Erweitertes Meldeverfahren zur Elternzeit: Neue Pflichten für Arbeitgeber
Ab dem 1. Januar 2024 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland den gesetzlichen Krankenkassen erweiterte Angaben zu den Elternzeiten ihrer Beschäftigten machen und auf elektronischem Wege melden. Diese neuen sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten haben gute Gründe.
Neues Jahr, neue Pflichten: Ab dem Jahreswechsel müssen Arbeitgeber den Krankenkassen sowohl den Beginn als auch das Ende von Elternzeiten ihrer Beschäftigten melden. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zum neuen Meldeverfahren zur Elternzeit.
Wer kann Elternzeit nehmen?
In erster Linie können Mütter und Väter Elternzeit erhalten, Großeltern sind dazu ebenfalls berechtigt. In bestimmten Fällen wird auch weitläufigeren Verwandten ein Recht auf Elternzeit eingeräumt. Die neuen Meldepflichten rund um die Elternzeit können folglich neben den Eltern auch weitere Beschäftigte betreffen, sofern diese gesetzlich krankenversichert sind.
Welche Meldepflichten gelten aktuell?
Geht eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter in Elternzeit, meldet der Arbeitgeber der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse bisher nur den Beginn in Form einer Unterbrechungsmeldung. Über das Ende der Elternzeit und deren Dauer erfahren die Kassen in der Regel erst mit der ersten Entgeltmeldung nach Wiederaufnahme der Beschäftigung.
Welche Nachteile hat das bisherige Verfahren?
Mit Blick auf eine Elternzeit müssen die gesetzlichen Krankenkassen verschiedene Dinge prüfen, zum Beispiel das Fortbestehen der Mitgliedschaft oder die Höhe der Beiträge von freiwillig versicherten Beschäftigten in dieser Zeit. Um dies tun zu können, besorgen sich die Kassen derzeit proaktiv die notwendigen Angaben hinsichtlich der Dauer der Elternzeit bei den Arbeitgebern. Das kostet viel Zeit und verursacht hohen Aufwand.
Was muss künftig im Meldeverfahren zur Elternzeit gemeldet werden?
Mit Beginn des kommenden Jahres sind alle Arbeitgeber verpflichtet, neben der bisherigen Unterbrechungsmeldung den Beginn und das Ende jeder Elternzeit an die zuständige Krankenkasse zu melden. Diese Meldepflicht gilt nur für Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen. Sie gilt explizit nicht für Elternzeiten, die vorher begonnen haben und über den 1. Januar 2024 hinaus in Anspruch genommen werden.
Für wen gelten die neuen Meldepflichten?
Die neuen Meldepflichten gelten ausschließlich für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte, welche die Elternzeit in Anspruch nehmen. Für geringfügig Beschäftigte besteht keine Meldepflicht, ebenso wie für privat krankenversicherte Beschäftigte.
Wie sieht das neue Meldeverfahren zur Elternzeit konkret aus?
Es gibt zwei zusätzliche Meldungen für betroffene Beschäftigte, zum Beginn und zum Ende der Elternzeit:
- Die Meldung zum Beginn der Elternzeit hat den Abgabegrund 17. Mit ihr wird das Datum des Beginns der jeweiligen Elternzeit mitgeteilt. Zum vereinbarten Ende der Elternzeit werden keine Angaben gemacht, da die Dauer der Elternzeit in der Personalpraxis später häufig verlängert oder auch verkürzt wird.
- Die Meldung zum Ende der Elternzeit hat den Abgabegrund 37. Diese enthält sowohl das Datum des Beginns als auch des Endes der Elternzeit. Diese Meldung wird erst nach der tatsächlichen Beendigung der Elternzeit mit einer Frist von sechs Wochen erstellt.
Was ist bei Aufnahme einer Beschäftigung während der Elternzeit zu melden?
Wenn eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter während der vereinbarten Elternzeit bei seinem bisherigen Arbeitgeber eine Beschäftigung aufnimmt, muss der Arbeitgeber eine Meldung zum Ende der Elternzeit mit Grund 37 erstellen. Wird diese Beschäftigung zugunsten der Fortsetzung der Elternzeit wieder aufgegeben, muss eine erneute Meldung zum Beginn der Elternzeit mit Grund 17 erfolgen. Diese Meldepflichten gelten nicht, wenn die vorübergehende Beschäftigung nur geringfügig war (Minijob).
Was gilt bei einem Krankenkassenwechsel während der Elternzeit?
Wechselt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter während der Elternzeit seine gesetzliche Krankenkasse, so hat der Arbeitgeber für die neue Kasse eine Beginn-Meldung mit Grund 17 zu erstellen.
Was gilt bei einem Beschäftigungsende während der Elternzeit?
Endet die Beschäftigung während der Elternzeit, so muss der Arbeitgeber zum Austrittsdatum zusätzlich zur sozialversicherungsrechtlichen Abmeldung eine Ende-Meldung für die Elternzeit mit Grund 37 erstellen.
Markus Matt ist Fachjournalist Human Resources und Dipl.-Betriebswirt. Er ist seit 25 Jahren in der deutschen Personalszene unterwegs und hat die Branche aus verschiedenen Blickwinkeln kennengelernt. Mehr als ein Jahrzehnt war er Chefredakteur eines HR-Fachmagazins. Weiterhin hat er sich einen Namen als Autor und Moderator gemacht. Matt ist Inhaber einer Unternehmensberatung.
Lesen Sie auch:
>> GKV-Zertifikat: Warum Arbeitgeber auf ITSG-geprüfte Software setzen sollten
>> Lohnsoftware finden: So wählen Sie geschickt aus
>> DEÜV-Meldungen: 10 Fragen und Antworten zum DEÜV-Meldeverfahren
Bildquellen: AleksandarNakic-iStockphoto.com (Beitragsbild), Markus Matt (Porträt)
