Monatswechsel in der Lohnabrechnung: Schritt für Schritt zur fehlerfreien Payroll

 
Jeden Monat aufs Neue steht Arbeitgebern die Lohnabrechnung für ihre Beschäftigten ins Haus. Dabei müssen sie eine Vielzahl von Pflichten erfüllen, um die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu gewährleisten. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die erforderlichen Schritte im Rahmen des Monatswechsels in der Lohnabrechnung.

Die Lohnabrechnung zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Arbeitgebern. Schließlich geht es darum, den Mitarbeitern pünktlich ihr Entgelt auszuzahlen und so den Betriebsfrieden zu bewahren. Da ist es gut, zu wissen, wie man den Monatswechsel in der Lohnabrechnung schrittweise bis zur fehlerfreien Payroll durchführt.

Monatswechsel in der Lohnabrechnung: die wichtigsten Arbeitgeberpflichten

Ziel der Entgeltabrechnung ist, die auszuzahlenden Löhne korrekt zu berechnen sowie die erforderlichen Abgaben rechtzeitig und richtig durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, erlegt der Gesetzgeber Arbeitgebern zahlreiche Pflichten auf:

• Ausstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung (§ 108 GewO)
• pünktliche Einreichung der Beitragsnachweise bei den Sozialversicherungsträgern und Abführung der Beiträge
• Anmeldung und Abführung der Lohnsteuern beim Finanzamt, unter Berücksichtigung der Lohnsteuermerkmale (ElStAM) der Arbeitnehmer

Arbeitgeber können theoretisch darauf verzichten, dem Arbeitnehmer monatlich erneut einen Lohnzettel auszuhändigen, wenn von der Berechnung des Vormonats nicht abgewichen wird. Die meisten Arbeitgeber erstellen dennoch bei jedem Monatswechsel eine neue Lohnabrechnung.
 

Entgeltabrechnung erstellen: Schritte beim Monatswechsel in der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe Aufgabe, die aus einer Vielzahl einzelner Schritte besteht.

Lohnabrechnung erstellen: Berechnung von Brutto- und Nettolohn

Zunächst berechnen Sie für jeden Mitarbeiter den Bruttolohn. Er setzt sich meist aus mehreren Bestandteilen zusammen:

• Grundlohn
• geldwerte Vorteile/Sachbezüge (z. B. Dienstwagenregelung)
• vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
• Zuschläge und Zulagen (z. B. Gefahrenzulagen, Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
• leistungsbezogene Bonuszahlungen (z. B. Provisionen, Prämien)
• pauschal versteuerte Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge

Deshalb kann es sein, dass das Bruttoentgelt in der Gehaltsabrechnung bei jedem Monatswechsel variiert. Um nun das Nettoentgelt zu berechnen, sind vom Gesamtbrutto die anfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden im Regelfall nach dem solidarischen Prinzip jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen wie den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung, den nur der Arbeitnehmer zahlt. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen der Mitarbeiter wie Lohnsteuerklasse oder Kinderfreibeträge.

Abweichungen von dieser Vorgehensweise können bei besonderen Umständen auftreten. Liegt etwa eine geringfügige Beschäftigung vor, zahlt der Arbeitnehmer selbst keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber hingegen führt einen pauschalen Beitrag an die Knappschaft-Bahn-See ab, der etwa 31 Prozent des Lohns ausmacht. Noch deutlich mehr Besonderheiten bringt die Baulohnabrechnung mit sich. Hier gibt es beispielsweise durch Sommer- und Winterarbeitszeit Unterschiede beim monatlichen Brutto. Zudem müssen die Arbeitgeber Beiträge an die verpflichtenden Sozialkassen der Bauwirtschaft abführen.

Meldewesen im Rahmen des Monatswechsels bei der Lohnabrechnung

Sobald die Löhne für alle Mitarbeiter berechnet wurden, müssen die entsprechenden Beträge an die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt gemeldet werden.

• Beitragsnachweise: Spätestens bis zum fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats müssen die Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Fällig sind die Beiträge zwei Tage später.
• Lohnsteueranmeldung: Die Lohnsteueranmeldung müssen Sie je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich jeweils am 10. Tag nach dem betreffenden Zeitraum beim Finanzamt einreichen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist, wobei es eine Schonfrist von drei Tagen gibt.

All diese Meldungen müssen auf elektronischem Weg eingereicht werden. Hierfür wurden in den vergangenen Jahren entsprechende Verfahren geschaffen. Für die Anmeldung der Lohnsteuer können Sie die ELSTER-Schnittstelle verwenden, für Beitragsnachweise nutzen Sie das sogenannte DEÜV-Verfahren.

Inhalte und Aufbau einer Entgeltabrechnung

108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) macht klare Angaben dazu, welche Pflichtangaben auf die Verdienstabrechnung gehören:

• Angaben zum Abrechnungszeitraum
• Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
• Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
• sonstige Vergütungen
• Art und Höhe der Abzüge
• Abschlagszahlungen und Vorschüsse

In der Praxis enthält der Lohnzettel jedoch noch viele weitere Informationen:

• Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber
  Dazu gehören Name und Anschrift des Arbeitgebers und des Mitarbeiters, der Beginn des Arbeitsverhältnisses und der Abrechnungszeitraum. Ebenso werden häufig genannt das Geburtsdatum und die Lohnsteuermerkmale (z. B. Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, Steueridentifikationsnummer) sowie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.
• Aufbau des Entgelts
  Es wird detailliert aufgeschlüsselt, wie sich der ausgezahlte Lohn zusammensetzt. Dazu gehören:
  – Bruttolohn
  – Arbeitnehmeranteil zu den verschiedenen Sozialversicherungen
  – Höhe von Lohn- und Kirchensteuer sowie ggf. Solidaritätszuschlag
  – persönliche Abzüge
  – Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
  – vermögenswirksame Leistungen
  – angewendete Steuerfreibeträge
  – geldwerte Vorteile
  – Zuschläge und Zulagen
  – Nettolohn
  – Auszahlungsbetrag

Hilfe durch Lohnsoftware: Vereinfachung des Monatswechsels in der Lohnabrechnung

Größte Sorgfalt ist bei der Lohnabrechnung besonders wichtig. Entstandene Fehler müssen aufwendig durch Korrekturen und Rückrechnungen beseitigt werden. Schlimmer wiegt jedoch, dass schlampige Arbeit auch rechtliche Auswirkungen haben kann. Bei einer lediglich verspäteten Abgabe werden die Beiträge geschätzt. Werden Meldungen jedoch ganz unterlassen oder Beiträge nicht abgeführt, kann dies sogar strafrechtlich relevant sein. Im schlimmsten Fall kommt eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe auf den Arbeitgeber zu.

Entsprechend wichtig ist es, den Monatswechsel in der Lohnabrechnung strukturiert anzugehen und Fehler zu vermeiden. Je höher der Anteil an manuellen Arbeiten und Berechnungen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den Lohnabrechnungen. Arbeitgeber müssen ihre Lohnabrechnung deshalb aber nicht unbedingt an einen Steuerberater auslagern. Denn mit einer guten und aktuellen Lohnsoftware können sie diese auch problemlos selbst durchführen.

Die gute Nachricht: Möchten Arbeitgeber den Monatswechsel in der Lohnabrechnung effizient gestalten, benötigen sie hierfür lediglich eine aktuelle, GKV-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware. Mit einem solchen Abrechnungsprogramm erledigen auch kleine und mittlere Unternehmen die Aufgaben im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu überschaubaren Kosten selbst:

• Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten
• weitgehend automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung
• elektronischer Versand der Lohnsteueranmeldungen und der Beitragsnachweise
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs anhand hinterlegter Bankverbindungen
• Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Mit einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware können Arbeitgeber somit den Aufwand für den Monatswechsel in der Lohnabrechnung deutlich senken und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren. Zudem haben sie – im Unterschied zu einer ausgelagerten Lohnabrechnung – alle Personaldaten jederzeit im Zugriff.

Autorin dieses Beitrags
Sabine Hutter ist freie Texterin aus dem bayerischen Waidhofen. Die Betriebswirtin und ehemalige Personalreferentin schreibt in diesem Blog Beiträge zu HR-Themen.
[gekonnt-gesagt.de]

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