Interne Lohnabrechnung: 11 Gründe, warum sie sich (oft) lohnt

Die Lohnbuchhaltung zählt zu den Aufgaben, die Unternehmen gern auslagern. Ein Outsourcing ist jedoch keineswegs immer die bessere Lösung. Im Gegenteil: Es gibt gute Gründe für die interne Lohnabrechnung.

Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, kommt um die korrekte und regelkonforme Abrechnung von Löhnen und Gehältern nicht herum. Dabei läuft es immer auf eine grundsätzliche Entscheidung hinaus: interne Lohnabrechnung oder Outsourcing der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater oder einen Payroll-Dienstleister?

11 gute Gründe dafür, die Lohnabrechnung intern durchzuführen

Es spricht vieles dafür, die Lohnbuchhaltung im Unternehmen zu behalten oder – bei bereits erfolgter Auslagerung – zurückzuholen. Die folgenden 11 Gründe zeigen, warum sich eine interne Lohnabrechnung mithilfe einer professionellen Lohnabrechnungssoftware in vielen Fällen lohnt:

Pro #1: Inhouse-Lösungen oft kostengünstiger

Obwohl die Kosten nicht das wichtigste Kriterium sind bzw. sein sollten, denkt man darüber oft zuerst nach. Verlassen Sie sich nicht auf pauschale Versprechen der Payroll-Anbieter, sondern unterziehen Sie die Auslagerung und die interne Lohnabrechnung einem direkten Kostenvergleich – in vielen Fällen wird die Inhouse-Lösung mit der Kombination aus leistungsfähiger Lohnabrechnungssoftware und einem erfahrenen Lohnbuchhalter die Nase vorn haben.

Pro #2: Rechtssicherheit der Lohnbuchhaltung

Rechtssicherheit zu erlangen ist eines der wichtigsten Argumente von Unternehmern, die ihre Lohnbuchhaltung auszulagern. Tatsache ist jedoch: Mit einer guten Lohnabrechnungssoftware und einem geschulten Mitarbeiter können Sie genauso rechtssicher arbeiten wie beispielsweise ein spezialisierter Payroll-Dienstleister. Gibt der Gesetzgeber neue Anforderungen und Vorgaben heraus, passt der Hersteller der Lohnsoftware diese im Rahmen zeitnaher Updates daran an, sodass sich keine Fehler durch veraltete Technik einschleichen können.

Pro #3: Lohnsoftware übernimmt Routineaufgaben (Automatisierung)

Mithilfe einer guten Lohnabrechnungssoftware werden Routineaufgaben zum Kinderspiel. Zahlreiche Prozesse lassen sich teilweise oder vollständig automatisieren, darunter die Datenerfassung, die Erstellung von Auswertungen und die Übernahme von Zeitwirtschaftsdaten. Damit entfallen zeitraubende Routinearbeiten, wiederkehrende Aufgaben und die manuelle Eingabe von Daten – übrig bleibt: mehr Zeit. Professionelle Inhouse-Lösungen arbeiten vernetzt und beziehen Informationen aus verschiedensten Bereichen wie Lohnstamm oder Zeitwirtschaft ein, um auf automatisierter Basis individuelle Entgeltabrechnungen zu erstellen.

Pro #4: Know-how bleibt im Unternehmen

Wird die Lohnbuchhaltung ausgelagert, geht zwangsläufig Know-how verloren. Klappt es mit dem gewählten Dienstleister doch nicht wie gewünscht, gibt es im Betrieb keine Expertise mehr für die interne Lohnabrechnung. Für viele Unternehmen ist es daher die beste Lösung, die Lohnabrechnung intern durchzuführen und dabei die Spezialisten mithilfe der Abrechnungssoftware von zeitraubenden Routinearbeiten zu entlasten.

Pro #5: Jederzeitiger Zugriff und Flexibilität

Noch schnell etwas ändern oder einen Fehler korrigieren? Bei der internen Lohnabrechnung ist das kein Problem, denn die Lohnsoftware ist rund um die Uhr verfügbar – ganz ohne Termin beim Steuerberater. So können Sie flexibel agieren und haben ständig die Kontrolle über den Stand der Lohnbuchhaltung und der elektronischen Meldungen.

Pro #6: Wissenszuwachs durch die Lohnsoftware

Kein Lohnbuchhalter, keine Lohnbuchhalterin kann alles wissen. Das muss er oder sie auch gar nicht, denn die Lohnsoftware enthält Praxis-Know-how bis in den kleinsten Winkel spezieller Abrechnungsthemen, sei es die Abrechnung von Kurzarbeit, Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung oder die Ermittlung von Zuschlägen. Auch für branchenspezifische Besonderheiten wie den Baulohn gibt es Lösungen.
Tipp: Eine gute Abrechnungssoftware bringt einen entsprechenden Support mit. Bestehen Fragen zur Software oder zu gesetzlichen Änderungen, sollte die Hotline schnell und kompetent Auskunft erteilen können.

Pro #7: Automatische Erstellung der Lohnabrechnungen

Der größte Vorteil von Inhouse-Lösungen besteht darin, dass die Lohnabrechnungen weitgehend automatisiert erzeugt werden. Ob monatliche Entgeltabrechnung, elektronische Meldungen an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und weitere Stellen – oder auch Auswertungen: Der Lohnbuchhalter braucht hier lediglich zu kontrollieren und zu steuern. Den Großteil der eigentlichen Arbeit übernimmt die Lohnsoftware. Durch den hohen Automatisierungsgrad bestehen im Meldewesen höchste Transparenz und Kontrolle.

Pro #8: Ihre Daten verlassen das Unternehmen nicht

Ein weiterer Vorzug der internen Lohnabrechnung ist der Verbleib Ihrer Daten im Unternehmen. Weder werden Aktenordner oder Datenträger zum Steuerberater gebracht noch Daten über möglicherweise unsichere Übertragungswege transferiert. 100-prozentige Sicherheit gibt es zwar nie, doch die Lohnabrechnungssoftware bietet einen größtmöglichen Schutz der sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten. Zugang zur internen Lohnabrechnung haben nämlich nur die dazu berechtigten Personen. Unberechtigte Dritte können auf die Daten nicht zugreifen.

Pro #9: Alle wichtigen Daten immer bereit zum Abruf

Die interne Lohnabrechnung ermöglicht es der Geschäftsführung jederzeit, die jüngsten Daten einzusehen und in ihre Entscheidungen einzubeziehen. Somit trifft sie diese immer auf einer fundierten und aktuellen Basis, statt auf veralteten Informationen aus den früheren Abrechnungszeiträumen.

Pro #10: Transparenz – wer macht was?

In der internen Lohnabrechnung ist es einfach nachzuvollziehen, wer wann an welcher Aufgabe gearbeitet hat. Die Software ermöglicht es, jederzeit den Prozess zu überprüfen, Unstimmigkeiten abzuklären und die erzeugten Lohnabrechnungen zu kontrollieren.

Pro #11: Die Verantwortung bleibt im Unternehmen

Ob fehlerfreie Abrechnung oder korrekte Abführung von Steuern und Beiträgen, die Verantwortung dafür liegt beim Arbeitgeber – egal, ob er die Lohnbuchhaltung selbst durchführt oder auslagert. Ist also bei der Auslagerung ohnehin eine zusätzliche Kontrolle erforderlich, liegt es nahe, die Lohnabrechnung intern durchzuführen und dabei auch die Kommunikation mit Ämtern und Behörden in der eigenen Hand zu behalten.
 

So viel Entlastung wird durch aktuelle Lohnabrechnungssoftware möglich

Die erfolgreiche interne Lohnabrechnung steht und fällt mit einer durchdachten Lohnsoftware. Sie verschafft den Payroll-Mitarbeitern mehr freie Zeit für die Mitarbeiterbetreuung und entlastet sie auf verschiedenen Ebenen:

• Wegfall von Routinearbeiten, die automatisiert ablaufen können
• Nach erfolgreich erstellter Lohnabrechnung automatische Erstellung von Beitragsnachweisen, elektronischen Meldungen und Lohnsteueranmeldungen
• Geringerer Aufwand für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben dank softwareseitiger Updates
• Verringerter Aufwand für Fehlersuche, weil diese durch Kontrollläufe und Plausibilitätsprüfungen frühzeitig aufgedeckt werden
• Schnelle Klärung offener Fragen über den angeschlossenen Support
• Vorgefertigte Berichte und Auswertungen zu den wichtigsten Themen für den schnellen Zugriff
• Vorausgefüllter Druck von Verdienst- und Arbeitsbescheinigungen
• Sichere Ausführung von komplexeren Abrechnungsthemen

 
Fazit: Es gibt keinen Grund, die interne Lohnabrechnung zu fürchten, wenn Sie sich durch eine professionelle Software für die Lohnbuchhaltung unterstützen und entlasten lassen. So kann jeder Unternehmer Know-how im Betrieb halten, unabhängig von externen Dienstleistern bleiben und flexibel agieren.
 
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Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
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