Service-App für den Außendienst – warum davon das gesamte Unternehmen profitiert

Zwischen Außendienst und Verwaltung klafft in vielen Unternehmen eine digitale Kommunikationslücke. Mit einer mobilen Service-App für den Außendienst, die auf Smartphones und Tablets läuft, lässt sie sich schließen. Das erleichtert sowohl den Mitarbeitern draußen als auch den Kollegen im Büro die Arbeit. Außerdem beschleunigt es die Auftragsabwicklung.

Ob im Vertrieb, im Service, bei der Montage oder bei der Erbringung sonstiger Dienstleistungen: Mitarbeiter im Außendienst üben wichtige Funktionen für ihr Unternehmen aus. Sie stehen in direktem Kontakt mit den Kunden und haben somit erheblichen Einfluss auf deren Zufriedenheit. Allein deshalb ist es sinnvoll, den Außendienstlern die Arbeit zu erleichtern. Dies erreicht man beispielsweise, indem man eine mobile Service-App für den Außendienst in den betrieblichen Informationsfluss – sprich: in das ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) – einbindet.

Service-App für den Außendienst ermöglicht Datenzugriff vor Ort

Außendienstmitarbeiter müssen schon vor einem Kundentermin schnell auf relevante Daten wie Termine, Ansprechpartner, Adressen, Dokumente oder die Auftragshistorie zugreifen können. Wenn sie dann beim Kunden sind, sollte es ihnen möglich sein, via Internet alle wichtigen Informationen in Echtzeit abzurufen. Diese Auskunftsfähigkeit setzen viele Kunden heute schlicht voraus. Wer sein Gegenüber damit vertrösten muss, Informationen später nachzuliefern, hat bereits erste Minuspunkte gesammelt.

Ein wesentlicher Punkt ist das Wie des Datenzugriffs. Ein Notebook ist zwar de facto auch ein “mobiles” Gerät – doch um es zu nutzen, muss man es aufklappen, den Rechner starten und die Anwendung öffnen. Dadurch verliert man im Kundengespräch wertvolle Zeit. Außerdem braucht man für diesen Vorgang beide Hände und eine Ablagemöglichkeit für das Gerät – das schränkt die Möglichkeiten bei einem Kundentermin zusätzlich ein. Viel einfacher ist es da doch, einfach das Smartphone aus der Tasche zu nehmen und damit die entscheidenden Daten fix abzurufen.

Daten zum Kundentermin stehen dem Innendienst sofort digital zur Verfügung

Wichtige Informationen zu einem durchgeführten Kundentermin wie zum Beispiel Bestellungen oder Angaben zu Materialverbrauch und Arbeitsdauer müssen zudem schnellstmöglich zum Innendienst des Unternehmens gelangen. Denn sie sind essenziell für die weiteren Abläufe der Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung. Mitarbeiter im Außendienst müssen daher imstande sein, die benötigten Daten umgehend digital zu erfassen und an die ERP-Software zu übertragen.

Heutzutage reicht es nicht mehr aus, handschriftliche Notizen nach mehrtägiger Außendienst-Tour abzutippen und erst dann ins System einzuspeisen.

Auch deshalb empfiehlt es sich, im Außendienst ein mobiles Gerät zu nutzen, das man ohnehin immer bei sich hat und das im Nu betriebsbereit ist: das Smartphone.

Smartphones bieten optimale Voraussetzungen als mobiles Arbeitsgerät

Smartphones haben viele Funktionen, die man als Außendienstler für seine Tätigkeit braucht: Sie navigieren, sie ermöglichen die Kommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger, und sie geben den Nutzern Zugriff auf Kalender, Cloudspeicher sowie auf Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Unternehmens. Darüber hinaus hat jedes Smartphone eine Kamera und damit einen Scanner. Bei Bedarf kann man mit dem Gerät sogar eine Unterschrift entgegennehmen.

Der Nutzen von Smartphones im Außendienst ist also offensichtlich. Der Mobilfunkstandard 5G, der seit 2019 in Deutschland massiv ausgebaut wird, beschleunigt die digitale Kommunikation nochmals erheblich. Dies wird in absehbarer Zeit völlig neue Dienste ermöglichen. Um Smartphones im Außendienst zu nutzen, braucht man aber nicht auf 5G zu warten. Eine mobile Service-App für den Außendienst lässt sich auch auf Basis der vorhandenen Mobilfunktechnologien anwenden.

Einbindung mobiler Lösungen ins ERP-System ist für Prozessoptimierung entscheidend

Um eine Service-App für den Außendienst erfolgreich zu nutzen, müssen die mobilen Geräte nahtlos in das betriebliche ERP-System eingebunden sein. Dies lässt sich über eine Web-basierte Schnittstelle (REST API) realisieren. So vermeidet man mobile Insellösungen, die am Ende bloß neue Kommunikationsbarrieren schaffen würden. Ein integriertes mobiles System sorgt hingegen für einen reibungslosen digitalen Datenaustausch zwischen Büro und Außendienst. Das erleichtert allen am Prozess Beteiligten die Arbeit und sorgt dafür, dass die Kunden schneller bedient werden.
 

 
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