Effiziente Lagerhaltung in 5 Schritten

Viele Unternehmen kämpfen mit erheblichen Problemen in der Lagerhaltung. Das ist teuer und bremst die Auftragsabwicklung. Durch eine gezielte Prozessoptimierung und mithilfe digitaler Lösungen lassen sich die Missstände nachhaltig beheben.

Lange Laufwege, Fehler in der Kommissionierung, mangelnde Aktualität der Excel-basierten Bestandsverwaltung – die Probleme in einem Lager können vielfältig sein. Sie fressen Zeit und Geld und behindern effizientes Arbeiten. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung und einhergehenden Förderangeboten wird berechtigterweise der Wunsch laut, diesen Hürden im täglichen Arbeitsablauf den Kampf anzusagen. Aber auch hier gilt: Die Installation einer Software macht noch keine Digitalisierung – und auch keine effiziente Lagerhaltung. Vielmehr sind eine Neustrukturierung des Lagers, ein Auf-den-Kopfstellen eingefahrener Prozesse und das Neudenken von Lagerverwaltung erforderlich.

Der Weg zur Lager-Optimierung

1. Analyse – Vom Ist-Zustand zu Handlungsbedarf und Lösungsansätzen
Bevor man loslaufen kann, muss man wissen, in welche Richtung es gehen soll. Die Frage nach dem Ziel – effiziente Lagerhaltung – ist meist recht schnell beantwortet; die Frage nach dem richtigen Weg oftmals nicht. Hier hilft es, den Status quo genauer unter die Lupe zu nehmen. Erkennen Sie die Schwachstellen in ihren Lagerprozessen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Artikelstruktur. Je mehr Informationen Sie zusammentragen, desto genauer können die Anforderungen an die Lagerhaltung definiert werden. ABC-Analysen können helfen, die Artikel nach der Zugriffszahl zu kategorisieren. Aber auch Informationen zur Seriennummern- oder Chargenpflicht sowie zu Mindesthaltbarkeitsdaten, Gefahrenpotenzialen oder anderen Erfordernissen können für die Umstrukturierung relevante Informationen sein.

Werden Sie zum Kritiker Ihrer eigenen Prozesse. Hinterfragen Sie die Handgriffe vom Lagereingang bis zum Lagerausgang, vom Büro bis zur Verpackungsstation.

Es empfiehlt sich, hier die Erfahrungen der Lagermitarbeiter einzubeziehen. Sie haben oft nochmal einen ganz anderen Blick auf die Arbeitsabläufe und können Prozesslücken beschreiben, die man „von außen“ vielleicht gar nicht erkannt hätte. Auf Basis der zusammengetragenen Informationen können nun die einzelnen Handlungsfelder definiert und das Zielbild skizziert werden.

2. Lageroptimierung – Umgestaltung der Lagerhaltung
Steht der Weg fest, beginnen die Umbaumaßnahmen. Eventuell hat sich in der Analysephase herauskristallisiert, dass sich die Anschaffung neuer Regale oder Fördertechniken lohnt. Ist noch kein Lagerverwaltungsprogramm vorhanden, muss eine passende Software, bestenfalls mit integrierter Scan- und Erfassungslösung für Lagermitarbeiter, ausgewählt werden.

Die Einführung von Software bedeutet in aller Regel, dass anwendergerechte Hardware benötigt wird. Auch hier müssen Investitionsentscheidungen getroffen werden. Das Angebot rund um die Ausstattung eines Lagers ist umfangreich, bald schon erschlagend. Im Zweifel hilft es immer, sich Rat von Experten zu holen.

Ist das Lager gemäß den neuen Anforderungen optimal ausgestattet und verschiedene Lagerbereiche (z. B. Kleinteilelager, Kommissionslager, Palettenlager etc.) festgelegt, kann die Verteilung der Waren bzw. Materialen beginnen. Nun können Sie auf die Ergebnisse Ihrer Analyse der Artikelstruktur zurückgreifen.

Bringen Sie Schnelldreher nach vorn, separieren Sie Kleinteile und trennen Sie sich eventuell von identifizierten Ladenhütern.

Gegebenenfalls entscheiden Sie sich auch für eine chaotische Lagerhaltung, um das Maximum aus Ihrer Lagerfläche herauszuholen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um mit der Verräumung der Artikel auch gleich Ihre Lagersoftware mit Beständen zu bestücken und die notwendige Etikettierung an Lagerorten, Artikeln und Umverpackungen vorzunehmen.

3. Lagerbestände – Optimierung durch ein Lagerverwaltungssystem
Lagerplatz kostet Geld. Eine hohe Bevorratung verursacht ebenso Kosten, wie Lieferverzug aufgrund fehlender Artikel beim Kommissionieren oder die Entsorgung abgelaufener Ware. Es ist ein Balance-Akt die richtige Lagermenge vorzuhalten, ohne Lagerfläche zu verschwenden oder die Beschaffungskosten in die Höhe schnellen zu lassen.

Definieren Sie in Ihrem Warenwirtschaftssystem für Ihre Artikel Mindestbestände und Vorschläge für Bestellmengen. Nutzen Sie dafür die Erkenntnisse aus der Analyse Ihrer Artikel.

Ist das Warenwirtschaftssystem mit einer Lagerverwaltungssoftware über Schnittstellen verknüpft, erhält das Büro in Echtzeit einen Überblick über die Bestandsentwicklung und kann im Bedarfsfall korrigierend eingreifen.

4. Effiziente Lagerverwaltung – Strukturieren und digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Eine effiziente Lagerhaltung umzusetzen schließt auch die Anpassung unzeitgemäßer oder – im neuen Umfeld – unpraktikabler Prozessstrukturen ein. Die in der Analyse als problematisch eingestuften Arbeitsabläufe müssen zugunsten der Effizienzsteigerung kritisch hinterfragt, aufgebohrt und angepasst werden.

Wo Digitalisierung hilfreich ist, sollten passende Software und Hardware die Mitarbeiter unterstützen. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, das Büro mit dem Lager zu vernetzen, Fehler zu minimieren und notwendige Informationen bereitzustellen.

Oft ist es in der Praxis – gerade bei kleineren Unternehmen – so, dass sich die relevanten Informationen zu Lager und Waren im Kopf einer Person befinden. Fällt diese Person für unbestimmte Zeit aus, kann das zu einem ausgewachsenen Problem in der Lagerverwaltung werden. Mittels Lagerverwaltungssoftware können Sie das Wissen dieser Schlüsselperson verteilen und für jeden an der Stelle zugänglich machen, wo es gebraucht wird. Informationen zum Lagerort, zur Ware oder zu Lagerbelegen werden gespeichert und können für verschiedenste Auswertungen herangezogen werden, um den Arbeitsalltag erleichtern oder auch neue Ansätze für weitere Optimierungsmaßnahmen zu finden.

5. Zukunftsbilder und Visionen – Raum für Innovationen
Gerade das allgegenwärtige Schlagwort „Industrie 4.0“ lädt dazu ein, visionäre Gedanken spielen zu lassen. Dabei muss es nicht immer gleich um das vollautomatisierte Lager gehen.

Auch schon kleinere technische Innovationen oder punktuelle Individualentwicklungen können eine Lagerverwaltung ins 21. Jahrhundert befördern und eine effiziente Lagerhaltung unterstützen.

Hier ist Out-of-the-box-Denken gefragt, ein innovativer Blick über das Altbekannte hinaus; im Zweifel auch wieder unter Einbeziehung eines Beraters mit einschlägigen Erfahrungen zu Lagertechniken bzw. Softwareentwicklung.

Leider können die Kosten solcher Lösungen unter Umständen die Freude an futuristischen Zielbildern etwas trüben. In solchen Fällen lohnt sich aber ein Blick in die aktuellen Förderangebote zur Digitalisierung. Vielleicht ist die Vision dann doch nicht so weit weg, wie es zunächst scheint.
 

Autor dieses Beitrags
Jürgen Grabowski ist Geschäftsführer und Leiter der Softwareentwicklung bei der albos computer GmbH.

 
Bildquellen: Lorado/iStockphoto.com (Beitragsbild oben), albos computer GmbH (Porträt)