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PW (DP): Checkliste: Digitale Personalakte

Programme zum Personalmanagement

Checkliste: Digitale Personalakte

1. Kategorisierung der Belege in den Personalakten
 
Auflistung und Benennung aller Dokumente in den Personalakten
Überlegung: was kann aus der Akte entfernt werden Negativ-Liste erstellen
In welchen Ordnern sollen welche Dokumente archiviert werden?
Festlegung der Archivierungsfristen dieser Dokumente
Hochrechnung der Anzahl der Belege (Blätter) insgesamt
 
2. Festlegung der Rechtestruktur
 
Welche unterschiedliche Mitarbeiter mit entsprechenden Rollen im Unternehmen sollen Zugriff auf die Digitale Personalakte haben (Personalabrechner, Personalreferent, Abteilungsleiter,..)?
Wer soll Dokumente scannen?
Wer soll welche Dokumente bearbeiten dürfen/ können?
Wer soll welche Dokumente einsehen dürfen/ können?
 
3. Verschlagwortung der Dokumente
 
Welche Schlagworte werden benötigt, um die Dokumente entsprechend in den Ordnern wiederzufinden bzw. die Dokumente gesetzeskonform zu archivieren, z.B. Personalnummer, Name des Mitarbeiters, Erstelldatum des Dokuments, Datum der Unterschrift auf dem Dokument...?
 
4. Technische Voraussetzungen
 
Gibt es bereits entsprechende Scanner mit OCR-Verarbeitung im Unternehmen?
Wie viele Belege müssen pro Tag im Durchschnitt gescannt werden?
Müssen evtl. neue Scanner angeschafft werden: Möchte man auch in Farbe scannen? Müssen unterschiedliche Formate gescannt werden?
 
5. Scannen der bestehenden Akten
 
Überschlagsrechnung: Summe der zu scannenden Belege
Berechnung: Kosten, wenn Mitarbeiter intern die Akten scannen im Vergleich zu den Kosten eines externen Scan-Dienstleisters?
Entscheidung für Selber-Scannen oder für eine externes oder internes Scannen durch einen Scandienstleister
Eigenständige Vorkategorisierung der Akten durch Barcodes oder Erledigung durch Dienstleister?
Eigenständiges Enteisen/Entheften der Akten oder Entscheidung für einen Dienstleister?
 
6. Abbildung der Arbeitsprozesse
 
Gestaltung des Scanprozesses im Tagesgeschäft:
  • Spätes Archivieren - halbautomatisiert durch Barcodes oder/und nach der manuellen Bearbeitung des Dokuments
  • Frühes Archivieren - Scannen und manuelle Zuordnung durch den Mitarbeiter vor der Bearbeitung
  • Archivierung bei der Bearbeitung - automatische Abfrage nach Ablageort, Zuordnung durch den Mitarbeiter
Wann und von wem soll eine Datensicherung gemacht werden?
Wann sollen Dokumente vernichtet werden? evtl. ist es sinnvoll, die gescannten Dokumente zunächst eine Woche lang zu sammeln und nach der Datensicherung zu vernichten.
 
7. Verfahrensdokumentation als Voraussetzung für die Revisionssicherheit der Digitalen Personalakte
 
Das System soll in seiner Funktionalität beschrieben und dokumentiert werden.
Zugriffsrechte sowie das interne Kontrollsystem müssen dokumentiert werden.
Informationspflicht an den Betriebsrat/ Datenschutzbeauftragter

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23.09.2016/uu - Dok.-Nr.: 15139

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