Software-Testat in der Finanzbuchhaltung – was verbirgt sich dahinter?

“Unsere Software hat eine Prüfbescheinigung nach GoBD” – diese Aussage haben Sie bei der Internetrecherche nach Finanzbuchhaltungssoftware so oder in ähnlicher Form bestimmt schon gelesen. Doch was bedeutet die Prüfbescheinigung, auch Software-Testat genannt, eigentlich konkret? Wer erhält sie unter welchen Bedingungen? Produktmanagerin Annett Rosenbaum gibt hier am Beispiel der HS Programme zur Finanzbuchhaltung Einblicke in das Prüfverfahren.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung sind zahlreiche rechtliche Vorgaben zu beachten. Softwarehersteller haben die Möglichkeit, ihren Lösungen durch unabhängige Wirtschaftsprüfer attestieren zu lassen, dass sich mit ihnen rechtskonform arbeiten lässt. Man spricht in diesem Fall von einem Software-Testat oder auch einer Softwareprüfbescheinigung.

Geprüft wird im Wesentlichen nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die Buchhaltung (HGB). Neben diesen Vorgaben spielen bei der Vergabe eines Software-Testats auch die Prüfungsstandards und die Stellungnahmen zur Rechnungslegung des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) eine Rolle:

• IDW PS 880 (Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen)
• IDW PS 330 (Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie)
• IDW RS FAIT 1 (GoB bei Einsatz von Informationstechnologie)
• IDW RS FAIT 3 (GoB bei Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren)

Zu guter Letzt ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) relevant bei den Prüfungen. Diese Verordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wie läuft das Prüfverfahren für ein Software-Testat ab?

Im Folgenden wird der typische Ablauf einer Softwareprüfung am Beispiel der jüngsten Testierung der Finanzbuchhaltungssoftware von HS geschildert.

Vorbereitung

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer Softwareprüfbescheinigung besteht immer darin, ein Testsystem einzurichten, auf dem sich eine Buchhaltung komplett simulieren lässt. Hierzu stellt der Softwarehersteller dem Wirtschaftsprüfer in dessen Räumlichkeiten die technischen Voraussetzungen für die Prüfung bereit – in unserem Fall die HS Programme zur Finanzbuchhaltung in der aktuellen Version 3.00, inklusive der zu prüfenden Erweiterungsmodule Anlagenbuchhaltung, E-Bilanz, AO-Schnittstelle, HS Dokumentenmanagementlösung und HS Rechnungsprüfung. Der technische Support von HS sorgt dafür, dass alle Systeme korrekt installiert werden.

Zusätzlich erhält der Prüfer umfangreiche Dokumentationen zu den Inhalten und Funktionen der Software. Des Weiteren wird ihm Einblick in den Prozess der Programmentwicklung und in das Verfahren bei Fehlerkorrekturen sowie bei Programmerweiterungen gewährt. Mitarbeiter aus dem Produktmanagement, der Entwicklungsabteilung und dem Qualitätsmanagement stehen dabei Rede und Antwort und weihen den Prüfer in die internen Arbeitsabläufe ein. Mitunter kann das sogar die Offenlegung des Programm-Quellcodes bedeuten.

Durchführung der Prüfung

Bei dem eigentlichen Test geht es darum, die Richtigkeit der Programmabläufe, die sachlogische Richtigkeit der Verarbeitungsregeln und die Wirksamkeit programmierter Plausibilitätskontrollen zu prüfen.

Der Prüfer begutachtet also, wie sich mit der Anwendung komplexe Geschäftsvorfälle nachverfolgen lassen, ob die Summierungen und Saldierungen stimmen, wie die Periodenzuordnung erfolgt, wie Steuern ermittelt werden und wie ein Monats- und Jahreswechsel abläuft. Dabei vergleicht er, ob die durch die Software ermittelten Daten mit den zuvor erwarteten Ergebnissen übereinstimmen.

Was untersuchen die Prüfer?

Ein typisches Beispiel für die Prüfung in den HS Programmen zur Finanzbuchhaltung ist die Belegfunktion. Diese ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und somit für die korrekte Verarbeitung durch ein Finanzbuchhaltungsprogramm von elementarer Bedeutung.

Bevor er das entsprechende Arbeitsgebiet in der Anwendung begutachtet, stellt der Prüfer die gesetzliche Anforderung formell fest. Beim anschließenden Test der Software und bei der Einsichtnahme in die zugehörige Verfahrensdokumentation prüft er daraufhin, ob die Belegfunktion gesetzeskonform gegeben ist.

Geprüft wird unter anderem, ob das Finanzbuchhaltungsprogramm die folgenden Eingaben sichert und dabei das sogenannte Radierverbot einhält:

• Buchungs- und Belegdatum
• Eindeutige Belegnummer
• Kontierung
• Buchungsbetrag
• Buchungstext
• Zuordnung zu einer bestimmten Buchungsperiode

Weitere Prüfthemen sind die Journalfunktion, die Kontenfunktion und die Protokollierfunktion. Zudem spielt die Sicherheit der geprüften Anwendung im Software-Testat eine entscheidende Rolle. Hierzu werden sowohl die Zugriffsberechtigungen als auch die Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren beurteilt.

Was steht in einem Software-Testat?

Die Prüfbescheinigung beschreibt, wie die Software arbeitet, welche Einstellmöglichkeiten sie aufweist und welche Eingaben die Anwender vornehmen können. Besonderes Augenmerk liegt darauf, ob es eine Soll-/Haben-Identität gibt sowie ob ein gespeicherter Beleg unveränderbar ist und nicht nachträglich manipuliert werden kann.

Abschließend stellt der Wirtschaftsprüfer im Software-Testat fest, dass die untersuchte Software den gesetzlichen Vorgaben entsprechend korrekt arbeitet. Im Fall der Finanzbuchhaltungssoftware von HS liest sich das dann so:

“Die HS Programme zur Finanzbuchhaltung ermöglichen bei sachgerechter Anwendung eine den GoBD entsprechende Vollständigkeit sowie sachliche Richtigkeit der Verarbeitung.“

Mit anderen Worten: Die HS Programme erfüllen alle technologischen Voraussetzungen für eine Buchführung nach GoBD und zeichnen sich durch einen sehr hohen Qualitätsstandard aus.

Was sagt ein Software-Testat über die Qualität einer Anwendung aus?

Wer eine Finanzbuchhaltungssoftware sucht, sollte in jedem Fall darauf achten, dass für die jeweilige Anwendung ein aktuelles Software-Testat vorliegt. Dabei ist zu beachten, dass das Wirtschaftsprüfunternehmen die Software unter “Laborbedingungen und nicht in einer realen Unternehmensumgebung testet. Das bedeutet: Die testierte Software hat unter den gegebenen Testbedingungen alle Prüfungen bestanden. Firmenspezifische Abläufe und innerbetriebliche Kontrollsysteme wurden dabei nicht berücksichtigt. Dennoch ist das Software-Testat eine wichtige unabhängige (!) Bestätigung dafür, dass eine Lösung “bei sachgerechter Anwendung” die gesetzlichen Vorgaben und die GoBD zuverlässig erfüllt und den Anwendern zugleich individuellen Gestaltungsspielraum im Bereich der Finanzbuchhaltung lässt.

Auch für uns als Hersteller ist es sinnvoll, die Gesetzeskonformität und Funktionsweise der eigenen Finanzbuchhaltungssoftware in gewissen Abständen von unabhängigen Experten überprüfen zu lassen. Denn wir möchten hier keinerlei Risiko eingehen, weil wir wissen, dass die Anwender mit unserer Software hochsensible Daten verarbeiten.
 

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Autorin dieses Beitrags
Annett Rosenbaum ist Produktmanagerin bei HS – Hamburger Software und für die Produktlinie Finanzbuchhaltung verantwortlich.

Bildquellen: wutzkoh – stock.adobe.com (Beitragsbild), HS – Hamburger Software (Porträt)