitarbeiter bei einer Weiterbildung in Sachen ERP profitieren:
- Die neu erlernten Fähigkeiten verbessern das Qualifikationsprofil und steigern das Selbstvertrauen.
- Durch eine effektivere Nutzung des ERP-Systems gewinnen die Anwender im Arbeitsalltag Zeit, weil Routinearbeiten durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.
- Außerdem stärkt eine gemeinsame ERP-Schulung das Wir-Gefühl in den Fachabteilungen.
Was müssen Sie vor, während und nach einer ERP-Schulung beachten?
Eine ERP-Schulung nützt Ihrem Unternehmen, wie oben dargelegt, in mehrfacher Hinsicht. Damit die Weiterbildung ein voller Erfolg wird, sollten Sie frühzeitig die folgenden Fragen beantworten:
- Wer führt die ERP-Schulung Ihrer Anwender durch?
- Wo und wie soll das ERP-Seminar stattfinden?
- Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?
- Was ist bei der Nachbereitung einer ERP-Schulung zu beachten?
Wer übernimmt die Schulung Ihrer ERP-Anwender?
Es ist eine Grundsatzentscheidung: Wollen Sie Ihre Anwender über Key-User oder durch externe Experten schulen lassen? Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.
ERP-Weiterbildung über Key-User innerhalb Ihres Unternehmens
Wie funktioniert die ERP-Schulung Ihrer Anwender mithilfe von Key-Usern? Die Antwort: in zwei Schritten. Als erstes erfolgt die Weiterbildung der Key-User. Dies geschieht bereits während der Einführung der ERP-Software, damit die Key-User den gesamten Prozess besser einschätzen können. Im Anschluss an die Implementierung sollen die gewonnenen Erkenntnisse dann an Ihre Anwender im Unternehmen weitergegeben werden.
Vorteile:
- Niedrigere Kosten für die ERP-Schulung
- Eine größere Nähe zwischen Key-Usern und Anwendern
- Weniger “Widerstand” bei den Anwendern
Nachteile:
- Arbeitsaufwand für Ihre Key-User
- Möglicherweise unzureichende Expertise bei den Key-Usern – vor allem im Vergleich zu externen Experten
ERP-Schulung durch einen externen Experten
Neben der geringeren zeitlichen Belastung der Beschäftigten (Key-User) sprechen die folgenden Vorteile dafür, bei der ERP-Schulung auf einen externen Experten zu setzen:
- Umfangreiches Fachwissen des Dozenten
- Anwendung bewährter Lernmethoden, damit Einsteiger in die ERP-Software möglichst effektiv die Inhalte vermittelt bekommen
- Erfahrung im Umgang mit Problemen bei der Vermittlung von Inhalten
- Eröffnung neuer Perspektiven durch den Blick von außen
Dabei gilt: Je intensiver vorab der Austausch mit dem ERP-Anbieter ist, desto mehr profitieren Ihr Unternehmen und Ihre Teilnehmer von der ERP-Schulung. So kann im Vorwege bereits eine Analyse der zu schulenden Gruppe stattfinden. Auf diese Weise können die Teilnehmer, basierend auf Ihren Kompetenzen, verschiedenen Lernteams zugeordnet und die Hilfestellungen an die individuellen Bedürfnisse der Anwender angepasst werden. Außerdem können bereits vorhandene unternehmensspezifische Problemsituationen angesprochen und die ERP-Schulung gezielt darauf ausgerichtet werden. Je näher die ERP-Schulung an den jeweiligen Anwendern und deren Praxis anknüpft, desto erfolgsversprechender ist das ERP-Training.
Wo und wie soll die Schulung stattfinden?
Doch es ist nicht nur entscheidend, wer Ihre Anwender schult, sondern auch wo und wie. Wollen Sie die ERP-Schulung lieber in Präsenz im Unternehmen, beim Hersteller oder digital stattfinden lassen? Wünschen Sie eine Gruppenschulung oder eine Einzelbetreuung? Die passende Lösung hängt hier stark von Ihrem Unternehmen und den verfügbaren Rahmenbedingungen ab: Handelt es sich zum Beispiel um die Einarbeitung in eine neues ERP-System oder lediglich in die neue Version einer bereits genutzten ERP-Software?
Gerade zu Beginn bietet sich für die Vermittlung der Grundlagen eine Gruppenschulung an, zum Beispiel vor Ort beim Hersteller der ERP-Software. Im Idealfall ist die Gruppe nicht größer als 15 Personen, damit auf einzelne Fragen von Anwendern optimal eingegangen werden kann. Im Anschluss an die zentrale Einführung eignet sich dann eine digitale Einzelbetreuung in Form von Online-Schulungen gut zur Vertiefung. Dabei lassen sich individuelle Fragen beantworten und Probleme gezielt lösen.
Wie können Sie die Durchführung einer ERP-Schulung noch effektiver gestalten?
Neben dem Ort ist auch die Art der ERP-Schulung von Bedeutung. Welche Unterlagen und technischen Hilfsmittel werden benötigt? Können diese ausreichend bereitgestellt werden? Soll die ERP-Schulung häppchenweise in den Alltag der Anwender integriert werden oder bevorzugen Sie Ganztagesveranstaltungen? Wichtig ist hier immer, dass Sie eine Überforderung Ihrer Anwender vermeiden und immer wieder auf einen hohen Praxisbezug der ERP-Schulung achten. Da hat es Vorteile die ERP-Schulung auf digitalem Weg in den Alltag Ihrer Teilnehmer zu integrieren. Nur so bleiben Ihre Anwender auch motiviert bei der Sache. Eine Schlüsselrolle für den Erfolg der ERP-Schulung hat dabei auch die Nachbereitung.
Was ist bei der Nachbereitung zu beachten?
Oft wird unterschätzt, wie wichtig die Nachbereitung für eine erfolgreiche Schulung ist – und wie viel Zeit Sie hier besser vorab einplanen. Wir klären Sie gerne auf.
Wieviel Zeit können die Teilnehmer der ERP-Weiterbildung in die Nachbereitungszeit investieren?
Eine ERP-Schulung kostet viel Konzentration und braucht daher vor allem auch Zeit, um die nötigen Kompetenzen zu erlernen und zu festigen. Das gilt allerdings nicht nur für den ERP-Kurs selbst, sondern insbesondere für eine erfolgreiche Nacharbeitung und Verinnerlichung der Kompetenzen. So sollten Sie ungefähr dreimal so viel Zeit für die Nachbereitung einplanen, wie für die ERP-Schulung selbst, damit die Lerninhalte auch wirklich auf höchstem Niveau umgesetzt werden können. Nur, wenn Sie Ihren Anwendern auch den nötigen Raum geben, werden Sie von einer ERP-Schulung auch wirklich optimal profitieren können.
Was bei der Nachbereitung des ERP-Kurses nicht fehlen sollte
Neben der einzuplanenden Zeit für die Nachbereitung sollten Sie auch Wert darauflegen, dass die Teilnehmer der ERP-Schulung die Unterlagen der Weiterbildung gezielt an Ihr Unternehmen anpassen, umso zukünftigen Mitarbeitern einen optimalen Einstieg in die ERP-Software zu ermöglichen. Wichtig ist hier dann vor allem auch, dass der Zugriff auf dieses Nachschlagewerk für alle Anwender jederzeit möglich ist. So können auftretende Probleme noch schneller gelöst werden. Mit diesen Gedanken im Hinterkopf sind Sie optimal für die ERP-Schulung in Ihrem Unternehmen gerüstet.
Sie haben Fragen zum Thema ERP-Schulung?
Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen bereits einige Fragen zur ERP-Weiterbildung beantwortet hat. Weitere Informationen erhalten Sie auch auf den Webseiten der HS-Akademie. Dort erfahren Sie, welche Schulungsformate es gibt. Zudem können Sie sich für weitere Beratung an die Mitarbeiter wenden.
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