Rechnungen ins Ausland stellen – worauf muss ich achten?

Rechnungen schreiben gehört zu den angenehmen Aufgaben eines Unternehmers. Die Regeln für Rechnungen innerhalb Deutschlands sind den meisten bekannt – aber was ist bei Rechnungen ins Ausland zu beachten? Dieser Artikel erläutert die Vorschriften für Rechnungen, die deutsche Unternehmen an Unternehmen oder Privatpersonen im Ausland stellen.

Wenn der erste Auftrag aus dem Ausland kommt, ist das ein Grund zur Freude. Aber auch ein Grund, sich spätestens jetzt zu informieren: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig aus? Muss ich Geschäfte mit EU-Ländern anders abrechnen als mit Drittländern? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (B2B)

Rechnungen ins EU-Ausland, sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen, stellen Sie ohne Umsatzsteuer aus. Ihr Kunde oder Rechnungsempfänger versteuert dann die Lieferung oder Leistung mit dem in seinem Land geltenden Steuersatz. Da er diesen Betrag gleichzeitig als Vorsteuer abziehen kann, zahlt im Ergebnis keiner von Ihnen Umsatzsteuer auf diese Rechnung. Dieses Verfahren nennt man Reverse-Charge, was soviel bedeutet wie „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“. Das Ganze ist im deutschen Umsatzsteuergesetz in § 13b UStG geregelt.

Rechnungen an Unternehmen in einem Drittland (B2B)

Bei Rechnungen an Unternehmen in einem Nicht-EU-Land, auch als „Drittland“ bezeichnet, ist Folgendes zu beachten:

Pflichtangaben

Ihre Rechnung an ein Unternehmen in einem Nicht-EU-Land stellen Sie ohne die deutsche Umsatzsteuer aus. Ansonsten muss die Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung innerhalb Deutschlands. Sie können im Rechnungstext darauf hinweisen, dass die Rechnung im Inland nicht zu versteuern ist. Dies ergibt sich aus dem Rechnungsempfänger.

In der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) müssen Sie Rechnungen ins außereuropäische Ausland gesondert aufführen. Diese Rechnungen an Drittländer werden nicht in der Zusammenfassenden Meldung angegeben.

Registrierungspflichten

Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen in Drittländer fakturieren, sollten Sie sich vorab über die dort geltenden Steuervorschriften informieren. Einige Nicht-EU-Länder verlangen eine umsatzsteuerliche Registrierung.

Kosten und Laufzeiten im Zahlungsverkehr mit Drittländern

Überweisungen in Drittländer sind möglich, aber nicht über das SEPA-Verfahren. Solche Zahlungen werden in der Regel über das SWIFT-System abgewickelt und können je nach Land und Bank mit Gebühren verbunden sein und mehrere Tage bis zu einer Woche dauern. Unternehmer sollten vorab klären, welche der drei Gebührenregelungen – OUR (Auftraggeber zahlt), BEN (Empfänger zahlt) oder SHA (geteilte Gebühren) – zur Anwendung kommt.

Übersteigt eine Auslandszahlung 12.500 Euro, besteht nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Diese Meldung dient statistischen Zwecken und kann online oder telefonisch erfolgen.

Abrechnung gegenüber Verbrauchern im Ausland (B2C)

Für B2C-Geschäfte (Lieferungen und Leistungen an Verbraucher im Ausland) gelten folgende Regelungen:

Innerhalb der EU:

• Für alle EU-Mitgliedstaaten gilt eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro pro Jahr.
• Bis zu dieser Grenze berechnen Sie die deutsche Umsatzsteuer wie bei inländischen Kunden.
• Wird diese Schwelle überschritten, müssen Sie die Umsatzsteuer des jeweiligen Bestimmungslandes berechnen und abführen.
• Zur Vereinfachung können Sie das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) nutzen.

Außerhalb der EU (Drittland):

• Lieferungen in Drittländer sind als Ausfuhrlieferungen von der deutschen Umsatzsteuer befreit.
• Beachten Sie jedoch mögliche Einfuhrabgaben im Bestimmungsland.

Elektronische Dienstleistungen:

• Elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen im EU-Ausland unterliegen unabhängig von der Lieferschwelle immer der Umsatzsteuer des Bestimmungslandes.

Es ist wichtig, sich über die spezifischen Regelungen im Bestimmungsland zu informieren, da diese variieren können. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, einen auf internationales Steuerrecht spezialisierten Steuerberater zu konsultieren.

Gutschriften bei Rechnungsstellung ins Ausland

Manchmal tritt eine Gutschrift an die Stelle einer Rechnung. Bei Verlagshonoraren ist es beispielsweise üblich, dass nicht der Autor dem Verlag eine Rechnung ausstellt, sondern der Verlag dem Autor eine Gutschrift über das Honorar erteilt. Eine Gutschrift ist im Prinzip eine Rechnung, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird – vorausgesetzt, beide Parteien haben dies vorher vereinbart.

Wenn Ihr Kunde Sie per Gutschrift bezahlt, sind Sie von der Pflicht zur Rechnungsausstellung befreit, sofern die Gutschrift alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung enthält (§ 14 Abs. 4 UStG). Wichtig: Eine Gutschrift muss auf dem Abrechnungspapier ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Fehlt diese Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen oder Sie für zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer haftbar machen (§§ 14c und 15 UStG).

Auch bei der Verrechnung von Gutschriften für erhaltene Waren oder Dienstleistungen mit Belastungen für erbrachte Waren oder Dienstleistungen bleibt die Bezeichnung „Gutschrift“ verpflichtend. Der leistende Unternehmer hat zudem das Recht, einer ausgestellten Gutschrift zu widersprechen. In diesem Fall verliert die Gutschrift ihre steuerliche Wirkung.

Aufbewahrungspflicht und Nachweise bei Auslandsrechnungen

Ab 2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Rechnungen auch an Kunden im Ausland. Bei Warenlieferungen in andere EU-Länder müssen Sie zusätzlich nachweisen können, dass Ihre Ware am innergemeinschaftlichen Bestimmungsort angekommen ist.

Dieser Nachweis kann, muss aber nicht durch eine Gelangensbestätigung erbracht werden. Nach dem BMF-Schreiben vom 9. Oktober 2020 können Sie auch andere Unterlagen vorlegen, aus denen sich „leicht und eindeutig nachprüfbar“ ergibt, dass die Ware beim Empfänger angekommen ist.

Nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV sind unter anderem folgende Dokumente als Belegnachweis zulässig:

• Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterschrieben und vom Empfänger der Ware quittiert ist
• Konnossement (Seefrachtbrief)
• Bescheinigung des beauftragten Spediteurs
• Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Versand bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist.

Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Die Aufbewahrung hat grundsätzlich im Inland zu erfolgen. Bei elektronischer Aufbewahrung mit vollem Datenzugriff ist auch eine Aufbewahrung im EU-Ausland möglich, was dem Finanzamt mitzuteilen ist.

Bewahren Sie neben den Rechnungen auch alle relevanten Belege wie Empfangsbestätigungen und Frachtpapiere auf, um im Bedarfsfall einen lückenlosen Nachweis führen zu können.

Welche Folgen haben falsche oder fehlende Angaben auf Auslandsrechnungen?

Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben auf Ihrer Ausgangsrechnung in das EU-Ausland oder in ein Drittland können schwerwiegende Folgen haben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kann beispielsweise die Steuerbefreiung (§ 6a UStG) versagt werden, wenn Sie keine oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsempfängers angeben. In diesem Fall müssten Sie die Umsatzsteuer selbst entrichten.

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen vollständig und richtig sein – dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auch des Leistungsempfängers),
• Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung.

Bei geringfügigen Fehlern sind die Konsequenzen weniger drastisch: Haben Sie z. B. versehentlich eine innergemeinschaftliche Lieferung als innergemeinschaftliche Leistung gemeldet, wird das Bundeszentralamt für Steuern Sie in der Regel lediglich auffordern, für den betroffenen Meldezeitraum eine berichtigte Zusammenfassende Meldung abzugeben.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass alle Angaben auf Ihren Rechnungen korrekt sind und dass Sie insbesondere bei grenzüberschreitenden Umsätzen die steuerlichen Anforderungen des jeweiligen Landes beachten.

Fazit: Auslandsrechnungen stellen ist nicht schwer

Rechnungen ins EU-Ausland oder ins Nicht-EU-Ausland zu stellen, birgt zwar einige Tücken, ist aber grundsätzlich nicht schwierig: Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen (B2B) ins Ausland fakturieren, ist der Betrag im Land des Leistungsempfängers steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer. Wenn Sie Rechnungen an ausländische Privatkunden stellen, ist der Betrag im Inland steuerbar, d.h. Sie stellen die Rechnung mit Umsatzsteuer. Bei Geschäften mit dem EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren und Sie müssen nachweisen, dass die Ware auch beim Empfänger angekommen ist. Eine gute Rechnungssoftware erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung an ausländische Kunden.