11 wichtige Personalcontrolling-Kennzahlen für KMU
Um ihren Personalbereich optimal zu steuern und die richtigen Entscheidungen zu treffen, benötigen Arbeitgeber Daten und Zahlen. Dieser Beitrag erläutert, welche Personalcontrolling-Kennzahlen jedes kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Blick haben sollte.
Nicht zuletzt durch den Fachkräftemangel rückt das Personalcontrolling in den Fokus. Unternehmen möchten beispielsweise wissen, ob ihre Aufwendungen für Personal, Ausbildung, Onboarding und Personalbindungsmaßnahmen richtig eingesetzt sind. Um das zu beurteilen und an den Stellschrauben zu drehen, benötigen sie Kennzahlen für das Personalcontrolling.
Was ist Personalcontrolling?
Personalcontrolling, auch HR-Controlling oder Human Resources Controlling genannt, analysiert das Verhältnis von personalbezogenem Aufwand und Ertrag. Es beantwortet zum Beispiel Fragen wie:
- Wie hoch sind unsere Kosten für Recruiting und Onboarding?
- Wie wirkungsvoll sind die Verfahren und Prozesse im Personalbereich und was kosten sie?
- Wie erfolgreich sind wir in der Bindung von Leistungsträgern ans Unternehmen?
- Konnte die Maßnahme XY unsere Fluktuation senken?
Dabei werden im Allgemeinen nicht die einzelnen Mitarbeiter, sondern die Belegschaft insgesamt oder bestimmte Abteilungen, Teams und Bereiche betrachtet.
Welche Methoden gibt es im Personalcontrolling?
Die Methoden des Personalcontrollings betrachten vier verschiedene Dimensionen des HR-Bereichs:
| Controlling-Methode: | Betrachtet zum Beispiel: | Analysiert zum Beispiel: |
|---|---|---|
| Operatives Controlling | Gegenwärtige Effektivität des Personaleinsatzes, Wirkung von HR-Maßnahmen und -Prozessen | Kosten-Nutzen-Effekte von Prozessen und Maßnahmen zur Personalbindung etc. |
| Strategisches Controlling | Personalplanung, strategische Steuerung des Personaleinsatzes | Personalausstattung in Bezug auf langfristige Unternehmensziele |
| Quantitatives Controlling | Anzahl der Frauen im Unternehmen, Personalkosten | Harte, messbare Zahlen |
| Qualitatives Controlling | Weiche Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit | Mitarbeiterbefragungen, 360-Grad-Beurteilungen |
Welche Instrumente des Personalcontrollings gibt es?
Dank der Digitalisierung des Personalmanagements mit HR-Software und digitaler Personalakte können Unternehmen heute auf einen großen Werkzeugkasten zugreifen. Dazu gehören:
- Personalkennzahlen und Kennzahlensysteme — Personalcontrolling-Kennzahlen sind das wichtigste Mittel, um belastbare Zahlen zu erhalten und Vorhersagen im HR-Bereich zu treffen.
- Auswertungen — Moderne Personalsoftware bietet hier vielfältige Möglichkeiten. Damit behalten Sie die Personalcontrolling-Kennzahlen, die Sie besonders interessieren, im Blick.
- Vergleiche — Diese geben zum Beispiel Aufschluss darüber, ob die verschiedenen Filialen im Plan liegen (Soll-Ist-Vergleich), ob Maßnahme X im Zeitverlauf Wirkung zeigen wird (Soll-Wird-Vergleich), ob die Prognose von letztem Jahr zutrifft (Wird-Ist-Vergleich) und so weiter.
- Mitarbeiterbefragungen — Diese sind ein oft unterschätztes Instrument, um die Mitarbeiterzufriedenheit und andere weiche Faktoren zu analysieren. Mit Fragen, bei denen die Mitarbeiter Antworten auf einer Skala von 1 bis 5 geben können, erhalten Sie nicht nur ein Stimmungsbild, sondern Zahlen, aus denen Sie Trends ablesen können.
- SWOT-Analyse — SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats, also Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Anhand Ihrer HR-Analyseergebnisse erkennen Sie, welche Aspekte in Ihrem Unternehmen gut laufen und wo Sie nachjustieren sollten.
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Was sind die Ziele von Personalcontrolling?
Wie jedes Controlling hat auch das Personalcontrolling eine beratende Funktion: Es versetzt die Geschäftsleitung in die Lage, informierte Personalmanagement-Entscheidungen zu treffen. Außerdem zielt das Personalcontrolling darauf ab, eine integrierte, koordinierte und transparente Personalarbeit zu ermöglichen, Fehlsteuerungen früh zu erkennen, Maßnahmen und Prozesse zu evaluieren und die Zielerreichung im Personalwesen zu kontrollieren und zu steuern.
Welche Daten brauchen KMU für ein effektives Personalcontrolling?
Jedes Unternehmen hat individuelle Fragen und Herausforderungen. Deshalb sollten möglichst viele Daten und ein breites Spektrum an Personalcontrolling-Kennzahlen verfügbar sein. Hilfreich sind zum Beispiel folgende Zahlen und Daten – jeweils bezogen auf die Gesamtbelegschaft, eine Filiale oder einzelne Teams und Abteilungen:
- Personalbestand
- Durchschnittliche Verweildauer
- Kündigungsquote
- Recruiting-Kosten
- Ausbildungsquote
- Krankenstand
- Ausfallquoten
- Diversität
- Bildungsstand und Kompetenzen der Arbeitnehmer
- Löhne und Gehälter
- Effizienz von Onboarding-Maßnahmen
- Planstellen
- Vakanzen
- Altersstruktur
- Teilzeitregelungen
- Nachfolgeplanung
- Zufriedenheitsdaten
Wie kommen KMU an die Daten fürs Personalcontrolling?
Es liegt auf der Hand, dass die Informationsbreite und -tiefe, die für ein effektives Personalcontrolling notwendig sind, ohne eine HR-Software nicht zu bekommen sind. In der HR-Software laufen alle personalbezogenen Informationen zusammen (digitale Personalakte), können zu Kennzahlen verarbeitet und individuell bereitgestellt werden.
Welche Personalcontrolling-Kennzahlen sind besonders wichtig?
Wichtig sind immer diejenigen Personalkennzahlen, die einem KMU helfen, in HR-Fragen noch wirtschaftlicher, strategischer und effizienter zu werden – siehe SWOT-Analyse. Das können ganz unterschiedliche Aspekte sein. Folgende Kennzahlen gelten gemeinhin als besonders hilfreich.
SMARTes Personalcontrolling
Personalcontrolling-Kennzahlen dienen der Unternehmenssteuerung. Sie führen zu Erkenntnissen, die in Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Damit diese Maßnahmen sich evaluieren lassen, sollten sie an SMARTe Ziele geknüpft sein, das heißt, sie sollten spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und zeitlich terminiert sein. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern könnte ein Ziel beispielsweise lauten: “Nächstes Jahr wollen wir zehn Prozent der freiwerdenden Stellen mit Bewerbern aus den eigenen Reihen besetzen.”
Fazit zur Kennzahlensteuerung im HR-Bereich
Personalcontrolling-Kennzahlen sind im HR-Bereich unverzichtbar. Sie ermöglichen Arbeitgebern, ihr wichtigstes Kapital – die Mitarbeiter – effizient einzusetzen und Leistungsträger ans Unternehmen zu binden. Das Zahlenmaterial für das Personalcontrolling kommt dabei aus der HR-Software. Moderne Personalsoftware ermöglicht die verschiedensten Analysen, um ein Unternehmen auch für die Zukunft personell gut aufzustellen.
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