Liquiditätsplanung optimieren: 10 Praxistipps für KMU

 
Die Liquiditätsplanung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine Herausforderung. Oft fehlt es an einem aktuellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben. Das kann zu gefährlichen finanziellen Engpässen führen. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Liquiditätsplanung optimieren können.

Ohne Moos nichts los, weiß der Volksmund. Dies gilt auch für Unternehmen. Ohne Liquidität können sie nicht arbeiten. Liquidität ist das Geld, das einem Betrieb jederzeit zur Verfügung steht, um sein Geschäft zu betreiben. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Liquidität planen. Liquiditätsplanung bedeutet, dass Sie heute wissen, wie liquide – oder umgangssprachlich: “flüssig” – Sie morgen, nächste Woche und nächsten Monat sein werden. Dieser Artikel erläutert, warum Liquiditätsplanung in KMU so wichtig ist. Außerdem erfahren Sie, welche betrieblichen Funktionen dabei zusammenwirken und wie Sie durch Digitalisierung Ihre Liquidität optimieren und Ihr Unternehmen zukunftsfähig machen.

Warum sollten KMU ihre Liquiditätsplanung optimieren?

Finanzielle Ressourcen sind begrenzt, gerade bei kleineren Firmen. Deshalb müssen Unternehmer die Geldzuflüsse und Geldabflüsse – den Cashflow – genau verfolgen. Manche Ausgaben sind aufschiebbar, andere sind es nicht. Angenommen, Sie tätigen eine Investition und haben deshalb am Monatsende keine Liquidität mehr für die Gehaltszahlungen. Oder Sie können Ihren Wareneinsatz nicht finanzieren, weil die Kunden schleppend zahlen. Die Folgen wären gravierend: Kündigungen, Betriebsstillstand, Verlust an Marktanteilen, Abwanderung von Kunden oder sogar eine Insolvenz. Damit es bei Ihnen nicht so weit kommt, haben wir die besten Tipps zusammengestellt, wie KMU ihre Liquiditätsplanung optimieren können.

Was beeinflusst die Liquidität?

Wie Ihr Kontostand am Ende des Tages aussieht, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Wie hoch sind die Außenstände? Welche Zahlungsziele gewähren Sie? Nutzen Sie Skonto? Binden Sie viel Kapital in Lagerhaltung, Anlagen und Gebäuden? Welchen Zahlungsspielraum haben Sie bei Ihren Lieferanten herausgehandelt? Diese Fragen zeigen, dass eine gute Liquiditätsplanung Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen braucht: aus Einkauf und Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft.

10 Tipps für die Liquiditätsplanung in KMU

Die folgenden Handlungsempfehlungen helfen Ihnen dabei, Ihre Liquiditätsplanung zu verbessern und die Liquidität zu erhöhen.

1. Schnelle Rechnungsstellung

Manche Kaufleute drücken sich vor dem Rechnungen schreiben, solange es geht. Es ist ihnen lästig und unangenehm. Damit zerstören sie unbewusst die Finanzkraft ihrer Unternehmen. Clevere Unternehmer hingegen haben ihre Rechnungsstellung bereits automatisiert. Eine Software holt sich Produkte, Preise, Kunden, Liefertermine, Zahlungsbedingungen und vieles mehr aus den Stammdaten. Auch innergemeinschaftliche Geschäfte oder fremdsprachige Rechnungen werden automatisch generiert.

Ist die Finanzbuchhaltungssoftware integriert, werden die Rechnungen direkt kontiert und gebucht. Sie fließen in die offenen Posten ein und werden ins Mahnwesen überstellt, wenn der Kunde nicht rechtzeitig zahlt. Eine schnelle, automatisierte Rechnungsstellung ist somit eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre Liquiditätsplanung optimieren können.

2. Vorschüsse verlangen bei längeren Projekten

Wenn Sie längerfristige Projekte abwickeln, sollten Sie mit Ihren Kunden Teilzahlungen vereinbaren: zum Beispiel 30 Prozent bei Auftragserteilung, weitere 30 Prozent bei Erreichen von Meilenstein x, und die restlichen 40 Prozent nach Fertigstellung. Denn Ihre Personalkosten und Ihr Wareneinsatz warten schließlich auch nicht, bis das Projekt abgeschlossen ist. Wenn Sie das alles vorfinanzierten, würde Ihre Liquidität überlastet.

Mithilfe einer integrierten Unternehmenssoftware können Sie den Deckungsbeitrag von Projekten leicht errechnen. So erkennen Sie, wie ein Projekt die Rentabilität beeinflusst – und können gegebenenfalls rechtzeitig die Reißleine ziehen und vor dem nächsten Kundenprojekt die Vertragsbedingungen nachschärfen.

3. Lastschriften und kurze Zahlungsziele für Kunden

Mit den Zahlungsmethoden SEPA-Lastschriften, PayPal und Kreditkarten steuern Sie selbst, wann Ihre Ware oder Leistung bezahlt werden. Sie sind also nicht der Zahlungsmoral der Kunden ausgeliefert. Vereinbaren Sie daher Zahlungsmittel, die Ihnen die Kontrolle über den Geldzufluss geben. Falls Sie weiterhin Rechnungen schreiben möchten, formulieren Sie als Zahlungsbedingung lieber “Sofort netto Kasse” als “30 Tage nach Erhalt der Rechnung”.

4. Mahnungen schreiben

Lassen Sie bei Zahlungsverzug Ihrer Kunden keine wertvolle Zeit verstreichen. Stellen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware ein, dass beim Überschreiten der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen sofort eine Mahnung mit Fristsetzung und Mahngebühr rausgeht. Und dann die zweite Mahnung. Falls auch diese keinen Zahlungseingang bringt, sollten Sie den Vorgang direkt an ein Inkassobüro übergeben.

In einer guten Software können Sie für Ihre Kunden individuelle Mahneinstellungen festlegen, vielleicht mit Ihren besten Kunden etwas freundlicher umgehen. Aber grundsätzlich sollten Sie die Digitalisierung im Rechnungswesen nutzen, um automatisiert Mahnungen zu verschicken.

5. Keinen Rabatt gewähren

Viele Unternehmer machen sich zu wenig klar, dass ein gewährter Rabatt unmittelbar und ausschließlich zu Lasten ihres Gewinns geht. Ein Beispiel: Nehmen wir einmal an, Ihre Umsatzrendite beträgt zehn Prozent. Gleichzeitig gewähren Sie Kunden zehn Prozent Preisnachlass. Dies hat zur Folge, dass für Sie kein Gewinn übrig bleibt. Sollte Ihre Rendite einbrechen, würden Sie sogar in die Verlustzone absacken. Deshalb sehen Pricing-Spezialisten Rabatte kritisch. Machen Sie Ihren Kunden lieber einen fairen Preis und entwerten Sie diesen nicht ohne Not.

6. Skonto ausnutzen

Manche Lieferanten geben bei schneller Zahlung Skonto. Wenn Sie zwei Prozent weniger bezahlen müssen, indem Sie vier Wochen früher zahlen, dann summiert sich das übers Jahr betrachtet auf 24 Prozent. Wer seine Liquiditätsplanung optimieren möchte, sollte daher wissen: Skonto ist der günstigste Kredit. Verzichten Sie keinesfalls darauf, sofern Sie überschüssige Liquidität besitzen oder eine günstige Kreditlinie nutzen können.

Um Skonto ausnutzen zu können, müssen Sie Eingangsrechnungen allerdings schnell bearbeiten und bezahlen. Moderne Software zur Rechnungseingangsverarbeitung ermöglicht einen digitalen Workflow, um Eingangsrechnungen schnell durch die verschiedenen Stationen durchzuleiten: formale und sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, Buchung, Überweisung.
 

7. Zahlungsfristen heraushandeln

Eine weitere wichtige Maßnahme, mit der Sie die Liquiditätsplanung optimieren und für eine höhere Liquidität sorgen: Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten längere Zahlungsfristen als Sie selbst Ihren Kunden gewährt. Stimmen Sie Ihre gewährten und in Anspruch genommenen Zahlungsziele entsprechend ab und zahlen Sie Rechnungen keinen Tag früher als nötig.

8. Leasen und outsourcen

Investitionen können für KMU einen finanziellen Aderlass bedeuten. Setzen Sie Ihre Liquidität daher nur dort ein, wo es nötig ist. Unternehmer, die ihre Liquiditätsplanung optimieren möchten, sollten immer überlegen: Ist die Investition wirklich notwendig, oder kann ich die Maschine oder das Gebäude auch leasen? Das Gleiche gilt für Ausgaben, die nicht unmittelbar Ihrem Geschäftszweck dienen. Sie brauchen zum Beispiel keinen eigenen Datenschutzbeauftragten, dafür gibt es Dienstleister. Auch Logistikaufgaben wie den Versand oder die Retourenabwicklung kann man auslagern.

9. Rückstellungen bilden

Viele Liquiditätsabflüsse lassen sich vorab gut planen. Sie wissen zum Beispiel, welche Löhne und Gehälter Sie monatlich zahlen müssen, wie hoch Ihre Miete ist, wie viel Umsatzsteuervorauszahlung Sie leisten müssen. Bilden Sie rechtzeitig Rückstellungen für den laufenden Betriebsaufwand. Darüber hinaus sollten Sie für absehbare Investitionen oder Risiken vorsorgen. Inzwischen gibt es wieder Zinsen auf Liquiditätsüberschüsse und die Inflation scheint sich abzuschwächen. Also spricht nichts dagegen, Liquidität, die absehbar gebraucht wird, auf einem Tagesgeldkonto zu parken.

Eine Unternehmenssoftware mit Berichtsfunktionen und Onlinebanking-Anbindung verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen. Das unterstützt Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung.

10. Lagerhaltung planen

Ein typischer Fehler, der sich negativ auf die Liquidität auswirkt, besteht darin, zu viele Waren einzukaufen, die dann im Lager Kapital binden. Ein Lieferant macht ein günstiges Angebot und schon geht die Bestellung raus. Hier hilft ein ein gutes Warenwirtschaftssystem mit Lagerverwaltung, die Liquiditätsplanung zu verbessern. Es verschafft Ihnen den Überblick über Ihre Lagerhaltung. So identifizieren Sie Ladenhüter und Schnelldreher und können bedarfsgerechter bestellen und liefern. Jede Schraube, jede Büroklammer, die Sie nicht schnell wieder weiterverkaufen, bedeutet totes Kapital. Nutzen Sie die Digitalisierung für Ihre Liquiditätsplanung; Ihre Software hat eine Fülle von Daten, um Ihnen die Unternehmensführung zu erleichtern.

Fazit zur Liquiditätsplanung in KMU

Viele KMU leiden unter Liquiditätsengpässen. Diese können existenzbedrohend sein. In unserem Beitrag haben wir zehn Praxistipps gesammelt, mit denen KMU ihre Liquiditätsplanung optimieren und Engpässen vorbeugen können. Grundsätzlich geht es darum, mehr und schnellere Geldzuflüsse zu bewirken, als man an Geldabflüssen zu leisten hat. Das klingt einfacher als es ist, weil so viele betriebliche Funktionen daran beteiligt sind. Professionelle Unternehmenssoftware unterstützt Sie dabei, einen Liquiditätsplan aufzustellen. So können Sie Ihre Liquiditätsplanung optimieren – und bleiben flüssig.

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Autorin dieses Beitrags
Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.