Corona und Homeoffice: Wie ein DMS Unternehmen unterstützt

Viele Arbeitgeber in Deutschland haben ihre Beschäftigten in den vergangenen Wochen aufgrund der Coronavirus-Pandemie ins Homeoffice geschickt. So wollen die Unternehmen auch im Quarantänefall handlungsfähig bleiben und ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Doch vor allem kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft eine elementare Voraussetzung für effektives Arbeiten von zu Hause: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Die Coronavirus-Pandemie hat die kürzlich noch so robuste deutsche Wirtschaft mit voller Wucht erfasst. Ganze Branchen, vor allem Händler und Dienstleister, sind vom behördlich angeordneten Lockdown des wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Lebens massiv betroffen. Immer mehr Arbeitgeber müssen Kurzarbeitergeld (KUG) für ihre Beschäftigten beantragen oder sind auf Hilfen aus dem Corona-Schutzschild der Bundesregierung angewiesen. Aber auch in den Branchen, in denen noch gearbeitet werden darf – oder muss, herrscht mittlerweile ein Gefühl der Unsicherheit. Niemand kann gegenwärtig abschätzen, wie lange die Corona-Krise andauern wird. Um sich für den Quarantänefall zu wappnen, verlegen immer mehr Unternehmen ihre Büroarbeitsplätze ins Homeoffice.

Die Möglichkeit, wichtige Aufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen, hilft Unternehmen, selbst in Extremsituationen wie der Corona-Krise größere Ausfälle zu vermeiden und handlungsfähig zu bleiben. Darüber hinaus kann das Arbeiten von zu Hause sicherlich dazu beitragen, das Erkrankungsrisiko für die Mitarbeiter zu verringern. Wer jedoch meint, für Homeoffice reiche es aus, einfach den PC aus der Firma mit nach Hause zu nehmen und via Remote-Desktop ans Unternehmensnetz anzustöppseln, der liegt falsch.

Ein vollwertiger Büroarbeitsplatz im Homeoffice setzt voraus, dass die Mitarbeiter von außen auf alle für sie relevanten Geschäftsdokumente zugreifen können. Und das erfordert ein zentrales Dokumentenmanagementsystem.

Papierbasierte Dokumentenverwaltung erschwert Homeoffice

Viele Unternehmen, insbesondere Mittelständler, haben nun – neben all den wirtschaftlichen Verwerfungen – auch noch ein organisatorisches Problem. Sie bestreiten nämlich nach wie vor einen Großteil ihrer geschäftlichen Prozesse mithilfe von Papierdokumenten. Das bedeutet: Geschäftsrelevante Informationen wie Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten sind häufig in Aktenordnern abgelegt, die wiederum irgendwo in den Firmenräumen stehen. Homeoffice-Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen – und sich daher kein vollständiges Bild zu einem Fall machen.

Alle relevanten Papierunterlagen mit nach Hause zu nehmen, ist für Heimarbeiter aber keine Lösung. Denn damit würden wichtige Dokumente dem allgemeinen Zugriff entzogen. Zudem lassen sich in diesem Fall auch die eigenen Fortschritte und Arbeitsergebnisse nicht mit den Kollegen teilen.

Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist effektives Arbeiten im Homeoffice somit nahezu unmöglich.

Ortsunabhängiger und vollständiger Datenzugriff über Dokumentenmanagementsystem

Sollen Beschäftigte zu Hause produktiv arbeiten, benötigen sie vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Tätigkeit relevanten Dokumente. Dies lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) problemlos realisieren. Mithilfe eines DMS können Homeoffice-Mitarbeiter jederzeit auf alle Informationen zugreifen und an Geschäftsprozessen teilnehmen:

• Vertriebsmitarbeiter können beispielsweise auch im Homeoffice Kunden akquirieren und Geschäfte abwickeln. Über das DMS bleiben alle Beteiligten (Buchhaltung, Lieferanten, Vorgesetzte etc.) auf aktuellem Stand.
• Berater können im Homeoffice Kunden und Projekte betreuen. Das Dokumentenmanagementsystem stellt alle hierfür notwendigen Informationen bereit.
• Führungskräfte können die Fortschritte und Arbeitsergebnisse ihrer Mitarbeiter im Homeoffice in Echtzeit nachverfolgen.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Die Coronavirus-Krise zeigt: Unternehmen sollten hinsichtlich der Arbeitsformen ihrer Mitarbeiter flexibler werden, sofern das Tätigkeitsprofil es zulässt.

Bei Krankheitswellen – da reicht schon die herkömmliche saisonale Grippe – können ortsunabhängige digitalisierte Arbeitsprozesse den Unterschied machen und vor gravierenden wirtschaftlichen Folgen schützen.

Daher ist es ratsam, die trägen papiergebundenen Abläufe endgültig ad acta zu legen und ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Denn ohne DMS gibt es weder ein vollwertiges Homeoffice noch kann die Digitalisierung im Unternehmen vorangetrieben werden – und das gilt nicht nur in Pandemiezeiten.
 
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