Nur mit A1-Bescheinigung: Entsendung von Mitarbeitern ins EU-Ausland

Auf Dienstreisen in EU-Staaten und in die EFTA-Länder (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) müssen Arbeitnehmer stets die sogenannte A1-Bescheinigung mitführen. Hier sind die wichtigsten Informationen zu dem Dokument, das Arbeitgeber für ihre Beschäftigten beantragen müssen.

Mit der A1-Bescheinigung weisen Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens auf Dienstreisen im EU-Ausland oder in einem EFTA-Staat nach, dass für sie bereits in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden. Ein vorübergehend im Ausland tätiger Beschäftigter aus Deutschland muss somit nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates angemeldet werden. Für den Mitarbeiter sind dann nur in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

A1-Bescheinigung gehört bei jedem beruflich bedingten Grenzübertritt ins Gepäck

Eine A1-Bescheinigung muss immer und bei jeder dienstlichen „Entsendung“ in einen EU-Staat sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz mitgeführt werden. Diese Verpflichtung gilt für eine grenzüberschreitende Tank- oder Einkaufsfahrt ebenso wie für Messebesuche, Geschäftsessen, Meetings und Betriebsausflüge. Entscheidend ist allein, dass sich ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers im Ausland aufhält. Ob dabei produktiv gearbeitet wird, spielt keine Rolle.

Unterschiedliche Handhabung der A1-Bescheinigung durch die Teilnehmerländer

Auf den ersten Blick scheint die Sache mit der A1-Bescheinigung klar zu sein, doch ganz so einfach ist es nicht. Zwar wurde die Beantragung des Dokuments EU-weit vereinheitlicht, aber länderspezifische Besonderheiten sorgen in vielen Personalabteilungen weiterhin für Unsicherheit.

Die EU-Verordnung zur Sozialversicherung regelt die Pflicht zur Mitführung der A1-Bescheinigung grundsätzlich großzügig. Allerdings schränkt die Umsetzung der europäischen Entsenderichtlinien in nationales Recht diese Großzügigkeit teilweise wieder ein.

Ein Beispiel: Die EU-Verordnung erlaubt es zwar grundsätzlich, A1-Bescheinigungen für kurze Dienstreisen auch nachträglich zu beantragen. Einige Mitgliedstaaten haben dies in ihren Entsenderichtlinien jedoch anders geregelt. Beispielsweise verlangen Frankreich und Österreich die Beantragung der A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise. Eine nachträgliche Ausstellung wird selbst in Ausnahmefällen nicht akzeptiert. Auch bei dienstlich begründeten Aufenthalten im Großherzogtum muss stets eine bewilligte A1-Bescheinigung mitgeführt werden.

Teils empfindliche Strafen bei fehlender A1-Bescheinigung

Arbeitgeber müssen die nationalen Anforderungen daher genau kennen, wenn sie Mitarbeiter in einen EU- oder EFTA-Staat entsenden wollen. Darauf zu hoffen, dass nicht genau kontrolliert wird, ist nicht empfehlenswert. Berichten zufolge wurden Mitarbeiter bereits an Flughäfen direkt abgefangen. Prüfer gingen sogar nach Einsichtnahme in Gästelisten von Hotels gezielt auf Geschäftsreisende zu und verlangten die Vorlage der A1-Bescheinigung. Konnten die geprüften Personen das Dokument nicht oder nicht in der den nationalen Entsenderichtlinien entsprechenden Form vorlegen, wurden bereits Bußgelder von bis zu 10.000 Euro in Österreich und von mehr als 3.000 Euro in Frankreich pro Verstoß verhängt. Andere Staaten verlangten anstelle einer Bußgeldzahlung „nur“ die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in der Höhe, die für inländische Mitarbeiter angefallen wäre. Darüber hinaus kann einem entsandten Mitarbeiter der Zutritt zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert werden.

So läuft das Antragsverfahren zur A1-Bescheinigung ab

Seit 2019 müssen Arbeitgeber Anträge für Mitarbeiter, die bis zu 24 Monate bzw. bis zu 60 Monate (Antrag auf Ausnahmegenehmigung) entsandt werden, auf digitalem Weg stellen. Dies ist über das SV-Meldeportal oder eine zertifizierte Lohnsoftware möglich.

A1-Bescheinigung aus der Lohnsoftware heraus beantragen

Besonders komfortabel lässt sich die A1-Bescheinigung aus einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware heraus beantragen, zum Beispiel mit den Lohnprogrammen von HS:

  • Ein Eingabeassistent leitet die Benutzer durch die Antragstellung und prüft, ob alle Felder korrekt ausgefüllt wurden.
  • Der Antrag wird durch die Software an die zuständige gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung gesandt.
  • Anschließend lässt sich eine Antragsbestätigung ausdrucken, die der Mitarbeiter als Nachweis über die Beantragung mitführen kann (Achtung: länderspezifische Regelungen beachten!).
  • Nach der Bewilligung des Antrags steht die A1-Bescheinigung in der Lohnsoftware sofort als PDF zum Ausdrucken oder für den Dateiversand auf das Smartphone des Mitarbeiters zur Verfügung.

Sammelbescheinigung für mehrere Auslandsaufenthalte

Die A1-Beschei­nigung wird für Entsen­dungen von bis zu 24 Monaten ausge­stellt. Für jeden Aufenthalt muss der Arbeitgeber einen neuen Antrag stellen. Dies kann jedoch unpraktisch sein, wenn Mitarbeiter häufig und regelmäßig in EU-Staaten entsendet werden, wie es beispielsweise bei Bus- und Lkw-Fahrern, Piloten, Flugbegleitern oder bei Beschäftigten auf Schiffen der Fall ist.

Unternehmen, die ihre abhängig Beschäftigten regelmäßig in EU-Länder entsenden, können bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung beantragen (Formular GME 1). Eine Mehrfachbeschäftigung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat für mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal in einem mehr als unbedeutenden Umfang (Richtwert: mindestens fünf Prozent der Arbeitszeit oder des Entgelts) beschäftigt ist.

Bearbeitungsdauer bis zur Genehmigung einer A1-Bescheinigung berücksichtigen

Die Bearbeitungsdauer variiert stark: Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung durch die Krankenkassen werden in der Regel innerhalb eines Arbeitstages genehmigt. Bei Anträgen auf Ausnahmegenehmigung und bei Anträgen an die Deutsche Rentenversicherung (z. B. bei privatversicherten Arbeitnehmern) können hingegen drei bis vier Wochen bis zur Bewilligung vergehen. Bis zu sechs Monate müssen Arbeitgeber warten, die bei der DVKA eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigte beantragt haben.

Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen

Deutlich komplizierter als die Beantragung einer A1-Bescheinigung zur Befreiung von der Doppelzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen ist die Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen. Insbesondere Österreich und Frankreich bestehen darauf, dass entsandte Arbeitnehmer entsprechende Antragsbewilligungen nach den Doppelbesteuerungsabkommen mit allen erforderlichen Dokumenten (Arbeitsverträge, Lohnnachweise etc.) mitführen.

Werden Mitarbeiter bei Kontrollen ohne die erforderlichen Bescheinigungen und Unterlagen angetroffen, können empfindliche Bußgelder verhängt werden. Zudem wird den Mitarbeitern in der Regel der Zugang zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert. Unter Umständen werden sogar Strafverfahren wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung eingeleitet.

Da das Steuerrecht eine nationalstaatliche Angelegenheit ist, gibt es hier kein einheitliches Antragsverfahren. Auch Art und Umfang der beizufügenden Dokumente variieren von Staat zu Staat.

Die Texte der von Deutschland abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen sind auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht.

Informationen zum Stand der Doppelbesteuerungsabkommen und der Doppelbesteuerungsverhandlungen sowie bereits geltende Abkommen sind in einem BMF-Schreiben vom 1. Januar 2024 veröffentlicht.

Weitere Informationen zu den Doppelbesteuerungsabkommen bzw. den Verständigungsverfahren sind auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern abrufbar.


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