Rechnungen ins Ausland stellen – worauf muss ich achten?
Rechnungen zu schreiben zählt zu den erfreulichen Aufgaben des Unternehmerdaseins. Für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind die Regeln den meisten bekannt – doch was ist eigentlich bei Rechnungen ins Ausland zu beachten? Dieser Beitrag erläutert die Bestimmungen für Rechnungen, die deutsche Unternehmen an Betriebe oder an Privatpersonen im Ausland stellen.
Wenn der erste Auftrag aus dem Ausland eintrifft, ist das ein Grund zum Feiern. Aber auch der Anlass, sich spätestens jetzt zu informieren: Wie stellt man Rechnungen ins Ausland korrekt? Muss man Geschäfte mit EU-Ländern und Drittländern unterschiedlich fakturieren? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.
Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (B2B)
Rechnungen in das EU-Ausland, sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen, stellen Sie ohne Umsatzsteuer. Ihr Kunde oder Rechnungsempfänger versteuert die Lieferung oder Leistung dann zu dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Da er diesen Betrag zugleich als Vorsteuer absetzen kann, zahlt im Endeffekt keiner von Ihnen Umsatzsteuer auf diese Rechnung. Dieses Verfahren bezeichnet man als Reverse-Charge, was soviel heißt wie “Umkehrung der Steuerschuldnerschaft”. Geregelt ist das Ganze im deutschen Umsatzsteuergesetz in § 13b UStG.
Rechnungen an Unternehmen in einem Drittland (B2B)
Bei Rechnungen an Unternehmen in einem Nicht-EU-Land, auch als “Drittland” bezeichnet, ist Folgendes zu beachten:
Pflichtangaben
Ihre Rechnung an ein Unternehmen in einem Nicht-EU-Land stellen Sie ohne die deutsche Umsatzsteuer. Ansonsten muss die Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung innerhalb Deutschlands. Eventuell vermerken Sie im Rechnungstext, dass die Rechnung nicht im Inland steuerpflichtig ist, aber das ist optional. Es ergibt sich ja aus dem Adressaten.
In der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) müssen Sie Rechnungen ins außereuropäische Ausland gesondert aufführen. Diese Rechnungen an Drittländer werden nicht in der Zusammenfassenden Meldung angegeben.
Registrierungspflichten
Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an Drittländer fakturieren, sollten Sie sich im Voraus über die dortigen steuerrechtlichen Regelungen informieren. Manche Nicht-EU-Länder verlangen, dass Sie sich umsatzsteuerlich dort registrieren lassen.
Kosten und Laufzeiten im Zahlungsverkehr mit Drittländern
Überweisungen wie an ein EU-Land sind an Drittländer nicht möglich. Solche Zahlungen nennen sich “Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr”, kosten Gebühren und brauchen bis zu drei Wochen Zeit, wenn das Geld zum Beispiel nach Asien, Afrika oder Lateinamerika geschickt wird. Unternehmer sollten im Vorfeld klären, wie die Gebühren zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger aufgeteilt werden können. Übersteigt eine Auslandszahlung den Betrag von 12.500 Euro, muss die Deutsche Bundesbank darüber informiert werden.
Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland (B2C)
Wenn Sie im B2C-Geschäft sind, also Lieferungen und Leistungen an Verbraucher im Ausland vornehmen, dann berechnen Sie Umsatzsteuer, wie Sie es auch gegenüber inländischen Kunden tun würden. Solche Leistungen sind im Inland steuerbar, ganz gleich, ob Sie Kunden innerhalb oder außerhalb der EU beliefern.
Gutschriften bei Rechnungsstellung ins Ausland
Manchmal ersetzt eine Gutschrift die Rechnung. Zum Beispiel bei Verlagshonoraren ist es häufig so, dass nicht der Autor dem Verlag eine Rechnung stellt, sondern der Verlag dem Autor eine Gutschrift über dessen Honorar erteilt. Im Prinzip ist eine Gutschrift eine Rechnung, die vom Empfänger der Leistung ausgestellt wird, statt vom Erbringer. Diese Konstruktion ist nützlich, wenn beispielsweise der Leistungsempfänger (Ihr ausländischer Kunde) die zur Abrechnung notwendigen Informationen leichter beschaffen kann als Sie.
Wenn Ihr Kunde Sie per Gutschrift bezahlt, sind Sie von der Pflicht zur Rechnungsstellung befreit. Eine Gutschrift muss im Text des Abrechnungsdokuments als “Gutschrift” bezeichnet werden. Auch bei einer Verrechnung von Gutschriften für empfangene und Belastungen für erbrachte Waren oder Leistungen ist der Text “Gutschrift” verpflichtend. Vorsicht: Fehlt diese Angabe, kann die Finanzbehörde Sie für die Vorsteuer in Haftung nehmen.
Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen aus dem oder in das Ausland
Die übliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für Rechnungen an Kunden im Ausland. Haben Sie Waren in ein anderes EU-Land geliefert, müssen Sie zudem nachweisen können, dass Ihre Ware am innergemeinschaftlichen Bestimmungsort angelangt ist. Dieser Nachweis kann – muss aber nicht – durch eine Gelangensbestätigung erbracht werden, die Sie hier herunterladen können.
Wenn Sie keine Gelangensbestätigung haben, können Sie andere Dokumente vorlegen, aus denen sich laut BMF-Schreiben vom 9. Oktober 2020 “leicht und eindeutig nachprüfbar” die Ankunft der Ware beim Empfänger belegen lässt. Heben Sie also auch Empfangsbestätigungen und Frachtdokumente auf. Nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV sind unter anderem folgende Dokumente als Beleg erlaubt:
- Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts der Ware enthält
- Konnossement, also ein Dokument, mit dem der Frachtführer bestätigt, dass er die Ware zur Beförderung übernommen hat
- Bescheinigung des beauftragten Spediteurs
- Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Versand bis zur Ablieferung beim Adressaten transparent und nachvollziehbar beweist
Welche Folgen haben falsche oder fehlende Angaben auf Auslandsrechnungen?
Wenn auf Ihrer Ausgangsrechnung in ein EU-Land oder einen Drittstaat Angaben fehlen oder nicht korrekt sind, müssen Sie im schlimmsten Fall die Umsatzsteuer aus eigener Tasche erstatten. Das ist bei innergemeinschaftlichen Geschäften zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie keine oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers angeben.
Natürlich müssen auch alle Pflichtbestandteile einer Rechnung vorhanden sein. Bei geringfügigen Fehlern sind die Konsequenzen nicht so drastisch. Haben Sie zum Beispiel eine innergemeinschaftliche Leistung versehentlich als Lieferung deklariert, wird das Bundeszentralamt für Steuern Sie lediglich auffordern, eine berichtigte Zusammenfassende Meldung für den Meldezeitraum abzugeben.
Fazit: Auslandsrechnungen stellen ist nicht schwer
Rechnungen ans EU-Ausland oder an das Nicht-EU-Ausland bergen zwar einige Tücken, sind aber im Prinzip nicht schwer: Wenn Sie gegenüber Firmen (B2B) Lieferungen oder Leistungen ans Ausland fakturieren, ist der Betrag im Land des Leistungsempfängers steuerbar, das heißt, Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer. Stellen Sie Rechnungen an ausländische Privatkunden, ist der Betrag im Inland steuerbar, das heißt, Sie stellen die Rechnung mit Umsatzsteuer. Bei Geschäften mit dem EU-Ausland wird die Reverse-Charge-Regel angewendet und Sie müssen nachweisen, dass die Ware auch beim Empfänger angekommen ist. Eine gute Rechnungssoftware erleichtert Ihnen die Fakturierung gegenüber Auslandskunden.
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Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen.
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