9 Gründe, warum sich KMU mit Digitalisierung von HR beschäftigen müssen

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) digitalisieren mittlerweile alle möglichen Geschäftsprozesse – doch ihr Personalwesen arbeitet nach wie vor überwiegend analog. Das wirkt sich auf Dauer negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Argumente, die für die Digitalisierung von HR (Human Resources) sprechen.

Digitalisierung wird von vielen Entscheidern im Personalwesen nach wie vor als ein Trend belächelt. Aussagen wie “Das setzt sich doch sowieso nicht durch” oder “Ich bleibe bei meinen altbewährten Methoden” sind immer noch keine Seltenheit und auch über die Grenzen der HR-Abteilungen hinaus bekannt. Die “schlechte” Nachricht für Modernisierungsverweigerer: Der Digitalisierung kann sich kein Unternehmen entziehen – auch nicht kleine und mittlere Betriebe. Die gute Nachricht: Personaler, die sich heute mit der Digitalisierung von HR auseinandersetzen, haben im besten Fall schon morgen einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Das unterstreichen auch die nachfolgenden neun Gründe für die Digitalisierung des Personalwesens.

Grund #1: Automatisierung von administrativen Aufgaben

Ein Großteil des Arbeitsalltags von Personalern besteht aus administrativen Aufgaben wie dem Anlegen und Pflegen von Personalakten, dem Bearbeiten von Krankmeldungen oder der Lohnbuchhaltung. Diese Aufgaben sind zweifelsfrei wichtig, aber auch zeitaufwendig und lästig. Die Digitalisierung im Personalwesen hat für dieses Problem die ideale Lösung – immerhin lassen sich administrative Aufgaben sehr effektiv und leicht automatisieren. Das wiederum spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Personalabteilung sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Grund #2: Mehr Effizienz im Recruiting

Schaut man sich vor allem bei größeren KMU in den Personalabteilungen um, so stellt man fest, dass kein anderer HR-Bereich so stark digitalisiert ist wie das Recruiting. Nicht ohne Grund – schließlich sorgen digitale Prozesse im Recruiting für:

• schnellere Erfolge
• größere Reichweiten einer Stellenausschreibung
• eine positive Candidate Journey
• ein aktives und positives Employer Branding
• bessere Such- und Filtermöglichkeiten
• Messbarkeit und umfassende Auswertungsmöglichkeiten
• effizientere Pflege eines Talent Pools

Egal ob Active Sourcing, Online-Bewerberformular, Chatbots oder der Aufbau einer Arbeitgebermarke – im Recruiting zeigt die Digitalisierung von HR besonders deutlich, was alles in ihr steckt.

Grund #3: Professionalisierung des Personalwesens

Lange Zeit genoss das Personalwesen unter Nicht-Personalern einen eher zweifelhaften Ruf  à la: “Das kann doch jeder”. Durch die Digitalisierung von HR wird sich daran in kommender Zeit jedoch einiges ändern. Denn die Einführung verschiedener digitaler Informations- und Kommunikationstechniken sorgt für eine Professionalisierung des Personalwesens.

Personaler, die auch in Zukunft durch souveräne Leistungen auffallen und zu den Besten ihrer Zunft zählen wollen, sollten sich intensiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen.

Dann werden sie auch feststellen, dass der digitale Wandel eher für Chancen und Weiterentwicklung steht als für Befürchtungen wie Jobabbau und Co.

Grund #4: HR wird durch Digitalisierung effizienter und zielgerichteter

Die Automatisierung bestimmter Prozesse, agile Workflows, die Verknüpfung verschiedener Abteilungen, umfassende Auswertungen von Daten – die Digitalisierung sorgt zukünftig dafür, dass das Personalwesen nicht nur zielgerichteter, sondern auch ganz allgemein effizienter agieren wird. Schon jetzt bietet die HR-Praxis viele Beispiele, die dies unterstreichen:

• standardisierte und automatisierte Onboarding-Prozesse
• Chatbots zur Bewerberkommunikation
• die digitale Personalakte
• Onlinekalender zur Terminabsprache

Grund #5: Vielfältigere Möglichkeiten in der Mitarbeiterentwicklung

Das Sprichwort “Wer rastet, der rostet” mag zwar fast schon altertümlich daherkommen, besitzt jedoch in Zeiten der Digitalisierung von HR mehr Aktualität denn je. Fakt ist nämlich: Im Zuge von Digitalisierung und Globalisierung müssen Personaler permanent dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter ihres Unternehmens stetig weiterentwickeln. Was ihnen hierbei behilflich ist? Überraschung: HR-Digitalisierung natürlich!

HR-Software hilft den Personalverantwortlichen nicht nur dabei, auf einen Blick zu erkennen, welcher Mitarbeiter wann zuletzt eine Weiterbildung besucht hat. Die Programme können auch genutzt werden, um den Kollegen gleich zu einem entsprechenden Seminar oder Workshop einzuladen.

Im Zuge der gegenwärtigen Coronavirus-Pandemie zeigt sich zudem deutlich, welche Vorteile digitale und damit standortunabhängige Lernmethoden wie E-Learning bieten. Aber auch losgelöst von der aktuellen Krise gilt: E-Learning oder Blended Learning – also die Kombination aus digitalem Lernen und Präsenzveranstaltungen – sind längst auch in den KMU angekommen. Die Digitalisierung als Werkzeug der unternehmerischen Weiterentwicklung kann und darf daher nicht länger ignoriert werden.

Grund #6: Fokus auf den Menschen

Wenn Personaler weniger Zeit für administrative Aufgaben aufbringen müssen und Softwarelösungen einen Großteil der Arbeit übernehmen können, bleibt endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Bereich Human Resources: die Menschen. Umfassende Onboarding-Maßnahmen, ausgedehnte Mitarbeitergespräche und individuelle Beratungen sind nur ein paar der Möglichkeiten, die mit der Digitalisierung des Personalwesens einhergehen.

Grund #7: Zeitgemäßes Employer Branding

Gerade wenn es darum geht, die Vertreter der Generationen Y und Z zu erreichen (sprich: alle Menschen, die ab Mitte der 1980er Jahre geboren wurden und als digital natives, also “digitale Ureinwohner”, bezeichnet werden), ist die Digitalisierung ein wichtiger Türöffner.

Die jungen Jobeinsteiger möchten in Unternehmen arbeiten, die schon jetzt hohe digitale Standards vorweisen können – und nicht verzweifelt versuchen, doch noch irgendwie auf den Technologie-Zug aufzuspringen.

Firmen, die es schaffen, ein zeitgemäßes (also digital versiertes) Image nach außen zu transportieren, machen sich automatisch attraktiver für junge Bewerber, die als Fach- und Führungskräfte von morgen gelten. Ein entsprechendes Employer Branding, also der Aufbau einer Arbeitgebermarke, muss als wichtige Stellschraube in diesem Prozess betrachtet und genutzt werden.

Grund #8: Sichere und effektive Datenspeicherung, Datennutzung und Datenauswertung

Wenn es um die HR Digitalisierung geht, dann ist ein Thema zweifelsfrei unumgänglich: die Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten. Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sollte jedem Personalmitarbeiter klar sein: Hier ist Vorsicht geboten!

Was zunächst einmal wie eine Gefahr wirkt, ist in Wirklichkeit ein großer Gewinn für HR. Denn mithilfe von HR-Anwendungen lassen sich Daten problemlos richtig, sprich: sicher, digital speichern. Und damit nicht genug: Einmal elektronisch erfasst, fristen die Daten, die für das Personalwesen relevant sind, kein trostloses Dasein, sondern können jede Menge wertvolle Erkenntnisse liefern:

• Wann hat Mitarbeiter X zum letzten Mal eine Fortbildung besucht?
• Wie hat sich sein Gehalt in den letzten Jahren entwickelt?
• Wie viele Tage pro Jahr war er durchschnittlich krank?
• Wie lang liegt sein letzter Urlaub zurück?
• Wann wird es Zeit für einen Präsentkorb zum zehnjährigen Firmenjubiläum?

Antworten auf Fragen wie diese sind dank der Digitalisierung des Personalwesens meist nur einen Klick entfernt. Sie unterstreichen nicht nur den Sinn vom Einsatz entsprechender Technologien im Bereich Human Resources, sondern zeigen auch, dass die (gesetzeskonforme) Speicherung, Nutzung und Auswertung von Daten nicht kategorisch verteufelt werden sollte.

Grund #9: Vereinfachte interne Zusammenarbeit

Nicht nur große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen haben häufig das Problem, dass die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen nur mühselig klappt und viel Konfliktpotenzial bereithält. Doch glücklicherweise kann die Digitalisierung auch hier Abhilfe schaffen.

Schaut man sich das Personalwesen an, muss man nicht lang nach Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen suchen. Ob nun die Stellenausschreibung, die via Facebook geteilt werden soll, ein technisches Problem im Online-Bewerbungsformular oder der Termin für das Sommerfest, der mit allen Mitarbeitern abgestimmt werden möchte – überall sorgt die Digitalisierung für eine agile, übergreifende Zusammenarbeit, die sämtliche Abläufe im Unternehmen vereinfacht.

HR-Digitalisierung nicht nur können, sondern auch wollen

Viele KMU stehen derzeit gerade erst am Anfang des digitalen Wandels. Dass dieser unumgänglich ist und für jedes Unternehmen unabhängig von Mitarbeiter- und Umsatzzahlen spannende Chancen bereithält, sollte spätestens nach diesem Beitrag klar sein.

Wichtig für alle Entscheider, die nun entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten wollen: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der auf zwei ganz wesentlichen Erfolgsfaktoren basiert:

1. dem Können in Form einer entsprechenden IT-Basis,
2. dem Wollen in Form einer entsprechenden IT-Kultur

Erst wenn beides gegeben ist, kann eine umfassende und erfolgversprechende Digitalisierung im Personalwesen und im gesamten Unternehmen stattfinden.
 
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Autorin dieses Beitrags
Jessika Fichtel lebt und arbeitet als freiberufliche Texterin, Autorin und Bloggerin in Eisenach. Zum Leistungspektrum der studierten Journalistin mit Master-Abschluss zählen neben klassischen journalistischen Texten unter anderem Blogbeiträge und E-Books. Auch die Full-Service-Betreuung von Unternehmensblogs gehört zum Portfolio der Thüringerin.
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