Mobile Datenerfassung im Lager: Besser digital als mit Zettel und Stift

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erfassen Daten im Lager noch mit Zettel und Stift. Das führt immer wieder zu Übertragungsfehlern und verzögert die Arbeitsabläufe. Außerdem erschwert es die Übersicht über die Lagerbestände. Die Lösung lautet: mobile Datenerfassung – digital und direkt im Lager.

Im privaten Umfeld haben wir uns längst daran gewöhnt, mit dem Smartphone überall und jederzeit Daten mobil zu erfassen und abzurufen. Umso erstaunlicher ist es, dass die digitale Informationsverwaltung und -verwendung in einigen Bereichen der Wirtschaft bislang nicht so richtig angekommen ist. So sind beispielsweise in der Lagerverwaltung von Unternehmen Zettel und Stift oft nach wie vor die vorherrschenden Informationsträger. Dabei lassen sich die Abläufe durch mobile Datenerfassung (MDE) im Lager merklich verbessern.

“Mobile Datenerfassung” mit Zettel und Stift als Behelfslösung

Gerade in der Lagerverwaltung kommt es auf aktuelle Informationen an: Wo befindet sich welche Ware? Welche Artikel stehen kurz vor dem Verfallsdatum? Welche Ware läuft gut, welche Artikel sind die Ladenhüter? Häufig benötigt man solche Daten bei der täglichen Arbeit ad hoc und in Echtzeit.

Ein kluges, digitales Informationsmanagement im Lager kann den Arbeitsablauf enorm vereinfachen und freie Kapazitäten schaffen. Die technische Basis hierfür ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen bereits vorhanden.

Oft nutzen die Firmen im Büro schon seit Längerem bestands- und auftragsverwaltende Warenwirtschaftssoftware. Das Lager, also der Ort, an dem bestandsrelevante Informationen entstehen, bleibt davon jedoch häufig abgeschnitten. Man behilft sich stattdessen mit Zettel und Stift sowie mit Microsoft-Excel-Tabellen und ebenso umfangreichen wie verworrenen Datenstrukturen. Meistens gelingt es den Unternehmen auf diese Weise zwar, die Informationen dorthin zu bekommen, wo sie hingehören. Von Effizienz kann hierbei aber keine Rede sein.

Analoge Kommunikationswege erschweren Bestandsführung

Bestandsrelevante Informationen in Papierform sind in Unternehmen mitunter lange unterwegs. Mit jeder Station und jedem Medienbruch steigt das Fehlerrisiko. Lagermitarbeiter erleben solche Situationen täglich: Weil es schnell gehen muss, kritzelt man wichtige Informationen in der Halle zwischen Gabelstapler und Gitterbox hastig auf einen Zettel. Schon hier kann es zu Übertragungsfehlern kommen. Typisches Beispiel: Statt der eigentlich gemeinten “7” hält der Kollege die handgeschriebene Ziffer auf dem Notizzettel für eine “1”.

Weiteres Problem: Solange eine Information – auf einen Zettel geschrieben – kreuz und quer durchs Lager getragen wird, steht sie den Kolleginnen und Kollegen in anderen Unternehmensbereichen nicht zur Verfügung. Erst wenn die Notiz im Lagerbüro angekommen und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem oder eine Excel-Tabelle übertragen worden ist, kennen auch die Mitarbeiter in Einkauf und Verkauf den Warenbestand – allerdings nur den Bestand, der bei Erstellung der Notiz vorlag. Das bedeutet:

Eine Bestandsführung auf Basis analog erfasster Lagerdaten ist aufgrund der verzögerten Datenübermittlung nur selten up to date.

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Eine zentrale Herausforderung im Bereich der Lagerverwaltung besteht darin, die Datenfülle zu ordnen und relevante Informationen an den richtigen Stellen zugänglich zu machen. Denn in Lägern herrscht meist reges Treiben. Je mehr Mitarbeiter in einem Lager arbeiten, desto mehr Arbeitsschritte laufen parallel und desto wichtiger sind aktuelle Informationen zu den Arbeitsaufträgen, Beständen und Waren. Allerdings muss nicht jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt auf alle Informationen zugreifen können. Meistens ist es sogar hinderlich, wenn einen Daten, die man für die eigene Tätigkeit gar nicht braucht, sprichwörtlich erschlagen. Bei der Vereinnahmung von Ware benötigt man beispielsweise ganz andere Informationen, als bei der Kommissionierung oder der Inventur.

Mithilfe von Lagerwirtschaftssoftware lassen sich die gesammelten Informationen genau dort in kompakter Form und in Echtzeit anzuzeigen, wo sie auch wirklich benötigt werden.

Zugunsten einer übersichtlichen Datenstruktur sollte aber nur das gesammelt werden, was relevant und notwendig ist. Denn Sammeln bedeutet, dass man Daten erfassen muss – und das wiederum ist immer mit Aufwand verbunden.

Mobile Datenerfassung ist für effizientes Informationsmanagement unverzichtbar

Um Daten dort erfassen zu können, wo sie entstehen, und dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden, braucht es mobile Lösungen. Eine Lagersoftware, die Daten ausschließlich aus stationären Geräten bezieht, hat mit den gleichen Problemen zu kämpfen, wie die Zettel-Stift-Excel-Variante: umständliche Kommunikations- und Laufwege, Übertragungsfehler, verschwundene oder unleserliche Laufzettel.

Hat hingegen jeder Lagermitarbeiter ein mobiles Endgerät bei sich, mit dem er Daten an Ort und Stelle erfassen und abrufen kann, stellt sich die Lage gleich ganz anders da: Die Daten landen direkt im digitalen System und sind sofort abrufbar. Zudem erhöhen integrierte Plausibilitätsprüfungen in der Software die Datenqualität und unterstützen die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Dabei spielt das Arbeitsumfeld keine Rolle – für jede Anforderung gibt es die passende Ausstattung: von der Scan-App für Smartphone und Tablet bis hin zu spezieller Hardware für mobile Datenerfassung.

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