Controlling in KMU: Mit wenigen Finanzkennzahlen steuern

 
Beim Controlling und bei der Steuerung des Unternehmens mithilfe von Finanzkennzahlen geht es letztlich um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb tun auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gut daran, sich ein maßgeschneidertes Kennzahlensystem zuzulegen. Die gute Nachricht: Wenige Kennzahlen reichen aus. Und: Es ist es kein Hexenwerk, sie zu bestimmen.

Im hektischen Tagesgeschäft bleibt in kleinen und mittleren Unternehmen oft wenig, manchmal gar keine Zeit fürs Controlling. Der Fokus liegt auf der buchhalterischen Erfassung dessen, was war, und auf der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zum Rechnungswesen. Gleichzeitig stehen immer mehr Daten zum eigenen Unternehmen, zum Markt und zu den Kunden zur Verfügung. Daten, die – aggregiert zu Finanzkennzahlen – ein wertvolles Instrument der Unternehmenssteuerung sind.

Die Menge an betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist allerdings enorm und damit für viele abschreckend. Aber Dranbleiben lohnt sich: Mit nur wenigen, aber dafür den richtigen Kennzahlen können KMU wertvolle Entscheidungshilfen generieren, die dazu beitragen, strategische Ziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Finanzkennzahlen als Frühwarnsystem und Grundlage für die Erreichung von Zielen

Finanzkennzahlen liefern verdichtete Informationen über den Zustand eines Unternehmens und machen sichtbar, wo sich Probleme anbahnen, wo man also gegensteuern muss. Mit ihrer Hilfe lassen sich böse Überraschungen wie zum Beispiel Liquiditätsengpässe, “verschlafene” Trends, oder das In-Ungnade-Fallen bei der Hausbank vermeiden.

Wer auf das Monitoring von Finanzkennzahlen verzichtet, hat kein Frühwarnsystem und verliert seine langfristigen, strategischen Ziele leichter aus den Augen.

Nur mit einem entsprechenden Controlling bleiben die strategischen Ziele präsent – und nur wenn sie präsent sind, können sie in alltägliche Entscheidungen einfließen und am Ende erreicht werden. Ein schlankes, effizientes System aus Finanzkennzahlen – darum geht es für KMU. Das Motto lautet deshalb: Konzentration auf das Wesentliche und Sinnvolle beim Herausfiltern der für das Unternehmen relevanten KPI (Key Performance Indicators) aus dem weiten Feld der Kennzahlen. Schon eine Handvoll Finanzkennzahlen reicht in den meisten Fällen aus.

Für das Controlling im Allgemeinen und insbesondere, um die Kennzahlen zu berechnen und bereitzustellen, empfiehlt es sich, Finanzbuchhaltungssoftware einzusetzen. Sie “zieht” sich die Daten für die Kennzahlen und ermittelt die aktuellen Werte automatisch. Das spart viel Zeit und Mühe.

Die Basics: Kennzahlen zur Beurteilung der finanziellen Stabilität und Ertragskraft

Aber welche KPI sind die richtigen? Es gibt einige monetäre Kennzahlen, die jedes Unternehmen, egal ob KMU oder Konzern, im Blick haben sollte. Die folgenden vier beispielsweise sind eine gute Basis für die Beurteilung der finanziellen Stabilität und der Ertragskraft eines Unternehmens:

• Die Eigenkapitalquote gibt an, wie hoch der Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital des Unternehmens ist. Je höher die Eigenkapitalquote, desto größer die finanzielle Stabilität des Unternehmens und die Unabhängigkeit gegenüber Fremdkapitalgebern. Und damit ganz allgemein die Fähigkeit, Rückschläge zu verkraften.
• Die Gesamtkapitalrendite gibt Aufschluss darüber, wie rentabel das gesamte im Unternehmen eingesetzte Kapital (Eigen- und Fremdkapital) arbeitet. Je höher die erzielte Gesamtkapitalrentabilität ist, desto effizienter wird das Kapital eingesetzt und desto attraktiver ist eine Investition in das betrachtete Unternehmen.
• Der Cashflow zeigt, in welchem Maße ein Unternehmen Finanzmittel aus eigener Kraft erwirtschaftet hat, um sich von innen heraus zu finanzieren. Diese Aussage ist zum Beispiel für Kreditgeber von Bedeutung. Die so genannte Cashflow-Rate gibt an, welcher Anteil des Umsatzes im Unternehmen verbleibt und für Investitionen, Kapitaltilgung und Gewinnausschüttung zur Verfügung steht. Außerdem zeigt sie, welche Preisschwankungen das Unternehmen finanziell verkraften kann, ohne dass Liquiditätsengpässe auftreten. Je höher die Cashflow-Rate, desto eher ist das Unternehmen in der Lage, zukünftig Chancen zu nutzen und Risiken abzuwehren.
• Die Schuldentilgungsdauer gibt Aufschluss darüber, wie lange ein Unternehmen zur Rückzahlung seiner derzeitigen Verpflichtungen ausschließlich mittels seines erwirtschafteten Cashflows bräuchte. Je kürzer sie ist, desto höher ist die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens, desto kürzer werden die Zinsaufwendungen das Unternehmen belasten und desto mehr Cashflow kann für Investitionen genutzt werden.

Unternehmensspezifische Finanzkennzahlen

Neben diesen universalen, monetären Größen sind für jedes Unternehmen weitere, individuelle Kennzahlen sinnvoll. Welche das sind, hängt zuallererst von den Unternehmenszielen ab. Denn genau diese sollen die Kennzahlen ja abbilden und deren Erreichung messbar machen.

Auch aus der Phase, in der sich das Unternehmen gerade befindet, lassen sich sinnvolle Kennzahlen ableiten. So kann für wachsende Unternehmen zum Beispiel die Umsatzsteigerungsrate eine passende Kennzahl sein.

Schließlich ergeben sich passende Kennzahlen auch aus der Branche des jeweiligen Unternehmens: Für ein mittelständisches Fertigungsunternehmen sind beispielsweise Kennzahlen zur Betriebsmittelproduktivität sinnvoll, während für ein Handelsunternehmen eher Größen wie der Umsatz pro Verkaufsfläche von Interesse sind.

Jedes Kennzahlensystem muss auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens zugeschnitten werden.

Beim Zuschnitt kann folgende Liste von Kriterien helfen, die jede Kennzahl erfüllen sollte.

Cockpit-Software ermöglicht schnelleren Überblick und mehr Zeit für Entscheidungsableitung

Sind die richtigen Kennzahlen identifiziert und liegen aktuelle Werte vor, gilt es, diese für die Entscheider aufzubereiten. Das A und O dabei: Übersichtlichkeit. Auf einen Blick muss erkennbar sein, wie sich die Unternehmenslage oder verschiedene Zielerreichungsgrade darstellen. Auch hierfür gibt es digitale Lösungen in Form von Cockpit-Software: Sie liefert mit Diagrammen, Ampel-Darstellungen, Grafiken und dergleichen mehr eine übersichtliche Visualisierung der KPI. Der dadurch mögliche schnelle Überblick lässt Management und Führungskräften mehr Zeit für das Wesentliche: für die Interpretation und Diskussion der Zahlen und für die Ableitung von Entscheidungen im Bereich der Unternehmenssteuerung.

Fazit: Mit Finanzkennzahlen zu steuern lohnt sich für KMU

Kennzahlen sind ein wichtiger Orientierungsgeber und ein Frühwarnsystem. Deshalb sollten KMU einige wenige, für sie individuell relevante Kennzahlen identifizieren und im Blick behalten. Die richtige Software unterstützt bei der Errechnung und der Visualisierung und spart damit wertvolle Zeit. Ein schlankes, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Kennzahlensystem und eine konsequente Auseinandersetzung des Managements mit den Zahlen ermöglichen bessere Entscheidungen und damit eine nachhaltig bessere Steuerung des Unternehmens in die Zukunft.

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