Warum ein Warenwirtschaftssystem für Unternehmen so wichtig ist
Die Prozesse in der Warenwirtschaft müssen in jedem Unternehmen reibungslos laufen. Nur mithilfe von Warenwirtschaftssoftware lassen sich die Abläufe richtig steuern. Dieser Beitrag erläutert, weshalb ein Warenwirtschaftssystem unverzichtbar ist und worauf bei der Softwareauswahl zu achten ist.
Die Konzepte und Organisationsformen des Handels in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahrzehnten stark verändert. Prägten in der Nachkriegszeit vorwiegend kleinere Geschäfte und Genossenschaften die Handelslandschaft, bestimmen heute Unternehmenskonzentrationen, Internationalisierung, wachsende Sortimente und zunehmend der Onlinehandel das Bild. Zugleich sind die Erwartungen der Kunden in Bezug auf die Qualität und Vielfalt des Warenangebots, das Preis-Leistungs-Verhältnis und den Service gestiegen. In vielen Marktsegmenten findet ein harter Preiskampf statt, der den Wettbewerb zwischen den Unternehmen weiter verschärft.
Für die Wettbewerbsfähigkeit unentbehrlich
Vor allem für kleine und mittelgroße Handelsbetriebe sind diese Rahmenbedingungen eine Herausforderung – verfügen sie doch über deutlich geringere betriebswirtschaftliche Spielräume als Großunternehmen und Handelskonzerne. Daher können sich Mittelständler ineffiziente Abläufe, mangelnde Information der Führungsebene und Fehlentscheidungen zur Sortimentspolitik noch weniger leisten als die Großen.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Kundenwünsche profitabel zu erfüllen, sind sie auf rationelle warenwirtschaftliche Geschäftsprozesse angewiesen. Hierfür benötigen sie ein Steuerungsinstrument, mit dem sie die sich aus den Warenbewegungen ergebenden wert- und mengenmäßigen Informationen möglichst artikelgenau erfassen, das Sortiment laufend weiterentwickeln und die Bestände optimal führen können. Diese Aufgaben lassen sich angesichts der Dynamik und Komplexität der betrieblichen Praxis nur mithilfe eines Warenwirtschaftssystems (WWS) effizient erledigen.
Informationszentrale fürs Management
Das WWS bildet als zentrales Softwaresystem im Unternehmen den physischen Warenfluss in den Schlüsselbereichen der Warenwirtschaft ab. Hierzu zählen Verkauf, Bestellwesen, Einkauf und Lagerhaltung. Auf Basis der erfassten und weiterverarbeiteten Daten liefert das System der Unternehmensführung jederzeit aktuelle Informationen zur Entscheidungsvorbereitung und Ergebniskontrolle.
Neben Auswertungen zu den relevanten warenwirtschaftlichen Messgrößen wie zum Beispiel Umsatz und Rohertrag stellt das WWS auch Bewertungs- und Steuerungsinformationen über Kunden, Lieferanten und Lagerbestände bereit. Anhand dieser Informationen hat das Management Sortiment und Bestände im Blick. Es kann Fehlentwicklungen erkennen und steuernd auf das Geschehen einwirken. Und das ist angesichts des Einflusses der Warenwirtschaft auf den Unternehmenserfolg eine permanente Aufgabe, die unter keinen Umständen vernachlässigt werden sollte.
Rationalisierung der Prozesse
Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem versetzt das Unternehmen in die Lage, seine Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten. Beispielsweise brauchen Aufträge, Adressen, erbrachte Leistungen und gelieferte Waren nur einmal erfasst zu werden, wodurch sich der Zeit- und Kostenaufwand reduziert. Dies gilt auch für die Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, die sich mithilfe der Software übersichtlich verwalten lassen.
Darüber hinaus beschleunigt ein modernes WWS die Abläufe im Bestellwesen – was dazu beiträgt, die Lagerbestände zu optimieren und die Verkaufsbereitschaft zu erhöhen. Und auch die Rechnungsschreibung funktioniert schnell und nahezu automatisch. Besonders groß ist das Sparpotenzial, wenn das Unternehmen elektronische Rechnungen im einheitlichen Standardformat ZUGFeRD erstellt und diese per E-Mail versendet und papierlos archiviert.
Auf die Software kommt es an
Allen Vorteilen zum Trotz: Noch immer gibt es kleine und mittelgroße Unternehmen, die kein Warenwirtschaftssystem einsetzen, sondern die Auftragsbearbeitung mithilfe selbst erstellter Anwendungen oder auf Basis von Programmen wie Microsoft Excel erledigen. Damit ist es zwar möglich, Aufträge zu erfassen – den Warenfluss umfassend abbilden können solche Lösungen jedoch nicht. Dementsprechend unterstützen sie die Prozesse nur teilweise und stellen nur unzureichende Informationen für das Management zur Verfügung. Ebenfalls vorzufinden sind veraltete und unflexible Warenwirtschaftssysteme, die sich bei veränderten Anforderungen nicht anpassen lassen.
In vielen Unternehmen hat man den Handlungsbedarf erkannt und sucht ein geeignetes WWS. Auf eine neue Anwendung umzusteigen oder erstmalig überhaupt mit einer Warenwirtschaftssoftware zu arbeiten, ist für jedes Unternehmen eine Umstellung.
Wichtige Kriterien für die Auswahl eines Warenwirtschaftssystems:
- Die Lösung ist leicht und intuitiv bedienbar. Das spart zum einen Schulungskosten. Zum anderen sorgt es dafür, dass die Software sofort produktiv genutzt werden kann.
- Der Hersteller bietet in jeder Phase Support. Dies schützt vor allem in der Einführungsphase vor ungewollten “Schaffenspausen”.
- Die Software weist ausgereifte Reportingfunktionen auf. Idealerweise ist ein Kennzahlen-Cockpit erhältlich. Dies liefert dem Management einen schnellen Überblick und ermöglicht fundierte Geschäftsentscheidungen.
- Eine gute Integrierbarkeit in die sonstige kaufmännische Software über Schnittstellen sollte ebenfalls gegeben sein. Denn erst der wechselseitige Datenfluss mit anderen Unternehmensbereichen – etwa der Lagerwirtschaft und der Finanzbuchhaltung – bringt die Vorzüge eines WWS voll zur Geltung.
- Das WWS sollte außerdem in funktioneller Hinsicht und im Hinblick auf die Anzahl der Arbeitsplatzlizenzen mit dem Unternehmen mitwachsen können. Dadurch ist die Investition zukunftssicher.
Bildquelle: Studiovin/Shutterstock.com
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