Nur mit A1-Bescheinigung: Entsendung von Mitarbeitern ins EU-Ausland

Bei Dienstreisen in EU-Staaten und in die EFTA-Länder (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) haben Arbeitnehmer immer eine sogenannte A1-Bescheinigung mitzuführen. Hier die wichtigsten Informationen zu dem Dokument, das Arbeitgeber für ihre Beschäftigten beantragen müssen.

Durch die A1-Bescheinigung weisen Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens auf Dienstreisen im EU-Ausland bzw. in einem EFTA-Staat nach, dass für sie bereits in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden. Ein (zeitweilig) im Ausland arbeitender Beschäftigter aus Deutschland braucht somit nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates angemeldet zu werden. Für den Mitarbeiter sind dann nur in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

A1-Bescheinigung gehört bei jedem beruflich bedingten Grenzübertritt ins Gepäck

Eine A1-Bescheinigung muss immer und bei jeder “Entsendung” in einen EU-Staat sowie nach Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz mitgeführt werden. Dies gilt für eine grenzüberschreitende Tank- oder Einkaufsfahrt ebenso wie für Messebesuche, Geschäftsessen, Meetings und sogar für Betriebsausflüge. Hierbei kommt es nur darauf an, dass sich ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers im Ausland aufhält – nicht jedoch darauf, ob dabei auch tatsächlich produktiv gearbeitet wird.

Unterschiedliche Handhabung der A1-Bescheinigung durch die Teilnehmerländer

Auf den ersten Blick scheint die Sache mit der A1-Bescheinigung also klar zu sein, doch ganz so einfach ist es nicht. Zwar wurde die Beantragung des Dokuments EU-weit vereinheitlicht, aber länderspezifische Besonderheiten sorgen in vielen Personalabteilungen noch immer für Unsicherheit.

So regelt das zugrundeliegende Regelwerk, die EU-Verordnung zur Sozialversicherung, die Pflicht zur Mitführung der A1-Bescheinigung prinzipiell durchaus großzügig – die Umsetzung der europäischen Entsenderichtlinien in nationales Recht, die wiederum Ländersache ist, schränkt die Großzügigkeit jedoch teilweise wieder ein.

Ein Beispiel: Die EU-Verordnung sieht die Möglichkeit vor, A1-Bescheinigungen auch nachträglich zu beantragen. Luxemburg hat dies in seinen Entsenderichtlinien aber anders geregelt: Bei dienstlich begründeten Aufenthalten im Großherzogtum muss stets eine bewilligte (!) A1-Bescheinigung mitgeführt werden; in Österreich und Frankreich reicht hingegen ein Nachweis, dass die A1-Bescheinigung beantragt wurde.

Teils empfindliche Strafen bei fehlender A1-Bescheinigung

Arbeitgeber müssen die nationalen Anforderungen daher genau kennen, wenn sie Mitarbeiter in einen EU-  bzw. EFTA-Staat entsenden wollen. Darauf zu hoffen, dass schon nicht so genau kontrolliert wird, ist nicht empfehlenswert: Berichten zufolge wurden Mitarbeiter bereits an Flughäfen buchstäblich abgefangen. Oder die Prüfer gingen nach Einsichtnahme in die Gästelisten von Hotels gezielt auf Geschäftsreisende zu und verlangten die Vorlage der A1-Bescheinigung. Konnten die geprüften Personen das Dokument nicht oder nicht in der den nationalen Entsenderichtlinien entsprechenden Form vorlegen, wurden beispielsweise in Österreich bereits Bußgelder von bis zu 10.000 Euro und in Frankreich von mehr als 3.000 Euro pro Verstoß verhängt. Andere Staaten verlangten anstelle einer Bußgeldzahlung “nur” die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in der Höhe, die für inländische Mitarbeiter angefallen wäre. Darüber hinaus kann einem entsandten Mitarbeiter der Zutritt zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert werden.

So läuft das Antragsverfahren zur A1-Bescheinigung ab

Seit dem 1. Juli 2019 müssen Arbeitgeber Anträge für Mitarbeiter, die bis zu 24 Monate bzw. bis zu 60 Monate (Antrag auf Ausnahmegenehmigung) entsandt werden, auf digitalem Weg stellen. Dies ist über die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net oder über eine zertifizierte Lohnsoftware möglich.

A1-Bescheinigung aus der Lohnsoftware heraus beantragen

Besonders komfortabel lässt sich die A1-Bescheinigung aus einer zertifizierten Entgeltabrechnungssoftware heraus beantragen – hier am Beispiel von HS Personalwesen und HS Personalabrechnung:

  • Ein Eingabeassistent leitet die Benutzer durch die Antragstellung und prüft, ob alle Felder korrekt ausgefüllt wurden.
  • Der Antrag wird durch die Software an die zuständige gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung gesandt.
  • Anschließend lässt sich eine Antragsbestätigung ausdrucken, die der Mitarbeiter als Nachweis über die Beantragung mitführen kann (Achtung: Luxemburg akzeptiert nur die “echte” A1-Bescheinigung).
  • Nach der Bewilligung des Antrags steht die A1-Bescheinigung in der Lohnsoftware sofort als PDF zum Ausdrucken oder für den Dateiversand auf das Smartphone des Mitarbeiters zur Verfügung.

Sammelbescheinigung für mehrere Auslandsaufenthalte

Die A1-Beschei­nigung wird für Entsen­dungen von bis zu 24 Monaten ausge­stellt. Für jeden Aufenthalt muss der Arbeitgeber einen neuen Antrag stellen. Dies kann allerdings unpraktikabel sein, wenn ein Mitarbeiter häufig in EU-/EFTA-Staaten entsendet wird, wie dies zum Beispiel bei Bus- und Lkw-Fahrern, Piloten, Flugbegleitern oder bei Beschäftigten auf Schiffen der Fall ist.

Daher gilt: Wird der Mitarbeiter in mehr als einem Teilnehmerstaat für mindestens einen Kalendertag im Monat oder fünf Kalendertage im Quartal beschäftigt, kann der Arbeitgeber bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigte beantragen (Antragsformular herunterladen).

Bearbeitungsdauer bis zur Genehmigung einer A1-Bescheinigung berücksichtigen

Die Bearbeitungsdauer differiert stark: Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung durch die Krankenkassen werden meist innerhalb eines Arbeitstages genehmigt. Bei Anträgen auf Ausnahmegenehmigung und bei Anträgen an die Deutsche Rentenversicherung (z. B. bei privatversicherten Arbeitnehmern) können hingegen bis zur Bewilligung drei bis vier Wochen vergehen.

Bis zu sechs Monate müssen Arbeitgeber warten, die bei der DVKA eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigte beantragt haben. Tipp: Senden Sie den Antrag (Formular GME1) per Telefax an die DVKA. Die Fax-Versandbescheinigung gilt dann, in Verbindung mit einer Antragskopie, als Nachweis dafür, dass ein Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung gestellt wurde.

Nicht vergessen: Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen 
Deutlich komplizierter als die Beantragung einer A1-Bescheinigung zur Befreiung von der Doppelzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen ist die Befreiung von der Steuerzahlung nach den Doppelbesteuerungsabkommen.

Insbesondere Österreich und Frankreich bestehen darauf, dass entsandte Arbeitnehmer entsprechende Antragsbewilligungen nach den Doppelbesteuerungsabkommen mit allen erforderlichen Dokumenten (Arbeitsverträge, Lohnnachweise etc.) mitführen.

Werden Mitarbeiter bei Kontrollen ohne die Bescheinigungen und Unterlagen angetroffen, können hier ebenfalls empfindliche Bußgelder verhängt werden. Zudem wird den Mitarbeitern in der Regel der Zugang zu Baustellen, Firmen- und Messegeländen verweigert; unter Umständen werden sogar Strafverfahren wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung eingeleitet.

Da das Steuerrecht eine nationalstaatliche Angelegenheit ist, gibt es hier kein einheitliches Antragsverfahren. Auch Art und Umfang der beizufügenden Dokumente variieren von Staat zu Staat. Eine Übersicht über die verschiedenen Verfahren und Web-Plattformen in den EU-Ländern gibt eine Tabelle der IHK.


 
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